Så behandlar stadsmiljöförvaltningen personuppgifter

Stadsmiljöförvaltningen behöver ibland behandla personuppgifter för att utföra sina uppgifter. All behandling av personuppgifter på stadsmiljöförvaltningen utgår från syftet med behandlingen. Vi samlar aldrig in personuppgifter om det inte är nödvändigt med hänsyn till ändamålet.

Stadsmiljöförvaltningen behandlar dina personuppgifter i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 samt annan tillämplig lagstiftning. Dataskyddsförordningen förkortas ofta GDPR eller DSF.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all typ av information som kan identifiera en levande person. Det kan vara t.ex. namn eller personnummer men också foton och ljudinspelningar. Även andra typer av uppgifter, som registreringsnummer och adresser kan vara personuppgifter, om de kan knytas till en person.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som man kan göra med personuppgifter, tex. att samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera, kopiera m.m.

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är stadsmiljönämnden. Det innebär att de har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt. Har du frågor om behandlingen eller vill ha tillgång till dina personuppgifter ska du kontakta den personuppgiftsansvarige eller dataskyddsombudet, se kontaktuppgifter längst ner.

Varför behandlar vi dina personuppgifter (ändamål)?

Stadsmiljönämnden är den myndighet som är utsedd av kommunfullmäktige att ansvara för stadens offentliga rum och samlade framkomlighet. Uppdraget står beskrivet i stadsmiljönämndens reglemente. Nämnden ska arbeta för att skapa tillgängliga attraktiva och levande stadsmiljöer och naturområden. Stadsmiljönämnden ansvarar för att vara banhållare för spårvägsnätet och vara stadens anläggningsägare.

Exempel på uppdrag som ingår i nämndens ansvar:

  • anlägga, förvalta och utveckla stadens offentliga rum
  • besluta om kommunala naturvårdsreservat, naturminnen, biotopskyddsområden samt kulturreservat
  • utgöra trafiknämnd och väghållningsmyndighet inom staden
  • kommunens färdtjänst och riksfärdstjänst
  • ansvara för gaturenhållning, snöröjning med mera av allmänna platser.

För att kunna utföra uppdraget behöver personuppgifter behandlas på olika sätt. Vi kommer inte att behandla dina personuppgifter om vi inte har en väl motiverad anledning till att göra det. När vi samlar in personuppgifter ska ändamålet med behandlingen tydligt framgå. Om dina personuppgifter ska behandlas för en annan anledning än den ursprungliga, så kommer du att få information om det innan ny behandling påbörjas.

Kategorier av personuppgifter

Vilka kategorier av personuppgifter som behandlas varierar utifrån vilken typ av ärende det rör sig om. Ibland behövs endast namn, medan personnummer och ytterligare uppgifter i andra fall är nödvändiga. Vi behandlar inte mer personuppgifter än nödvändigt. Är du osäker på vad som gäller i ditt ärende kan du höra av dig till oss och fråga. Vi har inte möjlighet att i efterhand radera personuppgifter du lämnat in till oss om de ingår i allmänna handlingar.

Varför får vi behandla dina personuppgifter (laglig grund)?

All personuppgiftsbehandling måste ha en laglig grund. Laglig grund är de skäl som enligt dataskyddsförordningen är giltiga för att få behandla personuppgifter. Någon av dessa grunder måste föreligga om vi ska hantera dina personuppgifter.

  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
  • Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.
  • Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
  • Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

I huvudsak sker personuppgiftsbehandlingen på stadsmiljöförvaltningen med antingen rättslig förpliktelse, myndighetsutövning eller allmänt intresse som grund.

