Leverera analoga arkiv

Varje förvaltning, bolag och stiftelse ansvarar själv för att ta initiativ till en leverans till Regionarkivet och göra de förberedelser som krävs. Du som är arkivansvarig behöver kontakta Regionarkivet i god tid för råd och vägledning om förberedelserna som krävs. I handledningen Leverera analoga arkiv finns råd och rekommendationer för leveranser. 

Standardleverans till Regionarkivet

Fyll i framställan som du hittar här nedanför och skicka den till Regionarkivet. Du kan också behöva skicka in mer information, till exempel myndighetens arkivbeskrivning eller arkivförteckning för att Regionarkivet ska kunna fatta ett beslut om leveransen.
Framställan om leverans (standard) 

Särskilda typer av leveranser till Regionarkivet

Det finns särskilda rutiner och blanketter för vissa typer av överlämnanden som har vissa förutbestämda leveransperioder. Regionarkivet gör också utskick inför sådana leveransperioder. 

Överlämna friskolebetyg

Informationsblad — Överlämna friskolebetyg till Regionarkivet
Leveransbevis och leveranslista - friskola

Överlämna Närhälsans BVC-journaler

BVC-journaler i original som är upprättade av Närhälsan i Västra Götalandsregionen ska levereras tio år efter sista anteckning. Fyll i framställan om leverans som du hittar här nedanför och skicka den till Regionarkivet. En handläggare hör av sig till dig och ger dig mer information.
Framställan om leverans av BVC-journaler 

Överlämna Göteborgs Stads elevhälsovårdsjournaler

Elevhälsovårdsjournaler upprättas av skolsköterska och skolläkare som en del av Elevhälsans medicinska insats i Göteborgs Stad. De ska levereras till Regionarkivet ett år efter det att eleven avslutat sina gymnasiestudier på en friskola. Om en elev slutar under sin grundskoletid på en friskola återlämnas journalen till den kommunala grundskolan, men om skolan inte finns kvar lämnas den till Regionarkivet samma år som eleven slutar. Kontakta Regionarkivet när du ska överlämna elevhälsovårdsjournaler. Skicka med blanketten Leveransbevis och leveranslista i två exemplar med leveransen.
Leveransbevis och leveranslista (standard)

Överlämna socialtjänstens personakter

Personakter inom socialtjänsten ska levereras fem år efter sista anteckning gjorts, enligt socialtjänstlagen. Vid ett tillfälle varje år ska socialtjänstens personakter ställas av och överlämnas till Regionarkivet. Inför varje avställningsperiod gör Regionarkivet och intraservice utskick och håller i informationsmöten. Fyll i framställan som du hittar här nedanför och skicka till Regionarkivet.
Framställan om leverans av socialtjänstens personakter 

Överlämna tandvårdsjournaler

Du som arbetar på Folktandvården registrerar de journaler du ska leverera i Tandvårdsdatabasen. Kontakta Regionarkivet för att få ett användarkonto eller om du har frågor. All information du behöver finns sedan i Tandvårdsdatabasen.

Överlämna journalarkiv efter IVO-beslut

När Inspektionen för vård och omsorg (IVO) har beslutat att ett journalarkiv ska omhändertas av Regionarkivet är ett första steg att lämna uppgifter om verksamheten och journalbeståndet. Fyll i blanketten nedan och skicka in till Regionarkivet.
 Uppgifter om leverans efter IVO-beslut

Dags för leverans

Efter överenskommelse med Regionarkivet kan du boka tid för leveransen. Du kan anlita en flyttfirma eller också kan din myndighet själv sköta transport och uppackning. Tillsammans med leveransen skickar du blanketten Leveransbevis och leveranslista i två exemplar samt ett utdrag ur arkivförteckning och annan dokumentation. 

När leveransen är klar och godkänd av Regionarkivet får du tillbaka ett signerat exemplar av leveransbeviset. Uppdatera arkivbeskrivningen och ange i arkivförteckningen vilka handlingar som har överlämnats till Regionarkivet och när detta skedde.

Kostnader

Myndigheten som levererar står för alla kostnader fram till dess att handlingarna är uppställda i godkänd ordning hos Regionarkivet. Sedan förvaras handlingarna utan kostnad för myndigheten.

Om myndigheten inte har följt Regionarkivets anvisningar, eller skickat över arkiv som vi inte kommit överens om, skapar det extra arbete för Regionarkivet. Då kan Regionarkivet begära ersättning för detta eller återsända leveransen på avsändarens bekostnad.

Leverera digitala handlingar

Läs mer om att leverera digitala handlingar på sidan Leverans till e-arkiv. 

Efter leveransen

När Regionarkivet har tagit över arkiv eller del av arkiv från en myndighet, övergår hela ansvaret till Regionarkivet. Handlingar som omfattas av sekretess har samma skydd hos Regionarkivet som hos den överlämnande myndigheten. Regionarkivet lämnar ut material som kopia efter sekretessprövning.