Planera

Kartlägga verksamheten

Att beskriva nuläget är det första steget i planeringsarbetet och det görs med hjälp av en kartläggning som beskriver verksamheten och hur ni påverkar miljön.

I princip alla förvaltningens eller bolagets miljöaspekter ska omfattas av kartläggningen. Utöver självklarheter som energiförbrukning och transporter ska även förvaltningens och bolagets beslut, uppdrag och processer finnas med. Det ligger till grund för bedömningen av hur verksamheten påverkar miljön.

Direkt och indirekt miljöpåverkan

Det kan vara bra att börja med att kartlägga den direkta miljöpåverkan som finns i verksamheten, eftersom den oftast är enklare att kartlägga än den indirekta miljöpåverkan. Det är däremot vanligt att den indirekta miljöpåverkan har störst betydelse.

Den direkta miljöpåverkan uppstår som en direkt följd av era aktiviteter, som exempelvis koldioxidutsläpp från era tjänsteresor. Den indirekta miljöpåverkan uppstår ofta hos andra, exempelvis en utbildning som leder till beteendeförändringar eller effekter av ett förvaltnings- eller bolagsbeslut.

Gör så här

1. Först behöver ni skapa en överblick av er verksamhet. Beskriv era uppdrag och processer. Samla in information om antal anställda, antal elever, antal fordon, era lokaler och så vidare. 
   
   
2. Använd gärna listan nedan som hjälp för att fånga upp relevanta miljöaspekter för er förvaltning eller bolag. Utöver dessa exempel finns även annat som kan vara relevant beroende på vilken verksamhet ni har.
   

   Exempel på miljöaspekter med direkt miljöpåverkan:

   • Avfall
   • Energianvändning
   • Kemikalier
   • Materialförbrukning
   • Transporter och resor
     
   • Upphandling och inköp
   • Vattenförbrukning

   Exempel på miljöaspekter med indirekt miljöpåverkan:

   • Upphandling och inköp
   • Information
   • Kompetens
   • Rådgivning
     
   • Stadsplanering
   • Uppdrag
   • Utbildning
   
   
3. Ta fram information och mätetal, exempelvis årlig energianvändning, antal planremisser med mera. Det är en viktig del av underlaget för att kunna göra en bedömning av er betydande miljöpåverkan. En del av mätetalen kan ni också fortsättningsvis behöva använda i uppföljningen av ert miljöarbete.
   
   Det är svårare att kvantifiera den indirekta miljöpåverkan. Det är viktigt att det tas med i kartläggningen ändå, eftersom den kan ha störst miljöpåverkan.
   
   
4. När ni har en lista över era miljöaspekter så är nästa steg att bedöma hur era miljöaspekter påverkar miljön. Bedömningen av allvarlighetsgraden handlar om att identifiera om påverkan på miljön är lokal, regional eller global samt om påverkan på miljön pågår under kortare eller längre tid. I bedömningen ingår även att ta ställning till om skadan som uppstått i miljön kan bli återställd samt om det område som påverkas, exempelvis ett vattendrag, är extra känslig för denna påverkan eller inte.                                                                                                                     
5. Utifrån detta underlag görs till sist en bedömning av vilka miljöaspekter som har betydande miljöpåverkan. Läs mer under rubriken Bedöma miljöaspekter.
   

Tänk på!

Det finns olika metoder för att samla in information till kartläggningen och det är viktigt att inte enbart fokusera på insamling av rådata för en miljöbedömning, utan att även ta in åsikter från medarbetare från olika avdelningar. Medarbetarna är ofta väl insatta i verksamhetens processer och kan bidra med värdefull information.

Vid kartläggningen finns det ett flertal områden och frågor som bör tas hänsyn till, exempelvis: vilka metoder finns det idag för att förebygga föroreningar och var används material, energi och vatten i störst utsträckning. Det kan även finnas värdefull information i dokumentation så som tillstånd, licenser och policy, samt i data från mätarställningar och statistik från leverantörer.

I kartläggningen ingår inte att värdera, utan endast konstatera vilken miljöpåverkan er verksamhet ger upphov till.

Beräkning av klimatpåverkan

Behovet av, och möjligheten till, att kvantifiera klimatpåverkan i kartläggningen skiljer sig åt mellan olika förvaltningar och bolag. Ofta är det nödvändigt att göra någon form av beräkning för att ta reda på vad som är stort och smått och för att kunna följa klimatpåverkan över tid.

När det gäller exempelvis energi- eller bränsleförbrukning kan det för många verksamheter räcka med att använda sig av energianvändning, inköpt bränslemängd eller liknande.