Särskilt om personuppgiftsbehandling när du:

Ansöker om något tillstånd

När du ansöker om något tillstånd eller dispens som stadsmiljöförvaltningen ansvarar för samlas personuppgifter in för att kunna handlägga och fatta beslut i ärendet. Vilka personuppgifter som är nödvändiga varierar beroende på vilken typ av ärende det handlar om. Vid handläggning av en del typer av tillstånd, som parkering för funktionshindrade, färdtjänst och riksfärdtjänst behandlas även uppgifter om hälsotillstånd. Sådana uppgifter är enligt dataskyddsförordningen känsliga personuppgifter och kräver extra skydd. Vi behandlar inte känsliga personuppgifter om det inte är nödvändigt för syftet med behandlingen. I alla ärenden behöver vi kontaktuppgifter för att veta vem det är som ansöker och för att kunna kontakta dig. Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Får resor till och från daglig verksamhet

Om du har rätt till insatsen daglig verksamhet bedömer din stadsdel, men det är stadsmiljöförvaltningen som hanterar resorna till och från din dagliga verksamhet. Uppgifterna som är nödvändiga för att kunna bedöma vilken typ av resa du behöver överförs då från din stadsdel till stadsmiljöförvaltningen. Endast de personuppgifter som är nödvändiga för att kunna bedöma ditt resebehov överförs. Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Reser med serviceresor

När du beviljats färdtjänst eller gör andra typer av serviceresor behandlas dina personuppgifter för att kunna boka och genomföra resan. Trafikföretag som utför resor åt stadsmiljöförvaltningen tar del av dina personuppgifter i den utsträckning som behövs för att kunna utföra resan. Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse. Har du lämnat ditt samtycke till att delta i det kvalitetsarbete som görs där resenärer blir uppringda och intervjuade om resan, kommer uppgifter lämnas till det företag som genomför undersökningen. Enbart de uppgifter som är nödvändiga för att genomföra samtalet kommer att lämnas ut. Eftersom behandlingen grundar sig på samtycke kan du närsomhelst återkalla ditt samtycke att delta i undersökningar.

Lämnar in synpunkter och klagomål, ställer frågor

Stadsmiljöförvaltningen behandlar de personuppgifter du själv lämnar in för att kunna administrera ärendet och lämna återkoppling till dig. Du kan lämna synpunkter och klagomål utan att uppge kontaktuppgifter, men då kan du inte få något svar av stadsmiljöförvaltningen. Om du kontaktar oss via Göteborgs Stads kontaktcenter tar även anställda där del av dina personuppgifter. Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Söker tjänster, är anställd eller har uppdrag hos stadsmiljöförvaltningen

När du söker en tjänst på stadsmiljöförvaltningen så behandlas dina personuppgifter som ett led i rekryteringsärendet. Den lagliga grunden är en uppgift av allmänt intresse. De personuppgifter som behandlas är de du själva lämnar in, oftast namn, kontaktuppgifter som adress, telefonnummer och e-post, personnummer, uppgifter om tidigare studier och erfarenhet. När du skickar in en spontanansökan till stadsmiljöförvaltningen behandlas endast de uppgifter du själv lämnat in. Spontanansökningar gallras vid inaktualitet, direkt efter bedömning. För de sökande som kommer vidare i rekryteringsprocessen görs också intervjuer och urvalstester. I rekryteringsprocessen görs även referenstagning hos tidigare uppdragsgivare.

Stadsmiljöförvaltningen behandlar de uppgifter som är nödvändiga för att administrera din anställning eller ditt uppdrag, betala ut lön och ersättning. I vissa fall är det nödvändigt för stadsmiljöförvaltningen som arbetsgivare att hantera även känsliga personuppgifter. Detta gäller främst i ärenden om sjukskrivning och rehabilitering. Den lagliga grunden för behandlingarna är för att fullgöra ett avtal.

Bokar utomhuspedagogik och aktiviteter

Stadsmiljöförvaltningen erbjuder verksamheter att boka utbildningstillfällen på bland annat Blåmusslan (marint pedagogiskt center), Slottsskogens djurpark och tillfälliga aktiviteter och evenemang som exempelvis barnens växthus.

Stadsmiljöförvaltningen behandlar då kontaktuppgifter om den som bokar utbildningstillfälle. Den rättsliga grunden för behandlingen är allmänt intresse.

