Så behandlar stadsfastighetsförvaltningen personuppgifter

Vad är en personuppgift?

Vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 och annan tillämplig lagstiftning. En personuppgift är all typ av information som kan härledas till en levande person. Det kan till exempel vara namn, personuppgifter, adress, telefonnummer och fotografier. Även andra typer av uppgifter, som registreringsnummer, kan vara personuppgifter om de kan knytas till en person.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som man kan göra med personuppgifter, till exempel att samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera, och kopiera.

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är stadsfastighetsnämnden. Det innebär att de har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt. Har du frågor om behandlingen eller vill ha tillgång till dina personuppgifter ska du kontakta den personuppgiftsansvarige eller dataskyddsombudet, se kontaktuppgifter längst ner.

Varför får vi behandla dina personuppgifter (laglig grund)?

All personuppgiftsbehandling måste ha en laglig grund. Laglig grund är de skäl som enligt dataskyddsförordningen är giltiga för att få behandla personuppgifter. Någon av dessa grunder måste föreligga om vi ska hantera dina personuppgifter.

• Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
• Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
• Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.
• Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
• Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

I huvudsak sker personuppgiftsbehandlingen på stadsfastighetsförvaltningen med antingen rättslig förpliktelse, myndighetsutövning eller allmänt intresse som grund.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vi kommer inte att behandla dina personuppgifter om vi inte har en väl motiverad anledning till att göra det. När vi samlar in personuppgifter ska ändamålet med behandlingen tydligt framgå. Om dina personuppgifter ska behandlas för en annan anledning än den ursprungliga, så kommer du att få information om det innan ny behandling påbörjas.

Nedan ger vi exempel på vilka stora områden som vi behöver samla in personuppgifter till och varför.

Hantering av reparationer och hantering av tillsyn och skötsel

Behandlingens ändamål är att åtgärda och följa upp reparationer, tillsyn och skötsel på fastigheten. I de här processerna behandlar vi namn, e-post och telefonnummer till medarbetare i Göteborgs Stad och i vissa fall privata hyresgäster. Mottagarna av personuppgifterna är utförare, kundmottagare, administratörer på serviceavdelningen samt externa utförare och vi behandlar dessa för att fullgöra ett avtal.

Hyresavtalshantering

Behandlingens ändamål är att hantera avtal för lokaler för både ut- och inhyrning. I den här processen behandlar vi namn, adress, e-post, telefonnummer samt personnummer till hyresgäster, firmatecknare och medarbetare på stadsfastighetsförvaltningen. Mottagarna av personuppgifterna är hyresförhandlare, ekonomipersonal, förvaltare och administratörer och vi behandlar dessa för att fullgöra ett avtal.

Hantera byggprojekt

Behandlingens ändamål är att administrera byggprojekt. I den här processen behandlar vi namn, e-post, telefonnummer och adress till interna och externa projektdeltagare och privatpersoner med synpunkter på projekten. Mottagarna av personuppgifterna är interna projektdeltagare och vi behandlar dessa på grund av allmänt intresse eller led i myndighetsutövning.

Hantera kunduppdrag

Behandlingens ändamål är att hantera beställningar i samband med kunduppdrag. I den här processen behandlar vi namn, e-post och telefonnummer till medarbetare i Göteborgs Stad och vissa privata hyresgäster. Mottagarna av personuppgifterna är kundmottagare, administratörer på serviceavdelningen, externa utförare, förvaltare och projektledare. Behandlingen görs för att fullgöra ett avtal.

Webbplatser och cookies

När du besöker någon av våra webbplatser används kakor (cookies). En kaka är en liten textfil som lagras på din dator. Kakor används normalt för att förbättra en webbplats för dig som besökare, genom att föra över information mellan webbläsare och webbservrar. De vanligaste användningsområdena är att spara användarens val på en webbsida och för teknisk information. Kakor används också för att samla statistik om besök på webbsidan.

