Informationsredovisning
Den struktur som vi använder för att redovisa allmänna handlingar och arkiv kallas informationsredovisning. Alla förvaltningar och bolag har en informationsredovisning för att hålla ordning på sina handlingar. Den styr hur vi hanterar information i verksamheterna.
Informationsredovisningen är en samling dokument som gör det möjligt att förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar, överblicka handlingsbeståndet, söka och ta fram handlingar, och hantera och förvalta handlingar. Den omfattar alla handlingar: både nyinkomna och avställda, både digital information och pappershandlingar.
Dessa delar ingår i informationsredovisningen:
Varje förvaltning, bolag, stiftelse har en klassificeringsstruktur som representerar den egna verksamheten. Klassificeringsstrukturen är grunden i informationsredovisningen och beskriver de verksamhetsområden och processer som genererar handlingar. Här finns också exempel på handlingstyper som uppkommer i processerna.
I en arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar får du en kort introduktion till förvaltningen eller bolaget, dess uppdrag och verksamhet. En arkivbeskrivning ger en översikt över de allmänna handlingarna men om du letar efter en särskild handling behöver du också titta i arkivförteckningen.
En arkivförteckning är en innehållsförteckning som visar vilka typer av handlingar som finns som ska bevaras, vilken tid de omfattar och var de finns placerade.
I den praktiska arbetsvardagen är dokumenthanteringsplan ett användbart dokument. Där ser du hur olika handlingstyper ska hanteras – om dokumenten ska bevaras eller gallras, hur de ska sorteras och förvaras, om de ska diarieföras och så vidare.
Om du vill veta vilka IT-system/samarbetsytor som innehåller elektroniska allmänna handlingar hittar du informationen i en förteckning över IT-system som innehåller allmänna handlingar. I förteckningen beskrivs ändamål, innehåll samt vilken förvaltning eller bolag som är arkivansvarig för systemet.
Undrar du hur information i olika elektroniska system ska hanteras hittar du svar i en plan för bevarande av elektroniska handlingar. Av planen ska det framgå hur de elektroniska handlingarna ska framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas under den tid de ska bevaras.
I ert diarium kan du hitta allmänna handlingar. De registreras så snart de har kommit in eller upprättats. Handlingar kan också finnas i olika register och de kan hållas ordnade på andra sätt.
Handlingar som omfattas av sekretess ska i princip alltid registreras. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade på ett sådant sätt att det går att se om de kommit in eller upprättats.
Styrande dokument
Göteborg Stads Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering
Föreskrifter och riktlinjer om arkiv och informationshantering i Västra Götalandsregionen