Bokningar till vissa evenemang och aktiviteter samt utbildningstillfällen i Slottsskogen för skolklasser sker via KuBo, Kulturförvaltningens anmälningssida, och uppgifterna delas därmed till kulturförvaltningen. Resterande bokningar görs via e-post och behandlas endast av personal stadsmiljöförvaltningen. Bokningar gallras vid inaktualitet, strax efter bokningstillfället, då de är av tillfällig betydelse.

Har praktik eller utbildning Slottsskogen

Slottsskogens djurpark har samarbeten med flera gymnasier i Sverige och ibland gymnasium i andra europeiska länder, och erbjuder undervisning och praktik. I detta arbete ingår att stadsmiljöförvaltningen skriver omdömen om eleverna som lämnas till skolorna. Den rättsliga grunden är att utföra en uppgift av allmänt intresse. Omdömena gallras per automatik när handling lämnas över till skolan.

Har försäkringsärenden

Stadsmiljöförvaltningen behandlar personuppgifter för att kunna handlägga försäkringsärenden som skickas in av medborgare. I vissa fall behandlas känsliga personuppgifter. Vanligtvis handlar det om att information om hälsa eller bilder skickas in i samband med att skadeståndsanspråk. De känsliga uppgifterna hanteras endast genom att handlingen läggs in i det aktuella ärendet. Uppgifterna i den inkomna handlingen registreras inte särskilt och görs inte sökbara. Behandlingen av känsliga personuppgifter är nödvändig för handläggningen i försäkringsärenden och stadsmiljöförvaltningen stöd för behandlingen är artikel 9.2 f i Dataskyddsförordningen som gäller undantag för behandling av känsliga personuppgifter. De flesta handlingar i försäkringsärenden ska bevaras hos stadsmiljöförvaltningen

Uppgifterna delas med Göteborgs Stads försäkringsbolag Göta Lejon (samt det försäkringsbolag som Göta Lejon upphandlat) som gör bedömningen i ärendet.

Har avtal om städning och vinterväghållning samt arrende-, skötsel och hyresavtal

Du som är registrerad kan ha ett avtal med stadsmiljöförvaltningen som gäller exempelvis vinterväghållning och städning, arrende eller skötsel av mark. Förvaltningen behandlar då kontaktuppgifter som den registrerade lämnat till förvaltningen. Rättslig grund för behandlingen är att fullgöra det avtal som ingåtts. Avtalen ska bevaras hos stadsmiljöförvaltningen.

Avtal och kontaktuppgifter som gäller arrende, skötsel och hyresavtal delas med idrott- och föreningsförvaltningen som sammanställer faktureringsunderlaget för stadsmiljöförvaltningen.

När du deltar i en arbetsmarknadspolitisk insats

Stadsmiljöförvaltningen får tillgång till dina personuppgifter av arbetsmarknad- och vuxenutbildning när du har blivit anställd hos centrum för arbetsmarknadsanställningar och ska påbörja praktik eller arbete hos stadsmiljöförvaltningen.

Stadsmiljönämnden har ett politiskt uppdrag att erbjuda arbetsmarknadspolitiska insatser för att främja ökad sysselsättning. Den lagliga grunden som används är rättslig förpliktelse eller allmänt intresse. Detta innebär att uppgifterna behandlas för att stadsmiljöförvaltningen har ett lagkrav på sig att göra det eller för att uppgifterna behövs för att utföra det uppdrag som stadsmiljönämnden har.

När du ska påbörja arbete eller praktik på stadsmiljöförvaltningen behöver vi behandla personuppgifter om dig. Stadsmiljöförvaltningen behandlar dina kontaktuppgifter och personnummer. Vi kan även behandla uppgifter om din hälsa. Sådana uppgifter är enligt dataskyddsförordningen känsliga personuppgifter och kräver extra skydd. Vi behandlar bara känsliga personuppgifter om det är nödvändigt och om något av undantagen i dataskyddsförordningen artikel 9 är tillämpliga.

