It-system och elektroniska handlingar

Plan för bevarande av elektroniska handlingar

För att säkerställa bevarandet av de elektroniska handlingarna ska din förvaltning, bolag eller stiftelse upprätta en plan för bevarande av elektroniska handlingar (bevarandeplan). Den ska beskriva hur handlingar i IT-system ska framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas. Bevarandeplanen tydliggör ansvaret för informationshanteringen och förvaltningen av de elektroniska handlingarna.

När Regionarkivet gör tillsyn kan handläggarna begära att få ta del av er bevarandeplan.

Alla IT-system behöver en bevarandeplan

De IT-system som ni använder ska ha en bevarandeplan. Detta gäller både nya IT-system som ska tas i drift och äldre IT-system som redan är i drift.

En bevarandeplan kan gälla antingen ett enskilt IT-system eller för flera IT-system, exempelvis IT-system som ingår i ett förvaltningsobjekt. En bevarandeplan kan också gälla för specifika handlingar som elektroniskt underskrivna handlingar eller handlingar i komplexa format som CAD-filer.

Ansvar för att ta fram bevarandeplaner

Din förvaltning, bolag eller stiftelse ansvarar för att ta fram en bevarandeplan för era myndighetsspecifika IT-system. För IT-system som fler än en myndighet använder ansvarar den myndighet som har det tekniska arkivansvaret för att ta fram bevarandeplanen.

I Göteborgs Stad är bland annat nämnden för intraservice och nämnden för inköp och upphandling tekniskt arkivansvariga för stadenövergripande IT-system. I Västra Götalandsregionen är regionstyrelsen (VGR IT) tekniskt arkivansvarig för regionövergripande IT-system.

Om det är oklart vilken myndighet som är tekniskt arkivansvarig ska dessa komma överens om vem som har de bästa förutsättningarna att hantera det tekniska arkivansvaret. Arkivnämnden beslutar om tekniskt arkivansvar för IT-system som används av flera myndigheter, om det inte reglerats på annat sätt till exempel genom en överenskommelse mellan de berörda.

Uppgifter i en plan för bevarande av elektroniska handlingar

I planen ska som minst följande uppgifter finnas med:

• Allmänna uppgifter om IT-lösningen 
• Uppgifter om tekniken för driften av IT-lösningen
• Dokumentation av gallrings- och exportfunktioner, sammanställningsmöjligheter och utskrifter
• Hur överföring ska göras till långsiktigt bevarande, till exempel val av teknik och format
• Uppgifter om hur information ska överlämnas.

Stöd för dig som ta fram en plan för bevarande av elektroniska handlingar

I Regionarkivets stödmaterial kan du hämta de obligatoriska rubrikerna som ska ingå i planen. Du får inte ta bort eller utesluta några av de obligatoriska rubrikerna, men du kan lägga till egna rubriker om du har mer information du vill lägga till om IT-systemet. Till varje rubrik finns hjälptexter som stöd för dig. Kopiera rubrikerna och lägg in dem i er dokumentmall för anvisning (styrande dokument) eller motsvarande styrande dokument inom din organisation. 

Stöd — Plan för bevarande av elektroniska handlingar (worddokument)

Steg i arbetet

1. Skapa en arbetsgrupp – utöver arkivarie och arkivansvarig kan följande kompetenser behöva ingå i gruppen: Systemägare, systemförvaltare, systemadministratör, superanvändare/användare, dataskyddskontakt. Tänk på att det kan behövas input från andra myndigheter om systemet används av fler myndigheter än den tekniskt arkivansvariga.
2. Upprätta planen – kopiera rubrikerna från stöddokumentet och lägg in dem i er dokumentmall för anvisning (styrande dokument) eller motsvarande styrande dokument inom din organisation.
3. Besluta planen – det är den tekniskt arkivansvariga myndigheten som fastställer planen. Beslutet kan delegeras. Om beslutet inte är delegerat så är det den tekniskt arkivansvariga myndighetens nämnd/styrelse som ska fatta beslut om att fastställa planen. Detta beslut ska din myndighet inte skicka till Regionarkivet för kännedom.
4. Uppdatera planen – förändringar sker kontinuerligt under ett IT-systems hela livslängd. När ni ändrar i planen ska den tekniskt arkivansvariga myndigheten fatta nytt beslut för att fastställa ändringarna.