Så behandlar stadsbyggnadsförvaltningen personuppgifter

All behandling av personuppgifter på stadsbyggnadsförvaltningen utgår från syftet med behandlingen. Vi samlar aldrig in personuppgifter om det inte är nödvändigt med hänsyn till ändamålet.

Stadsbyggnadsförvaltningen behandlar dina personuppgifter i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförordningen samt annan tillämplig lagstiftning. Dataskyddsförordningen förkortas ofta GDPR eller DSF.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all information som går att knyta till dig som person och som på något sätt kan användas för att identifiera dig. Till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, bilder med mera. Även indirekta uppgifter som fastighetsbeteckning är en personuppgift om den går att koppla till en person.

Vad menas med behandling av personuppgifter?

Med behandling menas varje åtgärd som görs med en personuppgift. Det kan vara insamling, registrering, lagring, bearbetning, publicering eller annan spridning. Den vars personuppgifter behandlas kallas för den registrerade.

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för stadsbyggnadsförvaltningen är stadsbyggnadsnämnden. Det innebär att de har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt. Har du frågor om behandlingen eller vill ha tillgång till dina personuppgifter ska du kontakta den personuppgiftsansvarige eller dataskyddsombudet, se kontaktuppgifter längst ner.

Varför hanterar vi personuppgifter (ändamål)?

Som myndighet behöver vi vara säkra på att beslut fattas på en rättssäker grund. För att göra detta behöver vi vissa uppgifter från dig.

Stadsbyggnadsnämnden är den myndighet som är utsedd av kommunfullmäktige att ansvara för den fysiska planeringen av staden. Uppdraget står beskrivet i stadsbyggnadsnämndens reglemente. I uppdraget ingår bland annat strategisk planering, detaljplanering, lantmäteri, bygglovhantering, hantering av bostadsanpassningsbidrag samt tillhandahållande av grundläggande geografisk data.

För att utföra uppdraget behöver personuppgifter behandlas på olika sätt. Vi kommer inte att behandla dina personuppgifter om vi inte har en väl motiverad anledning till att göra det. När vi samlar in personuppgifter ska ändamålet med behandlingen tydligt framgå. Om dina personuppgifter ska behandlas för en annan anledning än den ursprungliga, så kommer du att få information om det innan en ny behandling påbörjas.

Även när du lämnar synpunkter eller har frågor som rör vårt ansvarsområde är det viktigt att rätt uppgifter registreras så att alla frågor behandlas på ett korrekt sätt. Vissa personuppgifter kan också behöva användas för administration, uppföljning, statistik och kontroll.

Hur har vi fått in dina personuppgifter?

I de allra flesta fall har du själv lämnat dem till oss för att vi ska kunna hantera ett ärende för dig, till exempel om du ansöker om bygglov eller lämnar in en synpunkt till oss. Ibland kan vi också få dina personuppgifter från någon annan, exempelvis genom att uppgifter hämtas ur andra register som till exempel folkbokföringsregistret.

Varför får vi behandla dina personuppgifter (laglig grund)?

All personuppgiftsbehandling måste ha en laglig grund. Laglig grund är de skäl som enligt dataskyddsförordningen är giltiga för att få behandla personuppgifter. Någon av dessa grunder måste föreligga för att vi ska få hantera dina personuppgifter:

• Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
• Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
• Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.
• Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
• Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingar på stadsbyggnadsförvaltningen är vanligen den näst sista punkten, det vill säga att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i vår myndighetsutövning.

Kategorier av personuppgifter

Vilka kategorier av personuppgifter som behandlas varierar utifrån vilken typ av ärende det rör sig om. Ibland behövs bara namn, men i många fall behöver vi till exempel personnummer och ytterligare uppgifter. Vi behandlar inte fler personuppgifter än nödvändigt. Är du osäker på vad som gäller i ditt ärende kan du höra av sig till oss och fråga.

