Arkivordlista

Akt
Sammanhållna handlingar i ett ärende

Aktomslag
Styvt papper som viks omkring lösa handlingar för att skydda dem och hålla dem samman. På Regionarkivet använder vi ordet aktomslag, ett annat ord är fascikelomslag.

Aktrensning
Det vanligaste formen av rensning: att rensa en akt innan ärendet avslutas. Handlingar som är av tillfällig betydelse och inte tillfört ärendet sakuppgifter avlägsnas då. De handlingar som inte rensas ut blir allmän handling när ärendet arkiveras. 

Aktivitet
En avgränsad insats som utgör ett led i en process.

Allmän handling
Framställning i skrift eller bild eller upptagning som förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Upptagning anses förvarad hos myndighet, om den är tillgänglig för myndigheten i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Begreppet allmän används här med betydelsen det ”allmännas” eller ”samhällets” handlingar. Se Handling.

Allmänna arkivschemat
Förteckningsplan med fasta huvudavdelningar, efter vilken arkiv struktureras, ordnas och förtecknas. Nu sker en övergång till att använda myndighetens klassificeringsstruktur som förteckningsplan.

Arkiv
En större eller mindre mängd handlingar/uppgifter som tillkommit och arkiverats hos en arkivbildare. En myndighets arkivbestånd bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Huvudregeln är att en arkivbildare bildar ett arkiv. Varje arkiv ska hållas isär och handlingar från olika arkivbildare får inte blandas samman.

Arkivalie
Ett annat ord för arkivhandling. På Regionarkivet använder vi hellre ordet arkivhandling.

Arkivansvarig
Ytterst är det politikerna i nämnden, eller ett bolags styrelse, som bär ansvaret för de allmänna handlingar och arkiv som hanteras där. För att myndighetens arkivansvar ska fungera i praktiken behöver nämnden/styrelsen utse en arkivansvarig tjänsteperson och en arkivorganisation med personal som förvaltar arkivfrågorna. Arkivansvarig är Regionarkivets kontaktperson och den som ska samråda med Regionarkivet i frågor om arkivbildning och arkivvård.

Arkivbeskrivning
Kortfattad och översiktlig information om en myndighet, dess arkiv och arkivbildning, i syfte att underlätta användandet av arkivet.

Arkivbildare
Myndighet eller annan genom vars verksamhet ett arkivbestånd uppstår. Arkivbildare har en pågående arkivbildning och arkivtillväxt, till skillnad från de myndigheter eller andra organ som förvarar ett upphört bestånd med arkivhandlingar.

Arkivbildning
Ett arkivs successiva framväxt genom att handlingar kontinuerligt förs samman i planerad och strukturerad form.

Arkivera
Tillföra arkivet handlingar/uppgifter. Att arkivera betyder att handlingar/uppgifter sparas. Allmänna handlingar och andra handlingar som myndigheten väljer att spara ska arkiveras. Dessa handlingar oavsett medium bildar myndighetens arkiv. Olika typer av handlingar blir allmänna vid olika tidpunkter. Därför arkiveras också handlingar vid olika tidpunkter. I arkivförordningen finns närmare bestämmelser om arkivering.

Arkivförordningen
I arkivförordningen finns regler som kompletterar arkivlagen och skapar ytterligare preciseringar som har betydelse för tillsynen, arkivbildningen och arkivvården. 

Arkivförteckning
Sökmedel där ett arkivs bevarandehandlingar redovisas antingen enligt allmänna arkivschemat eller enligt myndighetens klassificeringsstruktur.

Arkivredovisning
Sammanfattande begrepp i arkivlagen för arkivbeskrivning och arkivförteckning. Vi använder hellre informationsredovisning som är ett vidare begrepp.

Arkivlagen
Lagen som är gemensam för förvaltningsmyndigheter och myndighetsorgan och anger de grundläggande bestämmelserna för hur myndigheterna ska sköta sina arkiv. Se arkivvård.

Arkivmyndighet
En arkivmyndighet utövar tillsyn över arkivreglernas efterlevnad och ger tillsynsobjekten råd vid tillämpningen av regelverket. Arkivmyndigheten får överta arkiv från tillsynsobjekten för vård, förvaring och tillhandahållande, Arkivmyndighetens uppdrag följer av arkivlagen och arkivförordningen. Se Arkivnämnden.

Arkivnämnden
Arkivnämnden är gemensam arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Hälften av politikerna i nämnden utses av Västra Götalandsregionen och hälften utses av Göteborgs Stad.

Arkivredovisning
Sammanfattande begrepp i arkivlagen för arkivbeskrivning och arkivförteckning.

