Så behandlar trafikkontoret personuppgifter

Trafikkontoret behöver ibland behandla personuppgifter för att utföra sina uppgifter. All behandling av personuppgifter på trafikkontoret utgår från syftet med behandlingen, vi samlar aldrig in personuppgifter om det inte är nödvändigt med hänsyn till ändamålet. Trafikkontoret behandlar dina personuppgifter i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 samt annan tillämplig lagstiftning.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all typ av information som kan identifiera en levande person. Det kan vara t.ex. namn eller personnummer men också foton och ljudinspelningar. Även andra typer av uppgifter, som registreringsnummer och adresser kan vara personuppgifter, om de kan knytas till en person.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som man kan göra med personuppgifter, tex. att samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera, kopiera m.m.

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är trafiknämnden. Det innebär att de har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt. Har du frågor om behandlingen eller vill ha tillgång till dina personuppgifter ska du kontakta den personuppgiftsansvarige eller dataskyddsombudet, se kontaktuppgifter längst ner.

Varför behandlar vi dina personuppgifter (ändamål)?

Trafiknämnden är den myndighet som är utsedd av kommunfullmäktige att hantera stadens transportfrågor. Uppdraget står beskrivet i trafiknämndens reglemente och syftar till att tillgodose medborgarnas och näringslivets transportbehov, förbättra trafiksäkerheten och minska trafikens miljöstörningar till en acceptabel nivå för både människor och natur. Nämnden har också till uppgift att ombesörja kommunens färdtjänst och riksfärdtjänst samt att i förkommande fall samordna samhällsbetalda resor. Uppdraget ska utföras med en helhetssyn och i nära samarbete med statliga, regionala och kommunala aktörer samt övriga intressenter. I ansvaret ingår också utbyggnad och underhåll av stadens vägar, gator, cykel- och spårvägsnät. För att kunna utföra uppdraget behöver personuppgifter behandlas på olika sätt. Vi kommer inte att behandla dina personuppgifter om vi inte har en väl motiverad anledning till att göra det. När vi samlar in personuppgifter ska ändamålet med behandlingen tydligt framgå. Om dina personuppgifter ska behandlas för en annan anledning än den ursprungliga, så kommer du att få information om det innan ny behandling påbörjas

Kategorier av personuppgifter

Vilka kategorier av personuppgifter som behandlas varierar utifrån vilken typ av ärende det rör sig om. Ibland behövs endast namn, medan personnummer och ytterligare uppgifter i andra fall är nödvändiga. Vi frågar inte om mer personuppgifter än nödvändigt. Är du osäker på vad som gäller i ditt ärende kan du höra av sig till oss och fråga. Vi har inte möjlighet att i efterhand radera personuppgifter du lämnat in till oss om de ingår i allmänna handlingar.

Varför får vi behandla dina personuppgifter (laglig grund)?

All personuppgiftsbehandling måste ha en laglig grund. Laglig grund är de skäl som enligt dataskyddsförordningen är giltiga för att få behandla personuppgifter. Någon av dessa grunder måste föreligga om vi ska hantera dina personuppgifter.

  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
  • Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.
  • Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
  • Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

I huvudsak sker personuppgiftsbehandlingen på trafikkontoret med antingen rättslig förpliktelse, myndighetsutövning eller allmänt intresse som grund.

Särskilt om personuppgiftsbehandling när du:

Ansöker om något tillstånd

När du ansöker om något tillstånd eller dispens som trafikkontoret ansvarar för samlas personuppgifter in för att kunna handlägga och fatta beslut i ärendet. Vilka personuppgifter som är nödvändiga varierar beroende på vilken typ av ärende det handlar om. Vid handläggning av en del typer av tillstånd, som parkering för funktionshindrade, färdtjänst och riksfärdtjänst behandlas även uppgifter om hälsotillstånd. Sådana uppgifter är enligt dataskyddsförordningen känsliga personuppgifter och kräver extra skydd. Vi behandlar inte känsliga personuppgifter om det inte är nödvändigt för syftet med behandlingen. I alla ärenden behöver vi kontaktuppgifter för att veta vem det är som ansöker och för att kunna kontakta dig. Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Reser med serviceresor

När du beviljats färdtjänst eller gör andra typer av serviceresor behandlas dina personuppgifter för att kunna boka och genomföra resan. