Leverera analoga arkiv

Varje förvaltning, bolag och stiftelse ansvarar själv för att ta initiativ till en leverans till Regionarkivet och göra de förberedelser som krävs. I de flesta fall finns inga krav på att arkiv ska överlämnas, men för vissa handlingstyper finns särskilda bestämmelser.

Du som är arkivansvarig behöver kontakta Regionarkivet i god tid för samtal om vad som ska överlämnas och få råd och vägledning om förberedelserna som du behöver göra. I handledningen Leverera analoga arkiv finns råd och rekommendationer för leveranser. 

Förbered standardleverans till Regionarkivet

Du behöver förbereda arkivet så att det uppfyller Regionarkivets kriterier för att leveransen ska kunna godkännas. Det kan innebära flera åtgärder samtidigt som Regionarkivet kan behöva göra åtgärder i material som redan har tagits emot från din förvaltning eller bolag. Förberedelserna behöver ofta pågå ända tills arkivet ska lämnas över.

Skicka in ett leveransärende

När arkivet som ska överlämnas uppfyller kriterierna för leverans kan du som är arkivansvarig eller ansvarig för leveransen fylla i blanketten nedanför och skicka den till Regionarkivet tillsammans med arkivbeskrivning eller arkivförteckning.
Framställan om leverans (standard) 

Handläggningen av ditt leveransärende

En handläggare på Regionarkivet sätter sig in i ditt ärende och du får återkoppling om något behöver ändras eller kompletteras. Handläggaren kan också göra ett besök hos er för att kontrollera att leveransen uppfyller kriterierna och fånga upp eventuella fel eller frågor.

Det behövs dialog och samarbete för att arkivet ska kunna tas emot till Regionarkivet. Handläggaren ser över arkivförteckningen för den aktuella leveransen och tidigare mottagna leveranser, inventerar, förtecknar och sammanför. Handläggningstiden påverkas av hur mycket som behöver åtgärdas hos er och hos Regionarkivet.

Leveransbeslut

Din myndighet får sedan ett leveransbeslut av Regionarkivet. Om leveransen godkänns kan ni påbörja den praktiska planeringen. Om Regionarkivet inte kan godkänna leveransen beror det på att arkivet ni vill leverera inte uppfyller kriterierna för leverans, till exempel att arkivet inte är komplett eller att tillhörande digital information inte kan levereras samtidigt. I leveransbeslutet ingår alltid en motivering till varför leveransen inte godkänts.

Genomför leverans

Efter överenskommelse med Regionarkivet kan du boka tid för leveransen. Du kan anlita en flyttfirma eller också kan din förvaltning eller bolag själv sköta transport och uppackning. Handlingarna ska placeras i rätt ordning och på angiven plats i ett av Regionarkivets magasin i Göteborg eller Vänersborg. Tillsammans med leveransen skickar du blanketten Leveransbevis och leveranslista samt annan dokumentation som ni kommit överens om att skicka in.

Kostnader

Din förvaltning eller bolag står för alla kostnader fram till dess att handlingarna är uppställda i godkänd ordning hos Regionarkivet. Sedan förvaras handlingarna utan kostnad för er. Om ni inte har följt Regionarkivets anvisningar, eller skickat över arkivhandlingar som vi inte kommit överens om, skapar det extra arbete. Då kan Regionarkivet begära ersättning för detta och återsända leveransen på er bekostnad.

Godkänd leverans

När leveransen är uppställd kontrollerar handläggaren att det som står i leveranslistan och arkivförteckningen stämmer med det som levererats. Skulle något vara felaktigt kan handläggaren be dig att komma för att rätta till det. Är det ett större fel med leveransen kan hela leveransen behöva återsändas.

När leveransen är godkänd av Regionarkivet får din förvaltning eller bolag tillbaka ett signerat exemplar av leveransbeviset som bekräftelse på att arkivet är överlämnat.

Därmed övergår hela ansvaret för arkivet till Regionarkivet. Handlingar som omfattas av sekretess har samma skydd hos Regionarkivet som de har haft hos er. Regionarkivet lämnar ut handlingar som kopia efter sekretessprövning.

Dokumentera överlämnandet

När din förvaltning eller bolag har fått sitt leveransbevis ska du uppdatera arkivbeskrivningen och ange i arkivförteckningen vilka handlingar som har överlämnats till Regionarkivet och när detta skedde. 

Leverera digitala handlingar

Läs mer om att leverera digitala handlingar på sidan Leverera till e-arkiv. 

Särskilda typer av leveranser till Regionarkivet

Det finns särskilda rutiner och blanketter för vissa typer av överlämnanden som har vissa förutbestämda leveransperioder. Regionarkivet gör också utskick inför sådana leveransperioder. 

Överlämna friskolebetyg

Informationsblad — Överlämna friskolebetyg till Regionarkivet
Leveransbevis och leveranslista - friskola

Överlämna Närhälsans BVC-journaler

BVC-journaler i original som är upprättade av Närhälsan i Västra Götalandsregionen ska levereras tio år efter sista anteckning. Fyll i framställan om leverans som du hittar här nedanför och skicka den till Regionarkivet. En handläggare hör av sig till dig och ger dig mer information.
Framställan om leverans av BVC-journaler 

Överlämna Göteborgs Stads elevhälsovårdsjournaler hos friskolor

Elevhälsovårdsjournaler upprättas av skolsköterska och skolläkare som en del av Elevhälsans medicinska insats i Göteborgs Stad. De ska levereras till Regionarkivet ett år efter det att eleven avslutat sina gymnasiestudier på en friskola. Om en elev slutar under sin grundskoletid på en friskola återlämnas journalen till den kommunala grundskolan, men om skolan inte finns kvar lämnas den till Regionarkivet samma år som eleven slutar. Kontakta Regionarkivet när du ska överlämna elevhälsovårdsjournaler. Skicka med blanketten Leveransbevis och leveranslista i två exemplar med leveransen.
Leveransbevis och leveranslista (standard)

Överlämna socialtjänstens personakter

Personakter inom socialtjänsten ska levereras fem år efter sista anteckning gjorts, enligt socialtjänstlagen. Vid ett tillfälle varje år ska socialtjänstens personakter ställas av och överlämnas till Regionarkivet. Inför varje avställningsperiod gör Regionarkivet och intraservice utskick och håller i informationsmöten. Fyll i framställan som du hittar här nedanför och skicka till Regionarkivet.
Framställan om leverans av socialtjänstens personakter