Särskilt om personuppgiftsbehandling när du:

Söker bygglov, planändring eller lantmäteriförrättning

När du ansöker om bygglov eller gör en bygganmälan samlas personuppgifter in för att kunna handlägga och fatta beslut i ärendet. Vilka personuppgifter som är nödvändiga varierar beroende på vilken typ av ärende det handlar om. I alla ärenden behöver vi exempelvis kontaktuppgifter för att veta vem det är som ansöker och för att kunna kontakta dig. Oftast behöver vi också ditt personnummer för att vara säkra på att du är rätt person. Detsamma gäller i andra typer av ärenden som handläggs vid myndigheten, till exempel när du ansöker om planändring eller en lantmäteriförrättning. Endast uppgifter som är nödvändiga för handläggning av ärendet kommer att begäras in från dig. Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Lämnar in en anmälan om olovlig åtgärd

När du lämnar in en anmälan (som inte är anonym) upprättas ett tillsynsärende och din anmälan i sin helhet, inklusive eventuella personuppgifter skickas till den eller de anmälan gäller. Anledningen är att vi enligt förvaltningslagen är skyldiga att kommunicera allt av betydelse för det kommande beslutet med den som är föremål för utredningen (part i ärendet). Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Blir anmäld för att ha utfört en olovlig åtgärd

Om det inkommit en anmälan om olovlig åtgärd upprättas ett tillsynsärende där personuppgifter tillhörande den som anmält (se ovan) och den som anmälan gäller behandlas. Vilka personuppgifter som är nödvändiga varierar beroende på vilken typ av ärende det handlar om. I alla ärenden behöver vi exempelvis kontaktuppgifter för att kunna kontakta dig. Oftast behöver vi också ditt personnummer för att vara säkra på att du är rätt person. Endast uppgifter som är nödvändiga för handläggning av ärendet kommer att begäras in från dig. Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Om vi kontaktar dig därför att vi har fått in en anmälan om att du har utfört en åtgärd som bedöms vara olovlig och du i ditt svar till oss lämnar information om att en liknande eller annan åtgärd som kan vara olovlig utförts av någon annan blir ditt svar en anmälan. Vi upprättar då ett tillsynsärende och din anmälan i sin helhet, inklusive eventuella personuppgifter skickas till den eller de som utfört den eventuellt olovliga åtgärden. Anledningen är att vi enligt förvaltningslagen är skyldiga att kommunicera allt av betydelse för det kommande beslutet med den som är föremål för utredningen (part i ärendet). Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Söker bostadsanpassnings-, reparations- eller återställningsbidrag eller kommunalt bostadstillägg för personer med funktionsnedsättning (KBF)

När du ansöker om bostadsanpassningsbidrag för att anpassa din bostad samt reparations-, eller återställningsbidrag för att reparera eller återställa en anpassning samlas personuppgifter in för att kunna handlägga och fatta beslut i ärendet. I dessa ärenden behövs personnummer och kontaktuppgifter till dig och i vissa fall till anhöriga och fastighetsägare men också uppgifter om din hälsa för att kunna göra en bedömning av vilken anpassning som behövs. Endast uppgifter som är nödvändiga för att göra den bedömningen kommer att begäras in från dig. Detsamma gäller när du ansöker om kommunalt bostadstillägg. Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Lämnar synpunkter och klagomål eller ställer frågor

Om du lämnar synpunkter och klagomål eller ställer frågor behandlar vi de personuppgifter du lämnar för att kunna administrera ditt ärende och lämna återkoppling till dig. Du kan lämna synpunkter och klagomål anonymt, men då kan du inte få något svar av oss. Om du kontaktar oss via kontaktfunktionen på goteborg.se kommer din fråga till oss via Göteborgs Stads kontaktcenter. Det innebär att även de tar del av dina personuppgifter. Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Är anställd eller har uppdrag hos stadsbyggnadsförvaltningen

Vi behandlar de uppgifter som är nödvändiga för att administrera din anställning eller ditt uppdrag, betala ut lön och ersättning. I vissa fall är det nödvändigt för oss som arbetsgivare att hantera även känsliga personuppgifter. Detta gäller främst i ärenden om sjukskrivning och rehabilitering. Den lagliga grunden för behandlingarna är för att fullgöra ett avtal eller utföra en uppgift av allmänt intresse. Du som är anställd har alltid tillgång till mer ingående information angående personuppgiftsbehandling i samband med anställning i interna styrande dokument.

