Så behandlar Förvaltningen för inköp och upphandling personuppgifter

Förvaltningen för inköp och upphandling kan behöva samla in, ta emot eller på annat sätt behandla dina personuppgifter. Dina personuppgifter behandlas bara om det finns stöd i dataskyddsförordningen eller annan lag, eller om du har godkänt det. Här kan du läsa om hur Inköp och upphandling behandlar dina personuppgifter och om hur du kommer i kontakt med oss.

Allmänt

Inköp- och upphandlingsförvaltningen är mån om att du ska känna dig trygg i dina kontakter med oss. Dina personuppgifter behandlas bara om det finns stöd i dataskyddsförordningen eller annan lag, eller om du har godkänt det. Behandlingen av dina personuppgifter sker för att fullgöra våra uppgifter som myndighet och arbetsgivare. I Inköp- och upphandlingsförvaltningens integritetspolicy beskrivs de uppgifter som samlas in, i vilket syfte och de rättigheter du har.

Information om personuppgiftsbehandling

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all typ av information som direkt eller indirekt kan identifiera en levande person, till exempel ett personnamn, personnummer eller kontaktuppgifter. Även foton och ljudupptagningar kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, räknas som personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Begreppet behandling av personuppgifter omfattar all hantering som kan ske med personuppgifter, till exempel att samla in uppgifterna, läsa, lagra, gallra, sprida, kopiera eller arkivera dem.

Varför behandlar vi dina personuppgifter (ändamål)?

Inköp- och upphandlingsförvaltningen behandlar dina personuppgifter för att kunna ge dig den service du efterfrågar eller för att kunna utföra nämndens uppdrag. Nämnden är Göteborgs Stads inköpscentral och ska för samtliga förvaltningar och bolag tillhandahålla centraliserad inköpsverksamhet med ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster. Nämndens verksamhet är av strategisk betydelse för att staden utifrån uppställda krav ska kunna uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt för att säkerställa att syftena i Göteborgs Stads riktlinje för inköp och upphandling i övrigt uppnås.

Inköp- och upphandlingsförvaltningen behandlar dina personuppgifter för att uppfylla grunduppdragen som innebär att nämnden:

  • är Göteborgs Stads och Göteborgsregionens inköpscentral, och tillhandahåller avtal för våra kunder inom områden där det finns ett värde av att ha gemensamma avtal.
  • driver stadens inköpsstrategiska arbete och tar fram gemensamma processer och digitala tjänster som stödjer processerna.
  • höjer kunskapen inom inköp i staden och bedriver ett aktivt uppföljningsarbete.
  • stödjer staden med tjänster inom förvaltningens alla verksamhetsområden.

Varför får vi behandla dina personuppgifter (rättslig grund)?

För att behandling av personuppgifter ska vara laglig måste det enligt dataskyddsförordningen finnas en rättslig grund för behandlingen. De rättsliga grunder som främst är aktuella för förvaltningen är avtal, rättslig förpliktelse, myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse samt samtycke.

  • Personuppgifter kan behandlas med stöd av ett avtal. För att behandla personuppgifter krävs då att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med den registrerade eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
  • Personuppgifter får behandlas om det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse. Rättslig förpliktelse innebär att det finns lagar eller regler som gör att den personuppgiftsansvariga måste behandla vissa personuppgifter i sin verksamhet. Den rättsliga förpliktelsen ska gälla för förvaltningen och följa av EU-rätt eller svensk rätt.
  • Behandling av personuppgifter kan vidare ske som ett led i myndighetsutövning. Myndighetsutövningen måste vara fastställd i enlighet med EU-rätt eller svensk rätt.
  • Behandling av personuppgifter är också tillåten om den är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Uppgiften ska vara fastställd i EU-rätt eller svensk rätt, vilket innebär att den måste följa av det regelverk som gäller för förvaltningens verksamhet. Behandlingen av personuppgifter som är nödvändig för att myndigheten ska kunna utföra sin verksamhet sker med stöd av denna rättsliga grund.
  • Personuppgifter kan också behandlas med stöd av den registrerades samtycke. Samtycke att någon godkänner behandling av personuppgifter som rör hen ska vara tydligt och specifikt utformat och ges frivilligt.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vilka kategorier av personuppgifter som behandlas varierar utifrån vilken typ av ärende det rör sig om. Oftast är det de uppgifter du själv skriver in i formulär, e-post eller post så som namn, e-postadress och telefonnummer eller de personuppgifter som kan förekomma på fakturor till stadens verksamheter. Ibland behövs endast namn och kontaktuppgifter medan ytterligare uppgifter är nödvändiga i andra fall. Vi frågar inte om mer personuppgifter än nödvändigt.

