Praktiska råd om arkivhantering hos föreningar
Här kan du ta del av en rad enkla tips för att få ordning på flödet av föreningens arkivhandlingar.
Utse en arkivansvarig
Det är lämpligt att en förening utser en arkivansvarig som ser till att föreningens handlingar hålls samlade och inte löper risk att skingras. Om föreningen väljer att deponera sitt material hos Göteborgs föreningsarkiv kan denna person vara kontaktperson.
Ordna handlingar
Handlingar som sätts in i pärmar placeras i kronologisk ordning. Skilj på olika slags handlingar, exempelvis protokoll, korrespondens och ekonomi, så att de förvaras var för sig i var sin pärm.
Ta bort plastfickor, tejp, häftklamrar och gem från handlingarna innan de arkiveras. Plast och metall skadar både pappret och texten på pappret.
Skilj på det som ska sparas och det som ska slängas
Om ni har bestämt att en viss typ av handlingar inte behöver sparas för all framtid kan dessa handlingar förvaras för sig, så blir det lätt att sortera ut dem när det blir dags att städa i arkivet.
Datera viktiga handlingar
Kom ihåg att datera viktiga handlingar som protokoll och verksamhetsberättelser. Skriv gärna på pärmryggen vad pärmen innehåller, till exempel "Styrelseprotokoll 2005-2010".
Använd gärna arkivgodkänt materiel
Vi rekommenderar att även föreningar använder arkivgodkänt materiel. Handlingar som ska bevaras för framtiden behöver framställas och lagras med arkivgodkänt eller åldersbeständigt materiel. Det gäller till exempel papper, pennor, stämplar, kopiatorer och skrivare. RISE Research institutes of Sweden certifierar produkter som märks med RISE certifieringsmärke för arkivmateriel och beteckningen "Svenskt arkiv".
Se lista över certifierade produkter på RISE:s webbplats
Använd arkivskåp
Klubbstugor och möteslokaler kan bli utsatta för inbrott och skadegörelse. Skydda handlingarna mot brand, fukt och skadeinsekter genom att använda brandklassade arkivskåp.
Digitala handlingar
Om föreningen har en mindre mängd digitala handlingar är det lättast att skriva ut dessa på papper för att bevara dem in i framtiden. Om föreningen har en större mängd digitala handlingar kan ni kontakta Göteborgs föreningsarkiv för att se om vi kan hjälpa till.