De flesta handlingarna som innehåller dina personuppgifter ska gallras två år efter att du avslutat ditt arbete/praktik hos stadsmiljöförvaltningen. Men vissa dokument behöver sparas av arkivskäl.

När dina personuppgifter ingår i en allmän handling

Den mesta informationen på stadsmiljöförvaltningen är allmänna handlingar och den information som inte är det kan med tiden bli det. Vad som är en allmän handling definieras i tryckfrihetsförordningen. En handling är allmän om den:

  • Förvaras på en myndighet, tex i våra lokaler eller på våra servrar,

och

  • har inkommit, tex genom att den lämnats in eller skickats till oss,

eller

  • upprättats, tex genom att vi fastställt eller på annat sätt färdigställt den

Allmänna handlingar lämnas ut på begäran, undantaget de uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Den som begär ut handlingen har rätt att vara anonym. Allmänna handlingar ska bevaras enligt arkivlagen, och kan enbart gallras (förstöras) i enlighet med gallringsbeslut. Allmänna handlingar ska också som regel registreras, vanligtvis genom diarieföring. När en personuppgift ingår i en allmän handling kan den inte raderas på begäran.

Webbplatser, cookies och sociala medier

När du besöker någon av våra webbplatser används kakor (cookies). En kaka är en liten textfil som lagras på din dator. Kakor används normalt för att förbättra en webbplats för dig som besökare, genom att föra över information mellan webbläsare och webbservrar. De vanligaste användningsområdena är att spara användarens val på en webbsida och för teknisk information. Kakor används också för att samla statistik om besök på webbsidan.

Kakorna kan både vara sessionskakor (som försvinner direkt efter ditt besök) och beständiga kakor (som ligger kvar på din dator under en bestämd tid).

Om du inte accepterar att kakor används kan du stänga av användningen av kakor. Det gör du i din webbläsares säkerhetsinställningar.

Stadsmiljöförvaltningen använder sig av sociala medier för att informera allmänheten om sin verksamhet. Den rättsliga grunden som används är att utföra en uppgift av allmänt intresse. Stadsmiljöförvaltningen behandlar personuppgifter om dig när du skriver kommentarer i kommentarsfält i sociala medier. Personuppgifterna som behandlas är ditt användarnamn samt andra personuppgifter om du eventuellt lämnar i kommentaren. Meddelanden eller kommentarer i sociala medier bevaras om de är av större betydelse eller föranlett en åtgärd.

När du kontaktar oss via sociala medier kommer dina personuppgifter behandlas inte bara av oss utan även av det företag som äger tjänsten och deras eventuella samarbetsparter och biträden. Vi rekommenderar att du tar del av information om hur det aktuella företaget behandlar personuppgifter innan du använder dessa tjänster. Personuppgifter som du lämnar i dessa kanaler kan komma att överföras till tredjeland (USA).

I kontakten med oss på dessa plattformar rekommenderar vi att du inte uppger personuppgifter du inte vill ska bli synliga för andra, tänk på att andra kan se vad du kommenterar. Har du behov av att uppge sådana uppgifter så välj en annan kontaktväg.

För dig som ingår avtal och utför tjänster åt stadsmiljöförvaltningen

Om det avtalade uppdraget eller tjänsten innebär att behandling av personuppgifter sker ska ett personuppgiftsavtal enligt bestämmelser i dataskyddsförordningen tecknas mellan parterna i samband med undertecknande av detta avtal, eller senast vid det datum då entreprenören påbörjar uppdrag och behandling av personuppgifter åt beställaren. Personuppgiftsbiträdesavtal ska tecknas enligt beställarens, det vill säga stadsmiljöförvaltningens, vid var tid gällande avtalsmall för personuppgiftsbiträdesavtal och tillhörande bilagor.

Vem får ta del av dina personuppgifter?

