Ordna och bevara arkiv
En handlings livscykel börjar när den framställs. Det är viktigt att de allmänna handlingar som ska bevaras skapas på ett sätt som underlättar långsiktigt bevarande. Lika viktigt är det att de handlingar som inte ska bevaras för framtiden gallras (förstörs/raderas).
När du väljer metod för framställning av handlingar behöver du ta hänsyn till hur länge de ska bevaras och att de ska kunna kopieras, skannas och överföras, både idag och i framtiden.
- För analoga handlingar gäller det att välja materiel med rätt egenskaper, till exempel papper och bläck.
- För elektroniska handlingar behöver du se till att de egenskaper som handlingen hade när den skapades bevaras - det vill säga uppgifter om informationens innehåll, struktur och övrig metadata. Därför är det viktigt att man bedömer hur det påverkar informationen när ett it-system ska förändras.
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd
Elektroniska handlingar
Riksarkivet har i RA-FS 2009:2 utfärdat generella föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar som även gäller för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. De tekniska kraven innehåller förslag på ett antal format som ska användas för att bevara elektroniska handlingar och överlämna dem till arkivmyndighet.
Analoga handlingar
När det gäller analoga handlingar har Riksarkivet föreskrifter och allmänna råd (RA-FS) om tekniska krav och certifiering som även gäller för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Här finns information om vad som krävs av materiel och metoder med hänsyn till behovet av beständighet. Inköp av skrivmateriel och förvaringsmedel (boxar och aktomslag) ska följa RA-FS 2012:8 som utgår ifrån Riksarkivets tekniska krav samt svenska och internationella standarder inom området.
Riksarkivets generella föreskrifter (RA-FS) hittar du på Riksarkivets webbplats: https://riksarkivet.se/rafs
Styrande dokument
Göteborg Stads Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering
Föreskrifter och riktlinjer om arkiv och informationshantering i Västra Götalandsregionen