Kallelse till sammanträdet
Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen anger tid och plats för sammanträdet och vilka som är kallade.
Kallelsen och föredragningslistan får du elektroniskt till din läsplatta av din nämndsekreterare/bolagssekreterare eller motsvarande. Är du nämndsledamot ska du få kallelsen i god tid före sammanträdesdagen. Sitter du i bolagsstyrelsen framgår det av dess arbetsordning vad som gäller. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Ordföranden ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett.
En kallelse betyder att du förutsätts komma och det är när du har förhinder som du ska meddela din frånvaro. Var alltid noga med att meddela detta i så god tid som möjligt.
Personalföreträdare kallas till sammanträden på samma sätt som för nämnden/bolagsstyrelsen. Ersättarna kallas när de ska tjänstgöra som personalföreträdare.
En nämnd kan hålla sitt sammanträde öppet för allmänheten och detta bör d framgå av kallelsen. Kommunstyrelsens har inte denna möjlighet i sitt reglemente. En nämnds sammanträden ska dock alltid hållas inom stängda dörrar i ärenden:
- som avser myndighetsutövning, eller
- i vilka det förekommer uppgifter som omfattas av sekretess hos nämnden.