När det gäller indirekt påverkan, exempelvis från undervisning, rådgivning eller stadsplanering är det ofta svårare att beräkna effekterna.

OM ni avser att beräkna klimatpåverkan, tänk då på att det är viktigt att vara tydlig med vad ni baserar era beräkningar på så att det är möjligt att göra framtida beräkningar på samma sätt. Ett sätt att beräkna klimatpåverkan är att använda emissionsfaktorer, ett tal som används för att beräkna hur stor klimatpåverkan en viss aktivitet har. Exempel på emissionsfaktorer är en kilowattimme vindkrafts-el och en kilometer med en Fiat 500 som går på diesel.

Emissionsfaktorerna kan variera beroende på hur de ska användas. Om ni får emissionsberäkningar från era leverantörer behöver ni vara medvetna om att resultatet kan variera mellan olika leverantörer beroende på vilket underlag de använder.

Läs mer om beräkning av klimatpåverkan och emissionsfaktorer på naturvardsverket.se: Beräkna klimatpåverkan 

Bedöma miljöaspekter

De betydande miljöaspekterna ligger till grund för ert fortsatta miljöarbete och ska bland annat avspegla sig i de lokala miljömål som ni sätter upp.

Gör så här

Miljöpåverkan kan bedömas på flera sätt och med olika metoder. I det här stöddokumentet ges ett exempel på en metod som ni kan använda. Använd den metod som passar er verksamhet bäst.

Utgå från er miljöpåverkan som ni fick fram i kartläggningen och värdera utifrån parametrarna omfattning och allvarlighet. Omfattning kan vara mängd eller frekvens. Allvarlighet handlar om att identifiera om påverkan på miljön är lokal, regional eller global samt om påverkan på miljön pågår under kortare eller längre tid. I sammanvägningen av allvarlighetsgraden ingår även att ta ställning till om skadan som uppstår i miljön kan bli återställd samt om det område som påverkas, exempelvis ett vattendrag, är extra känslig för denna påverkan eller inte. Respektive parameter kan värderas utifrån 1–3 poäng.

Värderingsmatris, exempel på metod för värdering av miljöpåverkan

Parameter	1 poäng	2 poäng	3 poäng
Omfattning (mängd eller frekvens)	Liten mängd	Medelstor mängd	Stor mängd
Allvarlighet	Liten eller ingen miljöpåverkan	Begränsad miljöpåverkan	Stor miljöpåverkan

För varje miljöaspekt görs en bedömning av omfattning och allvarlighet och poäng sätts. Poängen i matrisen adderas för att få den totala miljöpåverkan. En miljöaspekt kan som högst få sex poäng och som lägst få två poäng. Bestäm vilken summa som ska betraktas som betydande för er, till exempel fyra poäng. Ange också gärna om miljöpåverkan är direkt eller indirekt.

Exempel: Värdering av miljöpåverkan från avfall-brännbart (direkt miljöpåverkan)

Omfattning: 1 poäng, liten mängd, 1 075 kg per år (2020 års uppgifter).
Allvarlighet: 1 poäng, liten miljöpåverkan då det brännbara avfallet huvudsakligen består av hushållspapper.

Miljöpåverkan	Omfattning	Allvarlighet	Sammanlagda poäng
Avfall-brännbart (negativ)	1	1	2
osv

Tänk på!

Det går att göra en mer kvalificerad bedömning än exemplet som ges i denna handledning. Till exempel att göra bedömningen utifrån ett livscykelperspektiv då ni identifierar vilken miljöpåverkan till exempel de varor som ni köper in har under produktionsprocessen och efter användning. Kan varorna återanvändas efter användningen?

Den indirekta miljöpåverkan kan vara svårare att kvantifiera. Där kan ibland en uppskattning behöva göras utan mätetal. När det gäller den indirekta miljöpåverkan kan det också vara till hjälp att fundera över verksamhetens olika nivåer av rådighet.

Källa: Sida 9 i Göteborgs Stads miljö- och klimatprogram 2021-2030

Bedöma miljörisker

Inom alla verksamheter finns det en risk för olyckor eller att det uppstår nödlägen som kan påverka hälsan eller miljön negativt. Exempel på olyckor och nödlägen som kan uppstå i en verksamhet är brand, läckage och spill från kemikalier, vattenläcka och trafikolycka. Både människa och miljö kan skadas. Det gäller att vara förberedd på att det värsta kan inträffa och genom förebyggande arbete och rutiner minska risken för att dessa situationer uppstår. Om något inträffar ska en redan framtagen plan för nödlägesberedskap säkerställa att rutiner följs, att skadade får hjälp, att påverkan på miljön minimeras och att händelsen dokumenteras. 

