Efter sammanträdet

Skapa protokoll

Det är ordförande som har ansvar för att protokoll förs och att det sker på rätt sätt. Vid varje sammanträde för sekreteraren anteckningar som ligger till grund för upprättande av protokollet. Sekreteraren noterar bland annat bifall, avslag, förslag, reservationer och eventuella jäv. Hen omhändertar de skriftliga underlag som ledamöter har anmält vid sammanträdet. Exempelvis längre förslag, reservationer, omröstning och protokollsanteckningar. Även delegeringsbeslut ska protokollföras eller redovisas på annat sätt. Protokoll förs i nummerföljd under året.

Enligt kommunallagen ska protokollet redovisa vilka ledamöter och ersättare som har tjänstgjort och vilka ärenden som har handlagts. Protokollet ska för varje ärende redovisa

vilka förslag och yrkanden som har lagts fram och inte tagits tillbaka,
i vilken ordning ordföranden har lagt fram förslag till beslut,
genomförda omröstningar och resultaten av dem,
vilka beslut som har fattats,
vilka ledamöter som har deltagit i besluten och hur de har röstat vid öppna omröstningar, och
vilka reservationer som har anmälts mot besluten.

Om ledamot eller ersättare har tjänstgjort under del av sammanträdet är det viktigt att det framgår vilka beslut hen deltog i. Av protokollet framgår vilka beslut som stannar i nämnden/bolagsstyrelsen och vilka som ska föras vidare till annan instans. Utöver kommunallagens krav kan protokollen redovisa:

vilken nämnd/bolagsstyrelse protokollet avser
tid och plats för sammanträdet
en ärendebeskrivning som både beskriver ärendet och motiverar beslutet
vilka handlingar som föreligger vid ärendets behandling
om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild ska även ordentliga motiv för beslutet framgå
protokollsanteckningar/särskilda yttringar
när protokollet justerades

Justering av protokoll

Utsedd justerare har till uppgift att granska det färdigställda protokollet tillsammans med ordföranden. Undertecknandet av protokollet är ett intyg på att det som återges i protokollet överensstämmer med sammanträdet och de beslut som fattats.

Vid brådskande ärenden kan protokollet eller enstaka paragrafer justeras omedelbart efter sammanträdet. Detta innebär att sekreteraren färdigställer protokollet/paragrafen och att ordföranden och justeraren undertecknar beslutet omedelbart efter sammanträdet.

I nämnd

I reglementet för respektive nämnd anges att protokollet justeras av ordförande och en utsedd ledamot (justerare). I kommunstyrelsen utses en justerare för hela året. Justering ska äga rum senast 14 dagar efter nämndssammanträdet.

Om det visar sig att ordförande och justeraren har olika uppfattningar om innehållet i ett ärende får dessa antecknas i protokollet. Om oenighet rör något väsentligt i beslutet har man möjlighet att överlämna justeringen till nämnden. Man låter helt enkelt nämnden själv få ta ställning till vilka beslut som fattades under mötet.

I bolagsstyrelse

Enligt aktiebolagslagen ska protokollet undertecknas av den som har varit protokollförare (mötessekreterare). Protokollet justeras av den som varit ordförande vid mötet samt av den ledamot som utsetts till justerare.

Expediering av beslut

När protokollet blivit justerat och anslaget expedieras varje beslut genom att skickas till berörda nämnder, bolagsstyrelser eller andra parter samt ansvarig handläggare för verkställighet. Att expediera innebär att skicka eller på annat sätt tillgängliggöra beslut och beslutsunderlag till de instanser eller personer berörs av beslutet eller har väckt ärendet.

Om ett beslut gäller ett individärende ska beslutet expedieras innan protokollet publiceras och tillkännages på stadens digitala anslagstavla.

Anslag av protokoll

Ett anslag är ett bevis på att ett sammanträdesprotokoll är justerat. Senast andra dagen efter det att protokollet har justerats ska justeringen tillkännages på stadens anslagstavla. Av tillkännagivandet ska det framgå var protokollet finns tillgängligt samt vilken dag det har tillkännagetts. Tillkännagivandet får inte tas bort från anslagstavlan före överklagandetidens utgång.

Beslut som justeras omedelbart ska anslås direkt efter sammanträdet. Anslaget är publicerat på anslagstavlan i tre veckor och då kan kommuninvånare överklaga besluten. Om ärendet inte har överklagats vinner beslutet vid denna tidpunkt laga kraft. Vid varje anslag finns angivet när anslaget sattes upp och när det tas ner. Alla protokoll finns även på kommunens hemsida på Handlingar och protokoll - Göteborgs Stad (goteborg.se).

Arkivering

Protokoll ska förvaras på ett betryggande sätt. När ett ärende har behandlats färdigt sparas det i ett arkiv.