Arkivvård
Varje myndighet ansvarar för vården av sitt arkiv. Arkivvård enligt arkivlagen innebär alla de nödvändiga åtgärder som medför att informationen i arkivet är sökbar både idag och i framtiden, bland annat att organisera, redovisa, skydda, avgränsa och gallra arkiv. Det är fullmäktiges ansvar att besluta regleringen av arkivvården i kommuner och regioner. Se Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering.

Arkivändamål av allmänt intresse
Myndigheter är enligt arkivlagen skyldiga att bevara sina allmänna handlingar. Den behandling av personuppgifter som myndigheter och andra utför när de i enlighet med föreskrifter om arkiv arkiverar sina handlingar utgör en vidarebehandling som sker för arkivändamål av allmänt intresse. Behandlingen ska därmed enligt dataskyddsförordningen inte anses som oförenlig med de ursprungliga ändamålen. Det krävs då inte någon annan rättslig grund än den med stöd av vilken insamlingen av personuppgifter medgavs.

Avställa
Uttag av arkiverade handlingar för placering i eller överföring till annan, tillfällig eller definitiv, ordning.

Bestånd
Storlek/omfattning av ett arkiv. Se arkivbildare.

Beteckning
Ett unikt ID. I klassificeringsstrukturen skapas detta genom punktnotationen.

Bevara
Spara allmänna handlingar för all framtid. Bevarande är huvudregel, men allmänna handlingar kan i vissa fall får gallras om det finns stöd för gallringen. Se bevarande- och gallringsbeslut. 

Bevarande- och gallringsbeslut
Beslut fattat av arkivmyndighet där det framgår vilka handlingar som får förstöras och vilka som ska bevaras för framtiden. Arkivnämnden utfärdar två typer av bevarande- och gallringsbeslut. Generella bevarande- och gallringsbeslut gäller de flesta eller samtliga myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Myndighetsspecifika bevarande- och gallringsbeslut gäller en enda eller ett fåtal myndigheter. Se även gallringsbeslut.

Bevarande- och gallringsframställan
Begäran om att få gallra allmänna handlingar/information, ställs till Regionarkivet för beslut i Arkivnämnden.

Bevarande- och gallringsutredning
Utredning i syfte att bestämma vilka allmänna handlingar/information som ska bevaras och vilka som kan gallras. Skickas till Regionarkivet som bilaga till bevarande- och gallringsframställan.

Diarieplan/Dossierplan
Systematiskt ordnad plan för klassificering av ärenden (handlingar) som är avsedd att ligga till grund för registrering och arkivläggning efter ämne (dossiéer). I Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad har den processorienterade klassificeringsstrukturen ersatt diarieplanen/dossiéplanen.

Diarium 
Förteckning över inkomna och utgående handlingar. Innehåller uppgifter om datum, diarienummer och avsändare/mottagare. Diarier är ofta viktiga hjälpmedel för att hitta handlingar i ett arkiv. Begreppet diarium och diarieföring används inte i lagtexten, utan det talas om register och registrering. Diarieföring är en utbyggd form av registrering av allmänna handlingar och innehåller fler uppgifter en vad som krävs enligt offentlighets- och sekretesslagen. Se register.

Dokument
Inom arkiv- och informationshantering används dokument synonymt med handling

Dokumenthantering
Samlingsbegrepp för postöppning, registrering, val av material och metoder, styrning av arkivbildningen genom avgränsning, strukturering och beslut om bevarande/gallring, förvaring/lagring, vård/skydd samt tillhandahållande av handlingar/uppgifter.

Dokumenthanteringsplan
Förteckning över alla allmänna handlingar som finns i verksamheten och anvisningar för hur de ska hanteras; om de ska bevaras eller gallras, hur de ska sorteras och förvaras, om de ska diarieföras, redovisningsnummer och så vidare.

Dossier
Sammanhållna handlingar eller akter i samma ämne.

Expediera
Att myndigheten skickar en handling till någon utanför den egna myndigheten eller gör den tillgänglig på annat sätt, till exempel via webben.

Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering
I Västra Götalandsregionen respektive i Göteborgs Stad har fullmäktige beslutat om Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering. Det styrande dokumentet, som är likalydande i de båda organisationerna, innehåller bestämmelser för hur arkivlagen ska tillämpas i Västra Götalandsregionen respektive Göteborgs Stad.

Förteckna
Redovisa handlingar i en arkivförteckning antingen enligt allmänna arkivschemat, eller enligt processorienterad informationsredovisning.

Förteckningsplan
Systematisk plan för att förteckna arkiv, enligt det allmänna arkivschemat eller enligt processorienterad informationsredovisning. Se arkivredovisning.

