Att styra med styrande dokument
Det är viktigt att Göteborgs Stad inte har fler styrande dokument än vad som behövs för att styra verksamheten. För att en förändring ska ha förutsättningar för ordentligt genomslag är det viktigt att de styrande dokumenten inte är för många, ibland kallad för överdos av styrning. Skapa dig därför en bild av hur styrmiljön ser ut för dem som är mottagare av dokumentet.
Kartläggning av styrmiljön
Innan ett planerande eller reglerande styrande dokument tas fram är det lämpligt att kartlägga styrande dokument som redan finns och som styr det aktuella området/verksamheten. Stadsledningskontoret har börjat att åskådliggöra, i sina tjänsteutlåtanden, den styrmiljö som ett nytt eller reviderat styrande dokument ska ingå i, se figur ovan. Översikten av styrmiljön ger även möjlighet att visa hur en nämnd/bolagsstyrelse konkretiserar den kommuncentrala styrningen i den egna organisationen. Översikten kan avstyra beslut om dokument som redan är reglerade av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen.
Översikten åskådliggör även styrning från nationell eller regional nivå inom det aktuella området. Både Göteborgsregionen och Västra Götalandsregionen har antagit styrdokument som påverkar olika verksamheter i kommunen.
Översikten av styrmiljön kan bland annat visa på att det finns en överdos av styrning, att området detaljstyrs. Det kan även visa sig att det är avsaknaden av ett styrande dokument som är orsaken till att kommunen inte ger likvärdig service, har kvalitetsbrister, problem med arbetsmiljön eller inte uppfyller lagkrav.
Rätt val av styrning
Det är lätt att agera reflexmässigt med att ta fram ett styrande dokument som lösningen på ett problem. Initieringsfasen är därför en viktig fas där flera ställningstaganden behöver göras. Det första ställningstaganden är - Är ett styrande dokument det bästa sättet att uppnå det som ska åstadkommas eller tillrättaläggas?
Innan en nämnd eller bolagsstyrelse, alternativt en förvaltning/bolag, får uppdrag att ta fram förslag till ett planerande eller reglerande styrande dokument är det viktigt att ta ställning till vilken styrning som bedöms ge störst effekt.
Här är några frågeställningar som stöd för ditt ställningstagande:
För stadsövergripande planerande styrande dokument.
- Är det ett långsiktigt utvecklingsarbete av strategisk karaktär som behöver ske inom ett område? Då är kanske program är det mest lämpade.
- Eller ska det åstadkommas resultat/effekt snabbt? Då kan det vara bättre att styra genom en plan/handlingsplan som anger konkret vad som ska göras, när det ska göras och vem/vilka som ska genomföra åtgärderna/aktiviteterna i planen.
- Vilket handlingsutrymme ska nämnder och bolagsstyrelser ha? Ska fullmäktige styra genom att ange mål och strategier i program som sedan nämnd/bolagsstyrelse bryter ner till egna åtgärdsplaner/handlingsplaner alternativt i sin årliga verksamhets-/affärsplan? Eller ska fullmäktige även konkretisera programmet i en plan/handlingsplan?
För stadsövergripande reglerande styrande dokument.
- Vilken lagstiftning finns på det aktuella området? Om frågan är reglerad genom lagstiftning behövs kanske inget styrande dokument. Det är kanske istället är ett stödjande dokument som behövs, exempelvis en vägledning, checklista, pm, råd eller metodstöd.
- Kan det nya behovet inrymmas i redan befintligt reglerande styrande dokument?
- Är det ram- eller detaljstyrning som ger bäst effekt? Ska fullmäktige ge organisationen tydliga ramar genom en policy? Vill fullmäktige styra genom att ange ska-krav men ändå finnas ett visst handlingsutrymme för nämnder och bolagsstyrelser genom en riktlinje? Eller behövs det sättas upp regler för en viss fråga eller område med tydliga bestämmelser och ska-krav?