Så behandlar utbildningsförvaltningen personuppgifter

Inom Göteborgs Stad är det varje förvaltning eller bolag som ansvarar för hur de behandlar personuppgifter. Så här behandlar utbildningsförvaltningen dina personuppgifter:

Allmänna handlingar

Utbildningsförvaltningen kan behöva samla in, ta emot eller på annat sätt behandla dina personuppgifter för att kunna uppfylla sitt uppdrag som utbildningsanordnare och myndighet. När personuppgifter kommer in till skolan eller utbildningsförvaltningen så anses de i regel vara allmänna handlingar och kan begäras ut. Det finns också särskilda regler för allmänna handlingar gällande bevarande (sparande) och gallring (slänga bort). För att Göteborgs Stad ska kunna bevara eller gallra dina personuppgifter och annan information så måste det finnas stöd för det i särskilda dokument. För mer information kontakta Regionarkivet. Göteborgs Stad behandlar dina personuppgifter i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 samt annan tillämplig lagstiftning.

Hur har vi fått in dina personuppgifter

I vissa fall har du själv lämnat dem till oss för att vi ska kunna tillgodose din rätt till utbildning eller dina rättigheter som vårdnadshavare, men ibland kan vi ha fått dina personuppgifter från någon annan än du själv. I vissa fall hämtar vi dina kontaktuppgifter från SPAR, NAVET eller Västfolket. Vi kan även få in personuppgifter från andra myndigheter eller utbildningsanordnare. Om du har frågor om varifrån dina personuppgifter har inhämtats så kontakta personuppgiftsansvarig eller dataskyddsombudet. Elever och vårdnadshavare till elever i Göteborgs Stads gymnasieskolor eller studerande i vuxenutbildning vänder sig enklast till sin skolexpedition eller till Göteborgs Stads Kontaktcenter, telefon 031-365 00 00.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all typ av information som kan identifiera en levande person.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som man kan göra med personuppgifter. Exempelvis samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera, kopiera med mera.

Personuppgiftsansvarig

Det är nämnden eller styrelsen i den förvaltning eller det bolag som hanterar dina personuppgifter som är personuppgiftsansvarig vilket innebär att de har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt. Om du har frågor om behandlingen eller vill ha tillgång till dina personuppgifter ska du kontakta den personuppgiftsansvarige eller Göteborgs Stads Kontaktcenter, telefon 031-365 00 00. Du har rätt att kostnadsfritt få en kopia av de personuppgifter som vi behandlar om dig.

Varför behandlar vi dina personuppgifter (ändamål)?

När du påbörjar och genomför en utbildning behöver vi även uppgifter om dig för att kunna handlägga vissa ärenden med mera på ett korrekt sätt. Vi kommer inte att behandla dina personuppgifter om vi inte har en väl motiverad anledning till att göra det.

Varför får vi behandla dina personuppgifter (laglig grund)?

Göteborgs Stad har skyldighet att enligt lag erbjuda möjligheten till vissa former av utbildning, bland annat gymnasieskola. Som utbildningsanordnare har Göteborgs Stad rätt att behandla personuppgifter om dig för att uppfylla sina krav enligt lag (rättslig förpliktelse). Vid all myndighetsutövning har utbildningsförvaltningen rätt att hantera dina personuppgifter. Vissa tjänster kan utbildningsförvaltningen erbjuda trots att det inte finns ett särskilt lagkrav. Då kan utbildningsförvaltningen fråga dig om samtycke för behandlingen av sådana personuppgifter. När du har ett avtal med utbildningsförvaltningen så får utbildningsförvaltningen hantera dina personuppgifter för att fullgöra avtalet.

Någon av dessa grunder måste föreligga om vi ska hantera dina personuppgifter:

  • Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
  • Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.
  • Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
  • Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, särskilt när den registrerade är ett barn.

Vem får ta del av dina personuppgifter?

De anställda i utbildningsförvaltningen som behöver ta del av dina personuppgifter för att utföra sina arbetsuppgifter såsom hantera din skolgång. Det kan vara din lärare, IT-tekniker, administrativ personal, externa leverantörer, rektorer eller bibliotekarier, det beror förstås på vilken typ av ärende det gäller.

Tredje land

Skulle dina personuppgifter hanteras utanför EU/EES-området (tredje land) så berättar vi det för dig. Hanteringen sker i så fall i enlighet de skyddsregler som finns i dataskyddslagstiftningen.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer att sparas av utbildningsförvaltningen till dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Personuppgifterna kommer sedan att hanteras enligt de lagregler som gäller för Göteborgs Stad angående så kallade dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut. Personuppgifter som kommer in till utbildningsförvaltningen blir i regel allmänna handlingar. Därför får utbildningsförvaltningen inte gallra eller spara uppgifter hur som helst. Kontakta den personuppgiftsansvarig eller dataskyddsombud (DSO) för mer information.

Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas av oss

Du har rätt att:

  • Begära tillgång till dina personuppgifter
  • Begära rättelse eller radering eller begränsning av behandling, av dina personuppgifter
  • Invända mot behandling av dina personuppgifter
  • Begära dataportabilitet
  • När som helst återkalla eventuellt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke gäller återkallelsen från den dag som återkallelsen skedde.
  • Klaga på vår behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten

Eftersom det finns särskilda regler kring hanteringen av allmänna handlingar så begränsas vissa av dessa rättigheter.

Ytterligare behandling

Om dina personuppgifter ska behandlas för en annan anledning än den ursprungliga, så kommer du att få information om det innan ny behandling påbörjas.