Så behandlar kulturförvaltningen personuppgifter

Kulturförvaltningen behandlar dina personuppgifter i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförordningen också kallad GDPR, och offentlighetsprincipen.

Kulturförvaltningen är en myndighet och lyder därmed under offentlighetsprincipen. Det innebär att exempelvis e-post och brev som skickas till oss i regel anses vara allmänna handlingar och kan begäras ut.

Regler

Det finns särskilda regler för allmänna handlingar gällande bevarande och gallring. Det innebär även att personuppgifter kan begäras och lämnas ut som en del av allmän handling oavsett för vilket ändamål personuppgiften ursprungligen behandlades. Denna rätt gäller dock inte om handlingarna innehåller uppgifter som är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan identifiera en levande fysisk person. Det betyder att om det av en registrerad uppgift direkt eller indirekt framgår vem uppgiften rör så är det en personuppgift. Exempel på personuppgifter kan vara namn, adress, personnummer, e-postadresser och fotografier. Även ljudupptagningar som behandlas i dator kan vara personuppgifter, även om inga namn nämns.

Med behandling menas i princip allt som går att göra med uppgifterna. Det kan till exempel vara att samla in, registrera, lagra, gallra, arkivera, samköra eller skriva ut uppgifterna.

Varför får vi behandla dina personuppgifter?

Kulturförvaltningen har lagligt stöd för att behandla dina personuppgifter när behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Uppgift av allmänt intresse ska följa av lag eller annan författning (till exempel museilagen eller bibliotekslagen), av kollektivavtal eller av beslut som har meddelats med stöd av lag (till exempel myndigheters föreskrifter).

Men det kan också vara så att du har tecknat ett avtal med oss eller att du har samtyckt till att vi får behandla dina personuppgifter.

Hur har vi fått tillgång till dina personuppgifter?

I många fall har vi fått tillgång till personuppgifter som rör dig genom att du själv lämnat dem till oss. Det kan exempelvis röra sig om:

• Personuppgifter som du lämnat till oss i samband med att du lånat eller reserverat böcker eller annat material från något av våra bibliotek.
• Personuppgifter som din organisation lämnat till oss i samband med att ni ansökt om kulturstöd.
• Personuppgifter som du lämnat i samband med att du deltagit i någon av våra museers programverksamheter.
• Personuppgifter som du lämnat i samband med att du anmält dig för ett nyhetsbrev.
• Personuppgifter som du lämnat när du sökt en tjänst hos oss.

Vi kan också ha fått dina personuppgifter från någon annan än dig, exempelvis från andra myndigheter.

Vem får ta del av dina personuppgifter?

Personal på förvaltningen som handlägger ditt ärende får ta del av dina personuppgifter. Vem eller vilka det är, beror på vilken typ av ärende det gäller. I vissa fall har även underleverantörer till system som vi använder oss av tillgång till dina personuppgifter. I de fallen så har kulturförvaltningen avtal med underleverantören där de åtar sig att behandla dina personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt enligt dataskyddsförordningen

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter sparas till dess att syftet med behandlingen är uppfyllt. Uppgifterna hanteras sedan enligt de regler som gäller för dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut.

Dina rättigheter

Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig. Det gör du genom att begära ett registerutdrag. Om dina uppgifter hos kulturförvaltningen är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade. Du kan även begära att få uppgifterna raderade. Dina rättigheter kan begränsas i de fall sekretess gäller eller om uppgifter är arkiverade i enlighet med arkivlagen (1990:782).

Om du vill begära registerutdrag, rättelse eller radering eller har andra frågor så hör du av dig till kulturförvaltningen. Om du har synpunkter eller klagomål på kulturförvaltningens hantering av dina personuppgifter så hör du av dig till Dataskyddsombud på Intraservice, Göteborgs Stad. Alla kontaktuppgifter finns nedan.

Du har även rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter: imy@imy.se

Dataskyddsombud:

Kulturförvaltningens dataskyddsombud heter Astrid Helmstad.
E-post: dso@intraservice.goteborg.se

När e-post skickas till dataskyddsombudet, skicka med vilken förvaltning/bolag frågan gäller, samt namn och telefonnummer på dig som önskar kontakt.

För registerutdrag eller hjälp med andra rättigheter enligt dataskyddsförordningen kontaktar du:

Kontaktcenter 031-365 00 00
E-post: goteborg@goteborg.se