Hur har vi fått in dina personuppgifter

I de flesta fall lämnar du själv dina personuppgifter till förvaltningen när du kontaktar oss. Det kan handla om att du använt något av våra kontaktformulär på våra webbsidor, genom att du har skickat e-post eller post till oss eller genom att dina personuppgifter förekommer på fakturor från leverantörer i stadens faktura- och beställningssystem.

Kontakta personuppgiftsansvarig om du har frågor kring var dina personuppgifter kommer från. Du hittar kontaktuppgifter i avsnittet Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud.

Vem får ta del av dina personuppgifter?

Personal som arbetar i eller utför uppdrag åt Inköp- och upphandlingsförvaltningen, som behöver personuppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter, tar del av dina personuppgifter.

Allmänheten har rätt att ta del av dina personuppgifter i de fall de ingår i allmänna handlingar. Personuppgifter belagda med sekretess lämnas inte ut till allmänheten. Läs mer under rubriken Allmänna handlingar och dataskyddsförordning.

Andra parter, så kallade personuppgiftsbiträden, som behandlar personuppgifter på uppdrag av förvaltningen kan få ta del av dina personuppgifter. Personuppgiftsbiträden får endast behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från oss.

Hur länge sparas dina personuppgifter (lagringstid)?

De personuppgifter förvaltningen samlar in behandlas för olika ändamål och sparas under olika lång tid beroende på vad de ska användas till och förvaltningens skyldigheter enligt lag. Som myndighet måste information hanteras enligt gällande arkiv- och gallringsregler. Eftersom de flesta personuppgifterna som behandlas ingår i en allmän handling krävs gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna gallras/raderas. Personuppgifterna sparas så länge som det är nödvändigt för de ändamål för vilka de behandlas.

Kontakta den personuppgiftsansvarige eller dataskyddsombudet för mer information.

Så skyddar vi dina personuppgifter

Inköp- och upphandlingsförvaltningen tillämpar olika tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som regelbundet underhålls för att skydda personuppgifter mot oavsiktlig, olaglig eller obehörig åtkomst, användning, avslöjande, ändring, förstörelse eller förlust av personuppgifter.

Överföring till tredje land

Dataskyddsförordningen reglerar särskilt delning av personuppgifter med tredje land, det vill säga länder utanför EU/EES. Om Inköp- och upphandlingsförvaltningen behöver överföra dina uppgifter till tredje land ska du få reda på det.

Personuppgifter i särskilda situationer

Webbplatser och cookies

När du besöker någon av våra webbplatser används kakor (cookies). En kaka är en liten textfil som lagras på din dator. Kakor används normalt för att förbättra en webbplats för dig som besökare, genom att föra över information mellan webbläsare och webbservrar. De vanligaste användningsområdena är att spara användarens val på en webbsida och för teknisk information. Kakor används också för att samla statistik om besök på webbsidan. Om du inte accepterar att kakor används kan du stänga av användningen av kakor. Det gör du i din webbläsares säkerhetsinställningar. Läs mer på sidan Om kakor på goteborg.se

Om du använder sociala medier för att komma i kontakt med oss

Om du använder sociala medier, till exempel LinkedIn, för att komma i kontakt med förvaltningen, överförs informationen och dina personuppgifter till tredje part. I det här fallet till det företag som driver det sociala mediet. För din egen skull rekommenderar Göteborgs Stad dig att inte skicka känslig information till kommunen via sociala medier.

Om du prenumererar på nyhetsbrev

Inköp- och upphandlingsförvaltningen behandlar personuppgifter i samband med anmälan om prenumeration på nyhetsbrev. Behandlingen sker för att förvaltningen ska kunna administrera prenumerationen och skicka ut informationen. Den rättsliga grunden är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan som prenumerant.

