Gallra (förstöra/radera)


Information i allmänna handlingar får inte förstöras utan gallringsbeslut. I Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad fattas alla bevarande- och gallringsbeslut av Arkivnämnden. Sedan fattar varje myndighet ett tillämpningsbeslut för att få gallra (förstöra/radera) handlingarna. Här finns information om de olika typerna av beslut.

Bevarande- och gallringsbeslut

Det finns  två sorters bevarande- och gallringsbeslut:

  • Generella som gäller för alla eller för grupper av myndigheter

  • Myndighetsspecifika som gäller för endast en myndighet

Alla gällande beslut för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad hittar du under Hitta beslut.

Även om den handlingstyp som du vill gallra inte finns listad i ett befintligt gallringsbeslut, kan den ha samma funktion och användning som en grupp handlingar som finns med i ett gällande beslut. Då kan du hänvisa till detta beslut i din förvaltning/bolags dokumenthanteringsplan för att få gallra. 

Fatta beslut om att tillämpa bevarande- och gallringsbeslut

För att få utföra gallringen måste din förvaltning/bolag fatta beslut om att tillämpa Arkivnämndens bevarande- och gallringsbeslut. I de flesta fall innebär detta att du skriver in diarienumret och beslutsdatumet för bevarande- och gallringsbeslutet i dokumenthanteringsplanen för de handlingar beslutet gäller, och att den uppdaterade dokumenthanteringsplanen sedan beslutas av nämnd/styrelse. I vissa fall ska myndigheten fatta separata tillämpningsbeslut, till exempel när det gäller handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Då presenteras innehållet i beslutet sist i dokumenthanteringsplanens inledning och då behöver inte dokumenthanteringsplanen lyftas för nytt beslut.

Nytt beslut om bevarande och gallring

I handledningen Gallra information när endast en myndighet ska gallra får du vägledning i processen med att ta fram ett nytt beslut som gäller handlingstyper som finns på en myndighet.

I handledningen Gallra information  när flera myndigheter ska gallra får du vägledning när flera förvaltningar/bolag går samman för att ta fram ett gemensamt beslut.

Samråd med Regionarkivet

Du behöver samråda med Regionarkivet när din förvaltning/bolag planerar att göra en framställan om gallring. Detta eftersom förändringen kan påverka arkiv- och informationshanteringen. Det är viktigt att samrådet inleds i god tid för att Regionarkivet ska kunna ge lämplig vägledning eller fatta nödvändiga beslut. För att inleda samrådet mejlar du till Regionarkivets myndighetsbrevlåda arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se och bifogar relevant underlag.

Gör en gallringsutredning

I gallringsutredningen värderar och motiverar du de gallringsfrister du föreslår för handlingarna. I handledningen om gallring kan du läsa om hur du gör en gallringsutredning. 

Framställ om bevarande och gallring

Fyll i och skicka in blanketten Framställan om bevarande och gallring för en myndighet. En handläggare på Regionarkivet granskar framställan och lämnar återkoppling om något behöver ändras eller kompletteras. Sedan går framställan vidare till Arkivnämnden för ett bevarande- och gallringsbeslut. Ju noggrannare utredning och framställan desto snabbare får ni beslut.

När Arkivnämnden har fattat ett bevarande- och gallringsbeslut ska ni fatta tillämpningsbeslut för att få gallra. 

Generella bevarande- och gallringsbeslut

Generella bevarande- och gallringsbeslut gäller handlingar som finns hos alla myndigheter i Västra Götalandsregionen eller hos alla myndigheter i Göteborgs Stad. En gallringsutredning inför ett generellt bevarande- och gallringsbeslut kan göras antingen av Regionarkivet eller av en grupp av myndigheter. Om du ingår i en grupp av myndigheter som önskar ett generellt bevarande- och gallringsbeslut ska ni ta kontakt med Regionarkivet tidigt i processen. 

Framställan om bevarande och gallring för en grupp myndigheter

Framställan om bevarande och gallring för samtliga myndigheter

Informationsblad om generella gallringbeslut

Vilka generella beslut finns redan?

Alla gällande generella bevarande- och gallringsbeslut för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad hittar du under Hitta beslut.

Gallring för webb och sociala medier

I handledningen Arkivera innehåll på webb och sociala medier finns information om vad som ska bevaras och vad som kan gallras i digitala kanaler.