Steg för steg - från bokning till slutbesiktning

Skicka in din ansökan via e-tjänsten bokningochbidrag.goteborg.se. 

Läs mer: Ansök om anläggning eller yta för evenemang

Du kan följa din ansökningsprocess via Min sida (för privatpersoner) eller Min förening i e-tjänsten bokningochbidrag.goteborg.se. 

När du skickat in din ansökan går vi igenom den och återkommer till dig om du behöver komplettera med någon information.

När vi har fått all information får du besked om din ansökan är godkänd. Om ditt förslag inte går att genomföra kan vi ibland erbjuda ett alternativ.

Efter att din ansökan är godkänd tilldelas du en evenemangskoordinator som är din kontaktperson hela vägen fram till slutbesiktning och avslut. Koordinatorn hjälper dig genom de praktiska delarna. Till exempel att skriva avtal, samordna med anläggningspersonal och hantera beställningar som behövs för att ditt evenemang ska bli så bra som möjligt.

När ditt evenemang har blivit godkänt kan du börja förberedelserna. Det kan till exempel handla om att ansöka om polistillstånd, läsa igenom bokningsvillkor för evenemang och sätta dig in i säkerhetsplaneringen.

Du kan också behöva fundera på om du behöver extra utrustning, särskilda försäkringar, försäljningsrättigheter eller musiklicenser.

Det är viktigt att du gör detta i god tid, så att processerna är igång innan ditt första möte med koordinatorn.

Inför evenemanget går vi tillsammans igenom de praktiska detaljerna för att säkerställa att allt är på plats. Detta kan handla om frågor som teknisk utrustning, säkerhetsplanering och eventuella beställningar av extra resurser eller anpassningar utifrån evenemangets behov.

Avstämningen sker genom möten eller löpande kontakt med vår evenemangskoordinator och anläggningspersonal, beroende på evenemangets omfattning och dina önskemål. Vi dokumenterar alla överenskommelser som du sedan godkänner genom ett avtal.

När alla detaljer är på plats skriver vi ett avtal som reglerar villkoren för ditt evenemang. Avtalet innehåller information om:

• Ordinarie service
• Fast och rörlig ersättning
• Särskilda överenskommelser
• Kontaktuppgifter
• Övriga praktiska villkor

Avtalet följer idrotts- och föreningsförvaltningens bokningsvillkor för evenemang och signeras elektroniskt med BankID via ”Min sida” eller ”Min förening” i e-tjänsten bokningochbidrag.goteborg.se. När du signerar bekräftar du avtalet och godkänner villkoren för evenemanget.

Avtalet gäller under den period som är avtalad, inklusive tid för etablering och avveckling. De exakta datumen och tiderna framgår av din bokningsbekräftelse.

Innan evenemanget gör du en förbesiktning tillsammans med anläggningspersonal.

Läs mer om förbesiktning här. 

Nycklar och tillgång till din evenemangsplats

Till många anläggningar behöver du en nyckelbricka. Du måste hämta din nyckelbricka senast en dag innan start.

På vissa evenemangsytor kan bommar behöva öppnas. Detta görs i dialog med anläggningspersonal.

Läs mer om nycklar och tillträde.

Etablering – förberedelser på plats

Etablering innebär att du som arrangör ställer i ordning inför evenemanget – till exempel bygger upp scen, läktare eller annan utrustning. Etableringen följer det som står i avtalet.

Nu är du redo att genomföra ditt evenemang.

Anläggningspersonal finns alltid i bemannade hallar. Vid större eller återkommande evenemang som cuper eller konserter, finns oftast även en evenemangskoordinator på plats för att se till att allt flyter på som det ska.

Hur upplägget kommer att se ut för ditt evenemang bestäms under planeringsfasen innan vi skriver avtal.

När evenemanget är över ansvarar du för att grovstäda och återställa lokalen till ursprungligt skick.

Slutbesiktning

Vi gör en slutbesiktning tillsammans. Då kontrollerar vi att allt är i gott skick, som innan evenemanget.

Vi gör alltid en utvärdering av evenemanget tillsammans med dig. Den kan ske via ett möte, mejl eller telefonsamtal. Vilket upplägg som passar bäst kommer vi överens om under planeringsfasen.