Upprop

Nämnd

Det ska vara tydligt vilka som deltar vid ett sammanträde. Ordförande ska, med stöd av sekreteraren, ha koll på inträdesordningen för ersättare. Nämndsekreteraren informerar om tjänstgörande ersättare. Sker det manuella upprop görs det i regel av nämndsekreteraren. I kommunstyrelsen sker enbart meddelande om vem som gått in som ersättare. Sker mötet digital görs däremot ett manuellt upprop.

Sekreteraren sköter närvarolistan under sammanträdet. Närvarolistan ligger till grund för omröstning/votering. Den ligger också till grund för arvodesanspråk. Om du ersätter en ledamot från ett annat parti så företräder du ditt parti vid sammanträdet. Vid muntligt upprop är ordförandes uppgift är att konstatera att listan är upprättad. ”Uppropet är därmed avslutat.” (Klubbslag.)

Om listan är upprättad via inloggningssystem gör ordförande på liknande sätt. ”Kan vi fastställa närvaron i enlighet med denna förteckning?” Om ingen ledamot eller ersättare är emot så fastställs listan. (Klubbslag)

Om det senare sker förändringar i närvaron ska detta meddelas. Ersättare tjänstgör i den ordning som bestämts.

Bolagsstyrelse

Det är inte vanligt förekommande att ett formellt upprop sker vid sammanträde med bolagsstyrelse. Däremot kräver aktiebolagslagen att mer än hälften av ordinarie ledamöter ska vara närvarande för att vara beslutsmässig. Därför behöver ordförande och sekreteraren ha koll på vilka som deltar under sammanträdet.

Sekreteraren bistår ordförande genom att informera ” nu är ni inte beslutsmässiga” när det är dags att fatta beslut i ett ärende. Om det sker förändringar i närvaron brukar sekreteraren bevaka detta även om det saknas formella regler kring detta.

Till skillnad från nämnder så inträder en ersättare omedelbart och formlöst om någon ordinarie ledamot lämnar sammanträdet. Lika formlöst sker ersättarens utträde när ledamoten är tillbaka.