Så behandlar förvaltningen för demokrati och medborgarservice personuppgifter

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en levande person. Exempel på personuppgifter kan vara namn, adress, personnummer, e-postadresser och fotografier. Även ljudupptagningar som behandlas i dator kan vara personuppgifter, även om inga namn nämns.

Vad är en behandling?

Med behandling menas i princip allt som går att göra med uppgifterna. Det kan till exempel vara att samla in, registrera, lagra, gallra, arkivera, samköra eller skriva ut uppgifterna.

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är den som har det ytterst ansvaret för personuppgifterna. Det är Nämnden för demokrati och medborgarservice samt Överförmyndarnämnden som har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt. Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter kan du vända dig till demokrati och medborgarservice dataskyddsombud. Du når dataskyddsombudet på dso@intraservice.goteborg.se. Skriv i e-postmeddelandet vilken förvaltning det gäller.

Hur har vi fått dina personuppgifter?

I de flesta fall har du själv lämnat dem till oss för att vi ska kunna hantera ett ärende åt dig. Exempelvis kan du ha vänt dig till vårt kontaktcenter med olika frågor, privatekonomisk rådgivning eller vid hjälp med konsumentfrågor.

Varför får vi behandla dina personuppgifter?

Demokrati och medborgarservice har lagligt stöd för att behandla dina personuppgifter när behandlingen är nödvändig för att utgöra en uppgift av allmänt intresse, fullfölja ett avtal eller om det finns lagar eller regler som gör att personuppgifter måste hanteras (rättslig förpliktelse). Men ibland kan det också vara genom ditt samtycke.

Vem får ta del av dina personuppgifter?

Personal på förvaltningen som handlägger ditt ärende får ta del av dina personuppgifter. Vem eller vilka det är, beror på vilken typ av ärende det gäller. I regel blir personuppgifter som kommer in till Göteborgs stads verksamheter allmänna handlingar som kan begäras ut.

Demokrati och medborgarservice är en kommunal förvaltning och det innebär att vi omfattas av offentlighetsprincipen vilket innebär att alla handlingar hos oss i regel är allmänna handlingar och kan begäras ut.

Det innebär även att personuppgifter kan begäras och lämnas ut som en del av allmän handling oavsett för vilket ändamål personuppgiften ursprungligen behandlades. Den rätten gäller inte om handlingarna innehåller uppgifter som är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen som till exempel personuppgifter hos vår privatekonomiska rådgivning eller hos överförmyndaren.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Demokrati och medborgarservice sparar dina personuppgifter tills dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Personuppgifterna kommer sedan att hanteras enligt de lagar som gäller för förvaltningen angående dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut.

Personuppgifter som kommer in till förvaltningen blir i regel allmänna handlingar. Därför får förvaltningen inte gallra eller spara uppgifter hur som helst.

Dina rättigheter

Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att:

• begära ett utdrag med dina personuppgifter (dvs. vilka av dina personuppgifter som vi behandlar samt bland annat varför vi behandlar dem)
• begära att vi rättar om en personuppgift är felaktig
• göra en invändning av behandlingen av dina personuppgifter
• begränsa behandlingen av dina personuppgifter
• återkalla ditt samtycke i de fall behandlingen grundas på samtycke (detta gäller vanligtvis inte vid myndighetsutövning). Återkallandet påverkar inte lagligheten av den behandling som skett innan samtycket återkallades
• rätt till radering av personuppgifter men den rätten är mycket begränsad eftersom det mesta av informationen är allmän handling
• klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten på vår behandling av registrerade personuppgifter.
• För att begära registerutdrag lämnar du in bifogad blankett. Skicka in blanketten med post eller e-post. Det går också bra att lämna in den personligen.

För att begära registerutdrag lämnar du in bifogad blankett. Skicka in blanketten med post eller e-post. Det går också bra att lämna in den personligen. Se kontaktuppgifter längst ned.

Blankett för registerutdrag (dataskyddsförordningen) gäller hela Göteborgs Stad

Du kan klaga till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att demokrati och medborgarservice hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt. Du når Integritetsskyddsmyndigheten på e-postadress imy@imy.se

Om du vill vara anonym eller har skyddad identitet

Vill du lämna en synpunkt eller kontakta oss anonymt får du inte lämna med några personliga uppgifter då dessa uppgifter registreras och blir en offentlig handling.

Om du använder sociala medier

Om du använder sociala medier, till exempel Facebook eller Instagram, för att komma i kontakt med demokrati och medborgarservice, överförs informationen och dina personuppgifter till tredje land.  Överföringen till tredjeland är i detta fall tillåten eftersom det finns beslut om adekvat skyddsnivå, så kallat ”EU-US Data Privacy Framework”. Beslutet innebär att USA säkerställer en adekvat skyddsnivå för personuppgifter som är jämförbar med den nivå som finns inom EU. För din egen skull rekommenderar Göteborgs Stad dig ändå att inte skicka känslig information till kommunen via sociala medier.