Förvaringsenhet
Mängd av handlingar som avgränsas genom sitt förvar. De handlingar som finns i en viss arkivbox kan sägas utgöra en förvaringsenhet. Filerna på en viss hårddisk kan utgöra en annan förvaringsenhet.

Förvarings-id
En unik beteckning för en förvaringsenhet som består av en kombination av handlingsslagets/processens punktnotation samt bindestreck och siffror. Det är synonymt med "signum" som används för att beteckna serier och volymer vid företeckning enligt allmänna arkivschemat.

Gallra
Förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar enligt gallringsbeslut eller med stöd av lag eller förordning. Det räknas också som gallring när man gör något som medför att det inte går att göra sammanställningar, söka i handlingarna eller fastställa handlingarnas äkthet. Begreppet gallring kan ha olika innebörd i olika författningar och ibland används andra begrepp till exempel radera, ta bort, utplåna eller förstöra trots att det är gallring som avses.

Gallringsbeslut
Finns det inga handlingar som ska bevaras, till exempel om samtliga ärenden inom en viss process eller med en viss funktion ska gallras beslutar Arkivnämnden endast om ”gallring”. Gallringsbeslut som tar upp både bevarandehandlingar och handlingar som ska gallras kallas ”bevarande- och gallringsbeslut”. Se bevarande- och gallringsbeslut.

Gallringsframställan
Se bevarande- och gallringsframställan

Gallringsfrist
Den tid handlingarna ska sparas. När gallringsfristen har löpt ut kan handlingen/informationen gallras.

Gallringsprotokoll
En sammanställning av de handlingar som har gallrats. I Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad finns inte längre något krav på att upprätta gallringsprokoll.

Handling
Framställning i skrift eller på bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel. Varje föremål som bär på någon slags information är en handling förutsatt att förmedlingen av informationen är det främsta syftet med föremålet. Exempel på handlingar är protokoll, brev, ritningar, fotografier, e-postmeddelanden, SMS, digitala filer och uppgifter ur databaser. För att en handling anses vara allmän så krävs det att den är förvarad hos en myndighet och anses inkommen eller upprättad hos myndigheten. Se allmän handling.

Handlingsslag
Mängd av handlingar som kommer till genom att en process genomförs upprepat, till exempel anställningshandlingar och inspektionsärenden.

Handlingstyp
Typ av handling som kommer till genom att en aktivitet genomförs upprepat. Handlingstyp är medieoberoende, det vill säga kan bestå av analoga eller digitala handlingar.

Hanteringsanvisningar
Anvisningar i exempelvis en dokumenthanteringsplan för hur en myndighets handlingar ska hanteras.

Informationsredovisning
Redovisning av den information en myndighet hanterar i form av allmänna handlingar. Informationsredovisningen består av uppgifter som ska kunna presenteras som en arkivbeskrivning, en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, en dokumenthanteringsplan och en arkivförteckning. Det är ett vidare begrepp än ”arkivredovisning”.

Informationsvärde
Det värde eller den betydelse som informationen har utifrån allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen, förvaltningen och forskningen. Informationens värde avgör vilken information som ska bevaras och vilken som kan gallras.

Intensivdataområde
Göteborgs kommun är ett så kallat intensivdataområde. Det innebär att handlingar i socialtjänstens personakter undantas från gallring (det vill säga bevaras) med hänsyn till forskningens behov av information.

Inventering
Genomgång av en arkivbildares alla handlingar. Görs för att man ska få en bild av arkivets omfång och innehåll. Av inventeringen ska framgå vilka handlingar myndigheten har och var de förvaras. Inventeringen är ofta ett underlag till arkivförteckningen.

Klassificeringsstruktur
Struktur som representerar verksamheten och används för klassificering av handlingsslag. Representerar verksamheten genom att den byggs upp av verksamhetsområden, processgrupper och processer. Strukturen är på så vis en verksamhetsbeskrivning.

Leveransbevis
Leveransbeviset är myndighetens kvitto på att Regionarkivet tagit över äganderätten och det juridiska ansvaret för arkivhandlingarna.

Leverera
Se överlämna.

Medium
Medel och metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar (information).

Metadata
Data om data. Används för att beskriva ett objekt, till exempel vad objektet innehåller, vem som har skapat det, hur informationen samlades in och i vilket format det är lagrat.

Myndighet
En myndighet är i Sverige varje offentligt organ som inte är en beslutande politisk församling. Myndigheterna utgör tillsammans med de beslutande församlingarna den offentligrättsliga statliga och kommunala organisationen. Bolag och stiftelser jämställs med myndigheter om regionen eller kommunen, ensam eller tillsammans, utövar ett rättsligt bestämmande inflytande över styrelsen.

