Bestämmelser för sammanträdets genomförande

Kommunstyrelsen och övriga nämnder

Det är främst kommunallagen och kommunfullmäktiges beslutade reglementen som reglerar kommunstyrelsens och övriga nämnders arbetsformer. Utöver detta kan nämnden ha sina arbetsformer som kompletterar reglementets krav, exempelvis i en arbetsordning. Du kan läsa i reglementets 3 kap om vilka andra än nämndens ledamöter som har eller kan ges närvarorätt och rätt att delta i överläggningarna vid sammanträdet.

En nämnd kan bestämma att representanter för arbetstagarna (personalföreträdare) har närvarorätt vid sammanträdet. Enligt kommunallagen har personalföreträdarna rätt att delta i nämndens överläggningar men inte i besluten, med vissa undantag (7 kap 14 §). Närvarorätt saknas vid revisorernas sammanträden, valnämnd och överförmyndarnämnd.

Nämnderna bestämmer årligen tid och plats för sina sammanträden. Sammanträden ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs.

Bolagsstyrelser

I aktiebolagslagen och bland annat i ägardirektiv för kommunens bolag finns bestämmelser som reglerar bolagsstyrelsens arbetsformer. I ägardirektivet anges bland annat att bolagsstyrelsen ska årligen fastställa dess arbetsformer i en arbetsordning. Av bolagets arbetsordning ska det framgå hur ofta man ska sammanträda och om styrelsesuppleanterna ska delta. Bolagsstyrelsen kan välja att ha fler sammanträden än vad arbetsordningen anger. Aktiebolagslagens formella krav skiljer sig något mot kommunallagens krav på hur ett sammanträde ska gå till. Det innebär att det finns en viss flexibilitet under ett styrelsesammanträde.

I bolagsstyrelsen kan det finnas representanter för arbetstagarna. Med den praxis som växt fram bland kommunägda företag inom landet har arbetstagarrepresentanter huvudsakligen samma rättigheter och skyldigheter som övriga medlemmar av styrelsen som följer av aktiebolagslagen. Med undantag för rätten att fatta beslut och skriva under årsredovisningen. Arbetstagarrepresentanterna har således rätt att närvara vid styrelsemöten, få del av styrelseutskick inför möten samt rätt att yttra sig och få avvikande mening förd till protokollet.

Kommunfullmäktige har reglerat flera krav för årsstämman i respektive bolagsordning, bland annat vilka ärenden som ska finnas med.

Deltagande på distans

Nämndens ledamöter får, när särskilda skäl föreligger, delta i nämndens sammanträde på distans. Enligt kommunallagen är det kommunfullmäktige som ska besluta i vilken utsträckning ledamöter får delta i en nämnds sammanträden på distans. Deltagande på distans ska ske på det sätt som anges i kommunallagen 5 kap. 16 §. En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid nämndens sammanträde.

Göteborgs Stads kommunfullmäktige har beslutat att ledamöter i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, övriga nämnder och utskott får, när särskilda skäl föreligger delta i sammanträden på distans. Ett sådant särskilt skäl är när en ledamot har sjukdomssymptom som kan innebära risk för smittspridning. Sammanträdets ordförande och justerare av protokollet ska däremot närvara på den plats där mötet är utlyst. Sammanträdet får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen som ledamoten eller ersätter använder ska vara inrättad så att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska i förväg anmäla detta till ordföranden. Ordföranden avgör om deltagande får ske på distans.

Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden och eventuella utskott.

Motsvarande reglering avseende distansnärvaro finns inte i aktiebolagslagen varför bolagsstyrelser själv kan förfoga över detta. En bolagsstyrelse kan till och med fatta beslut i frågor där styrelsen är enig genom att cirkulera ett styrelseprotokoll där samtliga ledamöter justerar protokollet (så kallat per capsulam protokoll).