Det ingår i stadens styrning och ledning att göra en riskanalys utifrån verksamheten, uppdraget och rådigheten. I riskanalysen behöver miljö ingå. Gör likadant med miljöriskerna som ni gör med övriga risker. Tänk på att prioritera vilka risker det är som ni behöver ha extra koll på och vad som ni eventuellt behöver lägga in i internkontrollplanen. Det är bra att involvera controllern i detta arbete om ni har någon.

Ta fram egna rutiner och instruktioner

Ni behöver identifiera vilka rutiner och instruktioner som är viktiga för er. Utgå från er miljöpåverkan. Vilka rutiner eller riktlinjer finns redan? Behöver nya rutiner tas fram?

Inom Göteborgs Stad finns ett flertal gemensamma riktlinjer och rutiner. Till exempel riktlinjer för inköp och resor, som beskriver hur vi som arbetar i staden ska göra när vi gör ett inköp eller gör en resa. Förvaltningar och bolag kan ha behov av egna lokala rutiner och instruktioner som är anpassade och gäller för just den specifika verksamheten. I vissa fall kan de lokala rutinerna och instruktionerna vara förtydliganden av stadens mer övergripande rutiner eller förhållningssätt.

Avvikelser

Avvikelser är ett samlingsnamn för brister eller händelser som gör att ett krav inte kan uppfyllas eller att ett resultat inte kan uppnås. Det kan vara något oplanerat som händer eller något planerat som inte händer. Avvikelser bör ses som möjligheter till ständig förbättring och organisatoriskt lärande, inte som individuella misslyckanden.

Avvikelsehantering är arbetssätt för att identifiera, dokumentera och rapportera avvikelser samt fastställa och åtgärda orsakerna till det som inträffat. Därför kan det behövas rutiner för hur ni hanterar avvikelser som uppkommer i verksamheten. Exempel på avvikelser kan vara att ni inte når de lokala miljömål ni har satt upp, att avfallet inte sorteras enligt era rutiner, att inköpen inte följer inköpsrutinen och att lagar inte efterlevs. Avvikelser är av olika vikt och allvarlighet och en avvägning mellan nytta med dokumentation och ökad administrativ belastning bör göras.

Att ha bra rutiner för att fånga in förbättringsförslag från medarbetare kan vara värdefullt eftersom det ofta är de som stöter på problem och kan se potentiella lösningar i det vardagliga arbetet.

Läs mer om avvikelser i Vägledning för kvalitetsledningssystem i Göteborgs Stad - ett stödjande dokument

Ta fram mål och åtgärder

Mycket är viktigt men allt är inte viktigast. Att planera handlar om att värdera, prioritera och välja bort.

Ni behöver ta fram lokala miljömål som utgår från er betydande miljöpåverkan och stadens gemensamma miljömål. För att undvika att miljöarbetet blir ett arbete ”vid sidan av”, involvera gärna de lokala miljömålen i er verksamhets- eller affärsplan.

Det är inte målen i sig som driver miljöarbetet framåt, utan de åtgärder eller aktiviteter som ska genomföras. Därför behöver målen konkretiseras för att nå de lokala miljömålen. Ett sätt att konkretisera är att formulera SMARTA mål, som är en förkortning för att målen ska vara:

S – specifika, det vill säga avgränsade och tydliga
M – mätbara för att vi ska kunna följa upp om vi bidrar till måluppfyllelse eller ej
A – accepterade av såväl medarbetare som chefer
R – realistiska och möjliga att nå
T– tidssatta när de ska vara uppfyllda
A– ansvarssatta, vem som är ansvarig för att så sker

Utgå från Göteborgs Stads styrande dokument

När ni tar fram era lokala miljömål ska ni förutom att utgå från er verksamhets betydande miljöpåverkan och miljörisker även utgå från Göteborgs Stads gemensamma miljömål som ni hittar i stadens planerande styrande dokument.

Tanken med att utgå från stadens mål är att vi ska uppnå dem tillsammans och då är det viktigt att vi alla är med och bidrar.

Ni behöver också ta del av de reglerande styrdokumenten, alltså stadens olika riktlinjer och anvisningar. Det är för att undvika dubbelarbete så att ni inte tar fram mål som redan är beslutade krav i dessa styrdokument.

Identifiera interna kontroller och granskningar

Identifiera vad ni har behov av att kontrollera och granska samt när och hur eventuella kontroller ska genomföras och av vem. Finns det flera olika platser eller lokaler i er organisation är det bra att ni har en plan för kontrollerna. Internkontrollplanen är en del av er interna kontroll.