Process
Avgränsad följd av aktiviteter som förekommer upprepat i verksamheten, det vill säga ett återkommande arbetsflöde med tydlig början och slut.

Processbeskrivning
Text eller grafisk bild som beskriver en process med de aktiviteter som ingår i den. En processbeskrivning ska innehålla vad som initierar och avslutar processen och de vanligaste aktiviteterna.

Processorienterad informationsredovisning
En modell för att klassificera, strukturera och beskriva handlingar/information och arkiv. Modellen kopplar ihop myndighetens processer med de handlingar och den information som uppstår i dess verksamhet och anger hur handlingarna och informationen ska hanteras.

Radera
Att gallra elektroniska handlingar eller upptagningar innebär normalt att viss information raderas från databäraren. Tänk på att enskildas rätt till radering enligt dataskyddsförordningen inte gäller uppgifter i allmänna handlingar om behandlingen är nödvändig för arkivändamål av allmänt intresse.

Regionarkivet
Regionarkivet är Arkivnämndens förvaltning. Regionarkivets fullständiga namn är Regionarkivet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad.

Registrering 
Allmänna handlingar ska som huvudregel registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Ett register över allmänna handlingar ska enligt offentlighets- och sekretesslagen uppfylla vissa minimikrav. Se diarium.

Registerförfattningar
Vid sidan om dataskyddslagstiftningen finns bestämmelser om dataskydd i en mängd s.k. registerförfattningar. Vissa registerförfattningar innehåller särskilda bestämmelser om gallring. Registerförfattningarna gäller i regel för en viss myndighet eller grupp av myndigheter.

Rensning
Att handlingar som inte är allmänna handlingar, innan arkivering, plockas bort och förstörs. Till skillnad från gallring krävs det inget gallringsbeslut för att få rensa.

Reversal
Ålderdomligt uttryck som vi inte använder längre. Istället säger vi leveransbevis. Se leveransbevis.

Sekretess
Sekretess innebär ett förbud mot att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen, genom utlämnande av en allmän handling eller på något annat sätt. Sekretess gäller exempelvis inom sjukvården och socialtjänsten. Vilka sekretessbestämmelser som gäller i olika fall regleras av offentlighets- och sekretesslagen.

Serie
Ett antal arkivvolymer som hör ihop genom att de har samma funktion eller genom att de handlar om samma ämne. Några vanligt förekommande serier är nämndprotokoll, diarieförda handlingar, personalakter och patientjournaler. Seriebildning och serieindelning bör göras oberoende av handlingarnas medium.

Strukturenhet
De delar som ingår i klassificeringsstrukturen kallas strukturenheter. Det kan till exempel vara verksamhetsområden, processgrupper eller processer.

Sökmedel
Förteckningar, register och liknande som används för att söka information.

Tillsyn
Tillsynen har till syfte att kontrollera att lagar och andra författningar inom arkivområdet efterlevs. Arkivmyndigheternas tillsynsuppgift över tillsynsobjektens arkivbildning och arkivvård är reglerad i både arkivlagen och arkivförordningen.

Tillsynsobjekt
Arkivmyndigheterna i kommuner och regioner har olika typer av tillsynsobjekt. Gemensamt för tillsynsobjekten är att de förvarar, tar emot eller upprättar allmänna handlingar.

Tillämpningsbeslut
Myndighetsbeslut som dokumenterar hur man ska tillämpa en föreskrift i sin verksamhet, till exempel ett bevarande- och gallringsbeslut som beslutats av arkivmyndigheten.

Upptagning
Se handling.

Verksamhetsinformation
I informationsredovisningssammanhang använder vi begreppet synonymt med allmänna handlingar och arkiv.

Verksamhetsområde
I informationsredovisningssammanhang är ett verksamhetsområde en grupp av processer som hör ihop, exempelvis genom att ha gemensamma mål, målgrupper eller regelstöd. Verksamhetsområdet utgår från de uppdrag som en myndighet har. Verksamhetsområdena utgör den översta nivån i klassificeringsstrukturen, en rubriknivå.

Verksamhetsbeskrivning
Se klassificeringsstruktur.

Volym
Fysisk enhet som innehåller en eller flera handlingar. Den vanligast förekommande volymen är arkivboxen (arkivkartong). Andra exempel på volymer är inbundna böcker, kortlådor, kart- och ritningsomslag inklusive rullar samt mikrofilmrullar.

Överlämna
Överlämnande och leverans används ofta synonymt och innebär i korthet att ett arkiv eller en del av ett arkivbestånd dels förs över från en arkivbildare till en annan eller till en arkivmyndighet, dels att ansvaret för vård, bevarande och tillhandahållande av handlingarna förs över till den övertagande myndigheten eller arkivmyndigheten.