Slutarkivering av analoga arkiv för VGR och Göteborgs Stad


Här finns information om hur du går till väga när du vill överlämna ett analogt arkiv för slutförvaring på Regionarkivet.

Varje förvaltning, bolag och stiftelse ansvarar själv för att ta initiativ till en leverans till Regionarkivet och göra de förberedelser som krävs. Du som är arkivansvarig behöver kontakta Regionarkivet i god tid för råd och vägledning om förberedelserna som krävs. I handledningen Leverera analoga arkiv finns råd och rekommendationer för leveranser. 

Allmänna blanketter och mallar för leverans till Regionarkivet

Excelmall för arkivförteckning vid överlämnande till Regionarkivet

Framställan om leverans (standard)

Fyll i framställan och skicka den till Regionarkivet. Du kan också behöva skicka in mer information, till exempel myndighetens arkivbeskrivning eller arkivförteckning för att Regionarkivet ska kunna fatta ett beslut om leveransen.

Blanketter för särskilda typer av leveranser till Regionarkivet

Det finns särskilda rutiner och blanketter för vissa typer av överlämnanden. Du kan läsa om vad som gäller i handledningen Leverera analoga arkiv. Regionarkivet gör också särskilda utskick inför vissa leveransperioder. Dessa blanketter är särskild anpassade för dessa typer av överlämnanden:

Framställan om leverans av BVC-journaler

Framställan om leverans av socialtjänstens personakter (levereras fem år efter sista anteckning gjorts)

Uppgifter om leverans efter IVO-beslut

Dags för leverans

Efter överenskommelse med Regionarkivet kan du boka tid för leveransen. Du kan anlita en flyttfirma eller också kan din myndighet själv sköta transport och uppackning. Tillsammans med leveransen skickar du blanketten Leveransbevis och leveranslista i två exemplar samt ett utdrag ur arkivförteckning och annan dokumentation. 

När leveransen är klar och godkänd av Regionarkivet får du tillbaka ett signerat exemplar av leveransbeviset. Uppdatera arkivbeskrivningen och ange i arkivförteckningen vilka handlingar som har överlämnats till Regionarkivet och när detta skedde.

Kostnader

Myndigheten som levererar står för alla kostnader fram till dess att handlingarna är uppställda i godkänd ordning hos Regionarkivet. Sedan förvaras handlingarna utan kostnad för myndigheten.

Om myndigheten inte har följt Regionarkivets anvisningar, eller skickat över arkiv som vi inte kommit överens om, skapar det extra arbete för Regionarkivet. Då kan Regionarkivet begära ersättning för detta eller återsända leveransen på avsändarens bekostnad.

Leverera digitala handlingar

Läs mer om att leverera digitala handlingar på sidan Leverans till e-arkiv

Vad gäller efter leveransen?

När Regionarkivet har tagit över arkiv eller del av arkiv från en myndighet, övergår hela ansvaret till Regionarkivet. Handlingar som omfattas av sekretess har samma skydd hos Regionarkivet som hos den överlämnande myndigheten. Regionarkivet lämnar ut material som kopia efter sekretessprövning.