Förvaltningen för demokrati och medborgarservice behandlar de personuppgifter som du själv lämnar när du kontaktar oss via våra sociala medier. Detta gör vi för att kunna hantera din fråga och ge återkoppling. Du kan läsa våra inlägg utan att lämna några kontaktuppgifter, men om du vill få svar eller återkoppling från oss behöver du lämna sådana uppgifter. Den rättsliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse.

De uppgifter vi kan behandla är:

• Namn eller användarnamn
• Profilbild
• Text, bilder, video eller ljud som du själv skickar till oss
• Kontaktuppgifter, om du väljer att lämna dem (mejladress, telefonnummer)

Vi ber dig att inte uppge fler personuppgifter än nödvändigt. Om vi behöver ytterligare information för att kunna svara på din fråga eller hantera ditt ärende, ber vi dig om att kontakta oss via mejl eller telefon.

Alla kommentarer och meddelanden du skickar till oss är allmänna handlingar och kan komma att lämnas ut om någon begär det.

Om du lämnar känsliga personuppgifter i våra kommentarsfält, kommer vi skyndsamt att ta bort dem. Publicerade bilder och filmer med personuppgifter gallras senast efter ett år. 

Om du söker budget- och skuldrådgivning eller konsumentrådgivning

När du kontaktar budget- och skuldrådgivningen eller konsumentrådgivningen behandlar vi dina personuppgifter för att kunna ge dig rätt hjälp och stöd. Det kan till exempel handla om att förstå din ekonomiska situation, ge rådgivning eller hantera ett konsumentärende.

Vilka personuppgifter som samlas in beror på ditt ärende. Det kan vara:

• Namn
• Personnummer
• Kontaktuppgifter (adress, telefonnummer, e-post)
• Information om ekonomi och skulder
• Andra uppgifter som är viktiga för rådgivningen

I vissa fall kan vi behöva behandla känsliga uppgifter, till exempel om din hälsa. När du söker ekonomisk rådgivning hos oss, frågar vi vilken försörjning du har, vilket kan innefatta sjukersättning eller sjukpenning. Eller om vi behöver hjälpa dig som konsument att ogiltigförklara ett avtal med stöd av ett läkarintyg. Det gör vi bara om det är absolut nödvändigt för att kunna ge dig rätt stöd. Det gör vi med stöd i dataskyddsförordningen (GDPR).

Den rättsliga grunden för att behandla dina uppgifter är att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Vi använder dina uppgifter för att:

• Hantera ditt rådgivningsärende
• Ge korrekt information
• Följa upp ditt ärende
• Vid behov samverka med andra myndigheter eller relevanta aktörer

Vi sparar dina personuppgifter så länge det behövs, enligt lagar och kommunens dokumenthanteringsplan.

Om du kontaktar Göteborgs Stads kontaktcenter

Om du kontaktar Göteborgs Stads kontaktcenter via mejl eller använder något av formulären på hemsidan behandlar vi de personuppgifter som du själv lämnar till oss. Detta gör vi för att kunna hantera ditt ärende och ge återkoppling. Du kan kontakta oss utan att lämna några kontaktuppgifter via formulären. Men om du vill få svar eller återkoppling från oss behöver du lämna sådana uppgifter.

De uppgifter vi kan behandla är:

• Namn
• Kontaktuppgifter (adress, telefonnummer, e-post)
• Information du själv väljer att lämna i ditt ärende

Behandlingen av personuppgifter sker eftersom den är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse och för att fullgöra kontaktcenters serviceuppdrag. Vi ber dig att inte lämna fler personuppgifter än vad som är nödvändigt i ditt mejl.

Ärenden som kommer in till Göteborgs Stads kontaktcenter blir i regel allmänna handlingar och kan därför komma att lämnas ut om någon begär det, om inte uppgifterna omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.

All behandling av personuppgifter sker inom Sverige och EU. Personuppgifterna sparas endast så länge det behövs för att uppfylla ändamålet med behandlingen och hanteras därefter enligt gällande lagstiftning och kommunens dokumenthanteringsplan.

Om du deltar i våra utbildningar

När du deltar i utbildningar som anordnas av förvaltningen för demokrati och medborgarservice behandlar vi personuppgifter om dig. Utbildningarna kan genomföras både i fysisk form och digitalt via en portal för självstudier. Vi behandlar uppgifterna för att kunna planera, genomföra och följa upp utbildningen, till exempel för att hantera anmälningar, registrera deltagande, ge tillgång till utbildningsmaterial och dokumentera genomförda moment.

Den rättsliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse.

De uppgifter vi kan behandla är:

• Namn
• Kontaktuppgifter (till exempel e-postadress och telefonnummer)
• Uppgifter om anmälan och deltagande (till exempel närvaro, genomförda moduler och datum)
• Uppgifter som du själv lämnar i samband med utbildningen (till exempel frågor, kommentarer eller utvärderingssvar)

Uppgifter om deltagande och genomförda utbildningar kan utgöra allmänna handlingar och kan komma att lämnas ut om någon begär det.

Kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig

E-post och postadress till Demokrati och medborgarservice: