Personuppgiftsbehandling i Google Workspace for Education

Denna information beskriver hur vi behandlar dina personuppgifter när du använder dessa tjänster, vilka rättigheter du har och hur Utbildningsnämnden rent juridiskt skyddar din data.

Ändamål och rättslig grund

På din skola behandlas personuppgifter i den digitala lärplattformen för att lärare ska kunna planera undervisning, dela ut och bedöma skolarbeten, samt för att du ska kunna samarbeta med andra elever. Verktygen finns också där för att erbjuda dig ett säkert digitalt AI-stöd i ditt lärande.

Rent juridiskt behandlar Utbildningsnämnden dessa uppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse (artikel 6.1 e GDPR), med fastställt stöd i skollagen och läroplanernas krav på en modern och varierad undervisning.

Din skola använder aldrig plattformen eller dess AI-verktyg för att fatta automatiserade beslut om dina betyg eller din behörighet. Det är alltid en lärare som självständigt ansvarar för slutliga bedömningar.

Vilka personuppgifter behandlas?

När du använder tjänsterna behandlas tre huvudkategorier av uppgifter:

• Kontouppgifter (identitetsdata): Ditt namn, din e-postadress, skola, klass/grupp, samt tekniska uppgifter för att du ska kunna logga in säkert.
• Innehållsdata (skolarbeten och kommunikation): De dokument, presentationer, inlämningar, e-postmeddelanden och chattar du skapar, samt de texter (prompter) och filer du väljer att mata in i AI-verktygen.
• Servicedata (tekniska loggar): Teknisk information som plattformen behöver för att fungera säkert, exempelvis din IP-adress, enhetsinformation och säkerhetsloggar.

Strikt förbud mot känsliga uppgifter

Förvaltningen har beslutat om ett absolut förbud mot att hantera känsliga personuppgifter (t.ex. information om hälsa, religion eller politiska åsikter) i plattformens fritextfält och AI-verktyg. Om skolan behöver hantera sådana uppgifter görs det i andra, särskilt anpassade system.

Användning av AI-verktyg (Gemini och NotebookLM)

Din skola erbjuder de generativa AI-verktygen Gemini och NotebookLM som pedagogiska stödverktyg. Dessa omfattas av samma strikta avtalsvillkor ("Enterprise Data Protection") som övriga kärntjänster i plattformen.

Detta innebär ett tvingande avtalsmässigt skydd: Det du skriver och laddar upp i AI-verktygen (innehållsdata) används aldrig för att träna leverantörens publika AI-modeller. Som standardprocess sker heller ingen mänsklig granskning av innehållet, och för att förhindra oavsiktlig exponering har förvaltningen som en tvingande skyddsåtgärd inaktiverat funktionerna för att skicka manuell systemfeedback till leverantören.

Vem är ansvarig för vad?

Utbildningsnämnden i Göteborgs Stad är personuppgiftsansvarig för den behandling som sker när du använder tjänsterna i skolarbetet. Ansvarsfördelningen gentemot leverantören är strikt reglerad och delas in i tre fastställda legala förhållanden:

1. För ditt skolarbete och konto (Kunddata): Google (Google Cloud EMEA Limited) agerar enbart som personuppgiftsbiträde åt Utbildningsnämnden. Google får endast behandla denna data enligt förvaltningens dokumenterade instruktioner och förbjuds i avtal att använda datan för egna kommersiella ändamål (t.ex. reklam).
2. För tekniska loggar (Servicedata): För den tekniska data som krävs för att leverera tjänsten och upprätthålla säkerheten agerar Google (Google Cloud EMEA Limited) som självständigt personuppgiftsansvarig. Detta regleras i ett särskilt tilläggsavtal (Service Data Addendum) som strikt förbjuder Google att använda dessa loggar för att profilera dig eller rikta marknadsföring mot dig.
3. För inbäddat YouTube-material (gemensamt ansvar): Om din lärare bäddar in ett YouTube-klipp i plattformen tillämpas ett integritetsförbättrat läge. Ingen data överförs förrän du aktivt klickar på "play". I det exakta ögonblick videon startas samlas teknisk nätverksdata (såsom din IP-adress) in av Google LLC. För just detta insamlingsögonblick har Utbildningsnämnden och Google LLC ett gemensamt personuppgiftsansvar. För all eventuell efterföljande behandling av dessa tekniska data agerar Google LLC som självständigt ansvarig.

Utöver Google kan personuppgifter enligt lag överlämnas till andra myndigheter, eller till Regionarkivet för bevarande av allmänna handlingar.

Cookies och teknisk spårning

När du använder plattformen med ditt skolkonto används cookies uteslutande för att hålla dig inloggad och garantera säkerheten. Förvaltningens tekniska inställningar blockerar plattformen från att använda din data för annonsvisning eller kommersiell spårning. Ditt skolkonto är helt reklamfritt.

Överföring till länder utanför EU/EES (tredjeland)

Då tjänsterna levereras via en global molninfrastruktur har Utbildningsförvaltningen genomfört en fördjupad riskbedömning av de överföringar av data som sker utanför EU/EES.

Som utgångspunkt styrs lagringen av dina vanliga skolarbeten (t.ex. i Drive och Classroom) till servrar inom EU. Viss data, såsom tekniska säkerhetsloggar och det material du bearbetar i AI-tjänsterna, hanteras dock i leverantörens globala infrastruktur. För att säkerställa att detta sker lagligt tillämpar Utbildningsförvaltningen en fastställd och exponeringsbaserad hybridmodell:

• USA: Överföringar av data hanteras med stöd av EU-kommissionens adekvansbeslut (Data Privacy Framework, DPF).
• Övriga tredjeländer (strukturell drift och AI): Hanteras med stöd av EU:s standardavtalsklausuler (SCC) i kombination med fördjupade juridiska bedömningar som visar att utländsk lagstiftning i praktiken inte riktas mot svensk skoldata.
• Övriga tredjeländer (manuell support): Hanteras genom tvingande organisatorisk datasanering vid källan. Om skolan behöver teknisk support rensas ärendet på elevuppgifter innan det skickas till leverantören.

Utbildningsnämnden bedömer att dessa legala överföringsmekanismer, tillsammans med stark plattformskryptering och tvingande avtalsvillkor (Core Service-villkor) för AI-tjänsterna, säkerställer en skyddsnivå som uppfyller dataskyddsförordningens krav för de uppgifter som tillåts i plattformen.

Så länge sparas din data (Gallring)

• Ditt elevkonto: Kontot är aktivt under din studietid. När du avslutar dina studier inaktiveras kontot. 90 dagar efter inaktivering raderas kontot och alla dina filer permanent. (Vissa officiella handlingar, t.ex. betyg, sparas dock i andra system enligt arkivlagen).
• AI-historik i Gemini: Systemet är konfigurerat för tvingande automatisk gallring av prompthistorik efter 3 månader.
• AI-projekt i NotebookLM: Då denna tjänst saknar automatisk korttidsgallring är instruktionen att du själv ska radera dina inaktuella källor och projekt när en kurs eller ett arbetsmoment är avslutat. Om du inte gör det raderas materialet slutgiltigt när ditt skolkonto avslutas (90 dagar efter inaktivering).

Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du som registrerad rätt att:

• Få information om och begära tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig (artikel 13–15).
• Begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter (artikel 16).
• Begära radering eller begränsning av behandling i specifika fall (artikel 17–18).
• Invända mot behandling som stödjer sig på allmänt intresse (artikel 21).

Eftersom Google i vissa tekniska delar (Servicedata) är självständigt ansvariga, bistår skolan dig i möjligaste mån att utöva dina rättigheter även gentemot dem. Om du anser att vi hanterar dina uppgifter på ett felaktigt sätt har du alltid rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Frågor och kontakt

För att utöva dina rättigheter eller ställa frågor kring hur vi behandlar personuppgifter inom Google Workspace for Education, vänder du dig i första hand till din skola. Du kan även kontakta utbildningsförvaltningen via de kontaktuppgifter som anges i vår övergripande integritetspolicy.