Om du lämnar anbud eller tecknar avtal med Inköp- och upphandlingsförvaltningen

Inköp- och upphandlingsförvaltningen behandlar personuppgifter i samband med upphandling. Behandling sker för att förvaltningen ska kunna hantera anbud och administrera avtal med leverantörer som beställande organisationer ska kunna avropa ifrån. De personuppgifter som oftast behandlas är namn och kontaktuppgifter, och vid enskild firma kan personnummer behöva behandlas då det utgör organisationsnummer.

Vid ansökan om jobb

Förvaltningen behandlar dina personuppgifter om du skickar in en jobbansökan till förvaltningen. Behandlingen för att tillsätta tjänsten sker som ett led i förvaltningens myndighetsutövning och övrig behandling för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

När du skickar förfrågningar eller synpunkter

Förvaltningen behandlar dina personuppgifter för att kommunicera med dig då du ställt en förfrågan och för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Är anställd eller har uppdrag hos Inköp- och upphandlingsförvaltningen

Förvaltningen behandlar de uppgifter som är nödvändiga för att administrera din anställning eller ditt uppdrag, betala ut lön eller ersättning. I vissa fall är det nödvändigt för förvaltningen som arbetsgivare att hantera även känsliga personuppgifter. Detta gäller främst i ärenden om sjukskrivning och rehabilitering. Den rättsliga grunden för behandlingarna är för att fullgöra ett avtal. Mer detaljerad information om hur dina uppgifter används finns i bilagan till ditt anställningsavtal.

Allmänna handlingar och dataskyddsförordningen

Förvaltningen omfattas av reglerna i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär att meddelanden som skickas till förvaltningen vanligen blir allmänna handlingar. Förvaltningen är skyldig att på begäran lämna ut uppgifter i allmänna handlingar, efter sekretessprövning. Reglerna om allmänna handlingars offentlighet och arkivregler kan komma att innebära begränsningar i vissa av den registrerades rättigheter, till exempel rätten till radering av personuppgifter. Här kan du läsa mer om hur allmän handling hanteras.  

Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas av oss

När dina personuppgifter behandlas av förvaltningen har du som registrerad flera rättigheter. Du kan begära tillgång till dina personuppgifter, det vill säga få ett så kallat registerutdrag. Du har också rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter, begränsning av behandling av dina personuppgifter, begära dataportabilitet (att flytta dina personuppgifter från en organisation till en annan) och när som helst återkalla eventuellt samtycke. Om dina uppgifter hos förvaltningen är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade. Vi kan normalt inte radera uppgifter som utgör allmänna handlingar eller om det föreligger ett lagstadgat krav på lagring.

Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig. Din begäran behöver innehålla uppgift om namn och personnummer för att vi ska kunna säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Med blanketten för registerutdrag kan du inte beställa övriga handlingar. För få se dessa handlingar ska du vända dig direkt till förvaltningen eller bolaget som hanterar dem.

Blankett för registerutdrag

För att begära registerutdrag lämnar du in bifogad blankett. Skicka in blanketten med post eller e-post. Det går också bra att lämna in den personligen. Se kontaktuppgifter längst ned. 

Blankett för registerutdrag (Dataskyddsförordningen)

Frågor eller klagomål

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud

Det är nämnden för Inköp och upphandling som är personuppgiftsansvarig vilket innebär att nämnden har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt. Om du har frågor om behandlingen eller vill ha tillgång till dina personuppgifter ska du kontakta den personuppgiftsansvarige eller dataskyddsombudet.

Dataskyddsenheten är dataskyddsombud för stadens förvaltningar och bolag. Enheten stöttar Göteborgs Stads alla förvaltningar och bolag i frågor som rör behandlingen av personuppgifter enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Som dataskyddsombud har enheten till uppgift att ge råd, informera och oberoende granska verksamheterna och lämna rekommendationer till förbättringar så att behandlingen sker i enlighet med regelverket.

Personuppgiftsansvarig

Telefon: 031-366 37 00

E-post: inkopochupphandling@ink.goteborg.se

Besöksadress: Magasinsgatan 18A

Postadress: Box 1111, 405 23 Göteborg

Dataskyddsombud

E-post: dso@intraservice.goteborg.se

Ange vid kontakt att ditt ärende rör Inköp och upphandling.

Klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Du kan klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (tidigare Datainspektionen) om du anser att Inköp och upphandling hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt: imy@imy.se.