Arkivlokal

Allmänna handlingar ska skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Ett bra skydd mot yttre skada och obehörig åtkomst är en godkänd arkivlokal med kontrollerad åtkomst.

Krav på arkivlokaler

Arkivlokalen ska uppfylla de tekniska kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler (RA-FS 2013:4). Det handlar bland annat om elektriska installationer, temperatur, fukt och brandsäkerhet.

Riksarkivets generella föreskrifter (RA-FS) hittar du på Riksarkivets webbplats: https://riksarkivet.se/rafs 

Det är enbart arkivhandlingar som får förvaras i en arkivlokal. Det är inte tillåtet att använda sin arkivlokal som förråd och sätta in julgransprydnader eller gamla datorer. En lokal som är registrerad som skyddsrum får inte användas som arkivlokal. 

Det ska gå att låsa lokalen och alla ska inte ha tillgång till nycklar så att vem som helst på arbetsplatsen kan sätta in handlingar, leta efter handlingar och flytta om volymer. Varje vardag behöver någon vara på plats som kan låsa upp lokalen och hjälpa medarbetare och chefer som behöver hitta information i arkivet.

Samråd med Regionarkivet

Du behöver samråda med Regionarkivet när din förvaltning eller ditt bolag planerar att bygga en ny arkivlokal, bygga om en befintlig arkivlokal eller hyra en sådan lokal. Detta eftersom förändringen kan påverka arkiv- och informationshanteringen. Det är viktigt att samrådet inleds i god tid innan arbetet påbörjas. Då kan Regionarkivet ge vägledning om de föreskrifter som finns som din myndighet måste känna till för att kunna planera, utföra och drifta en arkivlokal. Regionarkivets handläggare har inte byggnadsteknisk kompetens och deltar inte aktivt i byggnadsprocessen. För att inleda samrådet mejlar du till Regionarkivets myndighetsbrevlåda arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se

Innan en arkivlokal tas i bruk ska den godkännas av Regionarkivet.

Förvaringsskåp istället för arkivlokal

Om myndigheten saknar arkivlokal eller under viss tid måste förvara handlingarna utanför arkivlokal får handlingarna förvaras i förvaringsskåp som ger motsvarande skydd. Det kan till exempel vara ett dokumentskåp, värdeskåp, kassaskåp och dataskåp.

Skåpet måste vara certifierat av RISE Research Institutes of Sweden AB eller vara leverantörsförsäkrat för arkivändamål.

Skador i arkiv

Om myndighetens arkiv drabbas av skador vid exempelvis översvämning eller brand, kontakta i första hand försäkringsbolaget. Ett skadesaneringsföretag kan då snabbt komma på plats. Informera sedan Regionarkivet om vad som har hänt och vilka åtgärder som ni har vidtagit.

Regionarkivet har en konservator med specialistkompetens för att ta hand om och restaurera skadade pappershandlingar och pappersverk. Inriktningen är främst förebyggande vård, det vill säga att undanröja orsakerna till nedbrytning av material.

Kontakta Regionarkivet om du behöver råd kring skadade pappershandlingar, mögel, skadedjur, lämpliga förvaringsmaterial eller transport av verk på papper (till exempel kartor, ritningar och affischer).