Leverera till e-arkiv

Innan du kan överföra digitala handlingar till ett e-arkiv behöver du göra ett förarbete. Detta arbete är ofta omfattande, så det är viktigt att du påbörjar det i god tid innan leveransen är tänkt att genomföras. Här hittar du stöd i arbetet med att förbereda digitala handlingar för leverans till e-arkiv samt till digital slutarkivering hos Regionarkivet.

När du förbereder för en digital leverans utgår du från den internationella standarden PAIMAS där du gör en bevarandeutredning och en leveransspecifikation.  PAIMAS består av:

  • Utredningsfas
  • Genomförandefas

  • Specificeringsfas

  • Leveransframställan

När vi arbetar enligt PAIMAS förhandlar vi och kommer överens om vad som ska bevaras och formerna för hur och när leveransen ska genomföras. Verksamheten som vill leverera informationen (producenten) ansvarar för att föra processen framåt, men det finns moment där Regionarkivet kan behöva vara mer delaktig i arbetet. 

Påbörja leveransarbetet 

Leverans till e-arkiv i VGR och Göteborgs Stad

När du ska leverera till ett verksamhetsnära e-arkiv inom Västra Götalandsregionen eller Göteborg Stad bör du göra en bevarandeutredning och använda dig av Regionarkivets metodstöd. Detta eftersom det kommer att underlätta en framtida leverans till Regionarkivet för slutarkivering. När de digitala handlingarna blir arkiverade på rätt sätt i mellanarkivet kan de överföras till det digitala slutarkivet utan en alltför omfattande arbetsinsats.

Digital slutarkivering hos Regionarkivet

Börja med att kontakta Regionarkivet och berätta vad ni har för behov. Vi bokar in ett inledande möte där vi tillsammans går igenom den leveransförberedande processen och lägger upp en grov plan för det kommande arbetet.

Verksamheten som vill leverera ansvarar för hur arbetet med leveransförberedelserna organiseras. Det kan organiseras på olika sätt beroende på omfattning och komplexitet. Vi rekommenderar att mer omfattande arkiveringar organiseras i projektform. 

Utredningsfasen

Det behövs en utredningsfas både för att leverera till ett verksamhetsnära e-arkiv och för att få leverera till Regionarkivets slutarkiv. De roller som ofta behöver vara involverade i arbetet är till exempel systemleverantör, systemförvaltare, användare och personer från IT-organisationen.

Ni själva ansvarar för att driva arbetet framåt och kan ta stöd av Regionarkivet i olika delar av processen.

Bevarandeutredning 

I utredningsfasen går ni bland annat igenom vad systemet innehåller, vad som ska bevaras och gallras, hur export och paketering kan göras samt uppskattar kostnad och genomförbarhet. Du kan följa stegen i Regionarkivets stöd för bevarandeutredning inför e-arkivering.

Om du behöver mer stöd kring PAIMAS kan du utgå från Riksarkivets leveranshandledning Leveranshandledning.pdf (riksarkivet.se).

Bevaranderapport 

Resultatet av bevarandeutredningen dokumenterar du i en bevaranderapport. Utgå från Regionarkivets stöd för bevaranderapport med obligatoriska rubriker. Rapporten blir ett underlag för arkiveringen och den blir också viktig för att man i framtiden ska kunna förstå det digitala arkivet.

När du skickat in bevaranderapporten, kan e-arkivet eller Regionarkivet avgöra om en preliminär leveransöverenskommelse kan göras.

Utredningsfasen ger svar på

  • vilken information som ska bevaras (arkivobjektet) och för vilken målgrupp  

  • hur informationen som ska bevaras kan exporteras från verksamhetssystemet 

  • vilka anpassningar som behöver göras, som konvertering av filformat och andra registervårdande insatser 

  • hur arkivobjekten kan struktureras och paketeras för leverans till arkivet 

  • vilka åtgärder som arkivet behöver vidta i samband med leveransen.  