Ledamöter i stadsmiljönämnden och anställda på stadsmiljöförvaltningen samt övriga med uppdrag för stadsmiljöförvaltningen tar del av dina personuppgifter i den utsträckning det behövs för att handlägga ditt ärende. I vissa fall använder vi så kallade personuppgiftsbiträden. Personuppgiftsbiträden är andra parter som på stadsmiljöförvaltningens uppdrag utför personuppgiftsbehandling. Personuppgiftsbiträden får endast behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från oss. Allmänheten har rätt att ta del av dina personuppgifter i de fall de ingår i allmänna handlingar och uppgifterna inte är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Hur har vi fått in dina personuppgifter?

I de allra flesta fall har du själv lämnat dem till oss för att vi ska kunna hantera ett ärende för dig, t.ex. om du ansöker om parkeringstillstånd eller lämnar in en synpunkt till oss. Ibland kan vi också få dina personuppgifter från någon annan. Det kan vara att dina personuppgifter finns i handlingar som stadsmiljöförvaltningen får på remiss, eller att uppgifter hämtas ur publika register som till exempel SPAR.

Överföring till tredje land

Skulle dina personuppgifter hanteras utanför EU/EES-området (s.k. tredje land) så berättar vi det för dig. Hanteringen sker i så fall i enlighet de skyddsregler som finns i dataskyddslagstiftningen. Stadsmiljöförvaltningen använder sig av sociala medier (Facebook, Instagram och Linkedin) där du bland annat kan få information om förvaltningens verksamhet och skriva kommentarer. Personuppgifter som du lämnar i dessa kanaler kan komma att överföras till tredjeland (USA).

Stadsmiljöförvaltningen använder flera Office 365 produkter, såsom Outlook, Teams, SharePoint. Produkterna används för flera ändamål. Microsoft är tjänsteleverantör och personuppgiftsbiträde för behandlingar i dessa verktyg. Eftersom Microsoft är ett amerikanskt företag kan det förekomma så kallad tredjelandsöverföring av dina personuppgifter i dessa verktyg.

Lagringstid

Dina personuppgifter kommer att sparas av oss till dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Om personuppgifterna ingår i en allmän handling krävs gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna gallras. Handlingar som saknar gallringsbeslut bevaras enligt de bestämmelser som finns i arkivlagen. Stadsmiljöförvaltningen gallrar handlingar av tillfällig och ringa betydelse vid inaktualitet. Vill du veta mer kring vilka gallringsbeslut stadsmiljöförvaltningen tillämpar kan du kontakta oss.

Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas av oss

Du kan begära att få tillgång till dina personuppgifter och du har då rätt att få information om de uppgifter vi behandlar om dig kostnadsfritt. Vanligtvis kallas detta ett registerutdrag.

  • Begära rättelse, radering eller begränsning av en behandling av dina personuppgifter. Dessa rättigheter är begränsade, till exempel om dina uppgifter ingår i en allmän handling är det inte tillåtet att radera dessa, eller om uppgifterna på annat sätt är nödvändiga för att stadsmiljöförvaltningen ska fullgöra sitt uppdrag.
  • Invända mot behandling av dina personuppgifter.
  • I vissa fall begära dataportabilitet.
  • När som helst återkalla eventuellt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke gäller återkallelsen från den dag som återkallelsen skedde.
  • Klaga på vår behandling av dina personuppgifter till integritetsskyddsmyndigheten.

Kontaktuppgifter

Om du vill begära registerutdrag, utöva några av dina övriga rättigheter enligt dataskyddsförordningen eller ha ytterligare information kan du kontakta stadsmiljöförvaltningen genom e-post stadsmiljo@stadsmiljo.goteborg.se eller telefonnummer: 031-365 00 00 (Göteborgs Stads kontaktcenter). Du kan också vända dig med frågor eller synpunkter till stadsmiljöförvaltningens dataskyddsombud som nås på dso@intraservice.goteborg.se.

Uppge vid kontakt att frågan gäller personuppgiftsbehandling hos stadsmiljönämnden/stadsmiljöförvaltningen i Göteborgs Stad.