Är anhörig till en anställd

Vi behandlar kontaktuppgifter till anhöriga till våra anställda för att kunna ta kontakt med anhörig vid en akut händelse som drabbar en anställd. Personuppgifterna är frivilliga att lämna för anställda i förvaltningen. De personuppgifter som behandlas är namn och kontaktuppgifter. Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse.

När dina personuppgifter ingår i en allmän handling

Den mesta informationen på stadsbyggnadsförvaltningen är allmän handling och den information som inte är det kan med tiden bli det. Vad som är en allmän handling definieras i tryckfrihetsförordningen. En handling är allmän om den:

• Förvaras på en myndighet, till exempel i våra lokaler eller på våra servrar,
  och
• har inkommit, till exempel genom att den lämnats in eller skickats till oss,
  eller
• upprättats, till exempel genom att vi fastställt eller på annat sätt färdigställt den

Allmänna handlingar lämnas ut på begäran, undantaget de uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Den som begär ut handlingen har rätt att vara anonym. Allmänna handlingar ska bevaras enligt arkivlagen, och kan enbart gallras (förstöras) i enlighet med gallringsbeslut. Allmänna handlingar ska också som regel registreras, vanligtvis genom diarieföring. När en personuppgift ingår i en allmän handling kan den inte raderas på begäran.

Uppföljning av kundnöjdhet

Stadsbyggnadsförvaltningen utför i vissa fall undersökningar för att undersöka kundnöjdheten. Om detta blir aktuellt i ditt fall kommer du att få särskild information om det. I vissa av kundundersökningarna är ett undersökningsföretag personuppgiftsbiträde. Personuppgiftsbiträden får bara behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från oss. Själva undersökningen är anonym och det är frivilligt att delta. Den lagliga grunden för att behandla dina uppgifter inom ramen för undersökningen är samtycke. När en behandling grundar sig på samtycke kan du när som helst återkalla ditt samtycke genom att höra av dig till stadsbyggnadsförvaltningen och meddela detta.

Medborgarundersökningar

Stadsbyggnadsförvaltningen utför ibland medborgarundersökningar i samband med stadsutvecklingsprojekt. Syftet är att följa upp stadens mål, utvärdera åtgärder och processer och skaffa grund för prioritering i stadsutvecklingsprocessen. Om detta blir aktuellt i ditt fall kommer du att få särskild information om det.

I många av medborgarundersökningarna är ett undersökningsföretag personuppgiftsbiträde. Personuppgiftsbiträden får bara behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från oss. Kontaktuppgifterna till dig samlas in från adressleverantörer. Medverkan är alltid frivillig och du kan avböja din medverkan. Den lagliga grunden för behandlingen är samtycke eller att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Webbplatser, cookies och sociala medier

När du besöker någon av våra webbplatser används kakor (cookies). En kaka är en liten textfil som lagras på din dator. Kakor används normalt för att förbättra en webbplats för dig som besökare, genom att föra över information mellan webbläsare och webbservrar. De vanligaste användningsområdena är att spara användarens val på en webbsida och för teknisk information. Kakor används också för att samla statistik om besök på webbsidan.
Kakorna kan både vara sessionskakor (som försvinner direkt efter ditt besök) och beständiga kakor (som ligger kvar på din dator under en bestämd tid).

Om du inte accepterar att kakor används kan du stänga av användningen av kakor. Det gör du i din webbläsares säkerhetsinställningar.

Stadsbyggnadsförvaltningen använder sig av sociala medier för att informera allmänheten om sin verksamhet. Den rättsliga grunden som används är att utföra en uppgift av allmänt intresse. Stadsbyggnadsförvaltningen behandlar personuppgifter om dig när du skriver kommentarer i kommentarsfält i sociala medier. Personuppgifterna som behandlas är ditt användarnamn samt andra personuppgifter som du eventuellt lämnar i kommentaren. Meddelanden eller kommentarer i sociala medier sparas ned och bevaras i andra system på myndigheten om de tillför sakuppgift i ärende eller föranlett en åtgärd.

När du kontaktar oss via sociala medier kommer dina personuppgifter behandlas inte bara av oss utan även av det företag som äger tjänsten och deras eventuella samarbetsparter och biträden. Personuppgifter som du lämnar i dessa kanaler kan därför komma att överföras till företag utanför EU/EES (tredjeland).

Vi rekommenderar att du tar del av information om hur det aktuella företaget behandlar personuppgifter innan du använder dessa tjänster. I kontakten med oss på dessa plattformar rekommenderar vi att du inte uppger personuppgifter du inte vill ska bli synliga för andra, tänk på att andra kan se vad du kommenterar. Har du behov av att uppge sådana uppgifter så välj en annan kontaktväg.

Stadsbyggnadsförvaltningen använder sig även av andra systemstöd som levereras av företag utanför EU/EES (tredje land). Skulle dina personuppgifter hanteras utanför EU/EES-området (s.k. tredje land) så sker hanteringen i enlighet de skyddsregler som finns i dataskyddslagstiftningen.

För dig som ingår avtal och utför tjänster åt stadsbyggnadsförvaltningen

Om det avtalade uppdraget eller tjänsten innebär att behandling av personuppgifter sker ska ett personuppgiftsavtal enligt bestämmelser i dataskyddsförordningen tecknas mellan parterna i samband med undertecknande av detta avtal, eller senast vid det datum då leverantören påbörjar uppdrag och behandling av personuppgifter åt beställaren. Personuppgiftsbiträdesavtal ska tecknas enligt beställarens, det vill säga stadsbyggnadsförvaltningens, vid var tid gällande avtalsmall för personuppgiftsbiträdesavtal och tillhörande bilagor.

Vem får ta del av dina personuppgifter?

Ledamöter i stadsbyggnadsnämnden och anställda på stadsbyggnadsförvaltningen samt övriga med uppdrag för oss tar del av dina personuppgifter i den utsträckning det behövs för att handlägga ditt ärende. Vi kan även komma att dela personuppgifter med andra förvaltningar och bolag inom Göteborgs Stad samt med andra myndigheter som till exempel Skatteverket eller Försäkringskassan när det är nödvändigt för att administrera anställning eller handlägga ärende. I vissa fall använder vi så kallade personuppgiftsbiträden. De är andra parter som på vårt uppdrag utför personuppgiftsbehandlingar. Personuppgiftsbiträden får bara behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från oss.

Allmänheten har rätt att ta del av dina personuppgifter i de fall de ingår i allmänna handlingar och uppgifterna inte är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Lagringstid

Dina personuppgifter kommer att sparas av oss till dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Om personuppgifterna ingår i en allmän handling krävs gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna gallras. Handlingar som saknar gallringsbeslut bevaras enligt de bestämmelser som finns i arkivlagen. Handlingar av tillfällig och ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Vill du veta mer kring vilka gallringsbeslut vi tillämpar kan du kontakta oss.

Dina rättigheter

Du kan begära att få tillgång till dina personuppgifter och du har då rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar. Vanligtvis kallas detta ett registerutdrag. Du har också rätt att:

• Begära rättelse, radering eller begränsning av en behandling av dina personuppgifter. Dessa rättigheter är begränsade. Om dina uppgifter ingår i en allmän handling eller om uppgifterna på annat sätt är nödvändiga för att stadsbyggnadsförvaltningen ska fullgöra sitt uppdrag går det inte att radera dessa.
• Invända mot behandling av dina personuppgifter.
• I vissa fall begära dataportabilitet.
• När som helst återkalla eventuellt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke gäller återkallelsen från den dag som återkallelsen skedde.
• Klaga på vår behandling av dina personuppgifter till integritetsmyndigheten.

Har du frågor?

Om du vill begära registerutdrag, utöva några av dina övriga rättigheter enligt dataskyddsförordningen eller ha ytterligare information kan du kontakta oss på stadsbyggnad@stadsbyggnad.goteborg.se eller 031-365 00 00 (Göteborgs Stads kontaktcenter).

Vill du komma i kontakt med stadsbyggnadsförvaltningens dataskyddsombud mejlar du till dso@intraservice.goteborg.se. Uppge att frågan gäller personuppgiftsbehandling hos stadsbyggnadsnämnden/stadsbyggnadsförvaltningen i Göteborgs Stad och lämna dina kontaktuppgifter om du vill att de kontaktar dig.