Kakorna kan både vara sessionskakor (som försvinner direkt efter ditt besök) och beständiga kakor (som ligger kvar på din dator under en bestämd tid).

Om du inte accepterar att kakor används kan du stänga av användningen av kakor. Det gör du i din webbläsares säkerhetsinställningar

Vem får ta del av dina personuppgifter?

Ledamöter i stadsfastighetsnämnden och anställda på stadsfastighetsförvaltningen samt övriga med uppdrag för stadsfastighetsförvaltningen tar del av dina personuppgifter i den utsträckning det behövs för att handlägga ditt ärende. I vissa fall använder vi så kallade personuppgiftsbiträden. Personuppgiftsbiträden är andra parter som på stadsfastighetsförvaltningens uppdrag utför personuppgiftsbehandling. Personuppgiftsbiträden får endast behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från oss. Allmänheten har rätt att ta del av dina personuppgifter i de fall de ingår i allmänna handlingar och uppgifterna inte är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Hur har vi fått in dina personuppgifter?

I de allra flesta fall har du själv lämnat dem till oss för att vi ska kunna hantera ett ärende för dig, till exempel om du lämnar in en synpunkt eller felanmälan till oss. Ibland kan vi också få dina personuppgifter från någon annan. Det kan vara att dina personuppgifter finns i handlingar som stadsfastighetsförvaltningen får på remiss eller via upprättade hyresavtal.

Överföring till tredje land

Skulle dina personuppgifter hanteras utanför EU/EES-området (så kallade tredje land) så berättar vi det för dig. Hanteringen sker i så fall enligt de skyddsregler som finns i dataskyddslagstiftningen.

Lagringstid

Dina personuppgifter kommer att sparas av oss till dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Om personuppgifterna ingår i en allmän handling krävs gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna gallras. Handlingar som saknar gallringsbeslut bevaras enligt de bestämmelser som finns i arkivlagen. Stadsfastighetsförvaltningen gallrar handlingar av tillfällig och ringa betydelse vid inaktualitet. Vill du veta mer kring vilka gallringsbeslut stadsfastighetsförvaltningen tillämpar kan du kontakta oss.

Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas av oss

• Du kan begära att få tillgång till dina personuppgifter och du har då rätt att få information om de uppgifter vi behandlar om dig kostnadsfritt. Vanligtvis kallas detta ett registerutdrag. Begäran om registerutdrag ska skickas till förvaltningsbrevlådan stadsfastighet@stadsfast.goteborg.se. Mer information om registerutdrag finns att läsa på www.imy.se.
• Du kan begära rättelse, radering eller begränsning av en behandling av dina personuppgifter. Dessa rättigheter är begränsade, till exempel om dina uppgifter ingår i en allmän handling är det inte tillåtet att radera dessa, eller om uppgifterna på annat sätt är nödvändiga för att stadsfastighetsförvaltningen ska fullgöra sitt uppdrag.
• Du kan invända mot behandling av dina personuppgifter.
• Du kan i vissa fall begära dataportabilitet.
• Du kan när som helst återkalla eventuellt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke gäller återkallelsen från den dag som återkallelsen skedde.
• Du kan klaga på vår behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten.

Kontaktuppgifter

Om du vill begära registerutdrag, utöva några av dina övriga rättigheter enligt dataskyddsförordningen eller ha ytterligare information kan du kontakta stadsfastighetsförvaltningen genom e-post stadsfastighet@stadsfast.goteborg.se eller telefonnummer: 031-365 00 00 (Göteborgs Stads kontaktcenter).

Du kan också vända dig med frågor eller synpunkter till stadsfastighetsförvaltningen dataskyddsombud som nås på dso@intraservice.goteborg.se. Uppge vid kontakt att frågan gäller personuppgiftsbehandling hos stadsfastighetsnämnden/stadsfastighetsförvaltningen i Göteborgs Stad.