Genomförandefasen - inför digital leverans till slutarkiv 

När utredningsfasen är klar och ni har fått en preliminär leveransöverenkommelse av Regionarkivet börjar ert arbete med att exportera, anpassa och paketera informationen för leverans. Utgå från det som framkommit i utredningen och fördjupa vissa delar ytterligare vid behov.

Verksamheten som vill leverera ansvarar själv för hur arbetet planeras, organiseras och budgeteras. Regionarkivet rekommenderar att mer omfattande arkiveringar organiseras i projektform.

Du kan vända dig till Regionarkivet för råd och rekommendationer om det skulle uppstå komplikationer och avvikelser som behöver hanteras för att komma vidare i arbetet.

Genomförandefasen leder till att

  • informationen är exporterad från verksamhetssystem 

  • exporten är kontrollerad och verifierad så den är korrekt och fullständig 

  • insatser med registervård är genomförda 

  • filformat är konverterade och validerade 

  • arkivobjekten är transformerade och strukturerade 

  • arkivobjekten är kontrollerade och verifierade 

  • arkivobjekten är paketerade i ett leveranspaket (SIP) för testleverans 

  • avvikelser och förändringar i relation till utredningen är dokumenterade. 

Specificeringsfasen - inför digital leverans till slutarkiv 

Vi inleder specificeringsfasen med en första testleverans. Vi granskar den överförda informationen och följer upp bevaranderapporten och de eventuella avvikelser som identifierats under genomförandefasen. Om avvikelserna helt förändrar informationsvärderingen eller andra bärande delar kan en ny rapport behöva upprättas.

Specificeringsfasen klarlägger

  • hur många arkivobjekt som ska levereras  

  • vilka format som ska förekomma i leveransen   

  • hur leveransen ska paketeras och överföras  

  • vilka kontroller som ska genomföras vid mottag till e-arkivet  

  • hur materialet ska arkiveras hos Regionarkivet  

  • hur leveransen ska förtecknas  

  • hur materialet ska kunna återsökas och tillgängliggöras  

  • tidpunkt och periodicitet för leverans  

  • hur Regionarkivet ska hantera leveransen vid mottagande  

  • vilken metadata som behövs och varifrån den ska hämtas 

Specifikation för elektroniska handlingar 

När ovanstående punkter klarlagts, tar du fram en specifikation för leveransen som anger exakt vad som ska levereras. I specifikationen anger du hur leveranspaketet är strukturerat och vad det innehåller, till exempel uppgifter om omfång, format eller restriktioner. När Regionarkivet ska kontrollera leveransen gör vi det gentemot uppgifterna i specifikationen. Använd blanketten Specifikation för elektroniska handlingar.

Specifikation för metadata 

Under utredningsarbetet har du identifierat och säkrat förekomst av nödvändig metadata. I specificeringsfasen behöver du redogöra för var i leveranspaketet som denna metadata förekommer.

Regionarkivet använder ett generiskt metadataschema för alla typer av arkivobjekt. En del uppgifter är obligatoriska och det kan också vara nödvändigt att lägga till fler uppgifter beroende på informationstyp.

Använd Regionarkivets mappningsschema för att beskriva kopplingen mellan Regionarkivets metadataschema och motsvarande uppgift i leveranspaketet (förekomst och sökväg). Det är viktigt att du fyller i mappningsschemat korrekt. Fel eller brister kan medföra att Regionarkivet inte godkänner leveransen.

Regionarkivet behöver tillgång till metadatan för att kunna utföra automatiserade kontroller av leveransen och för att kunna indexera arkivobjekten så de blir sökbara i slutarkivet. 

Framställan om leverans 

När alla dokument har tagits fram är det dags att göra en leveransframställan till Regionarkivet där du bifogar dokumenten. Använd blanketten Framställan om leverans (länk kommer). När din framställan har godkänts får du information om hur du ska överföra det digitala arkivpaketet (vanligtvis via FTP).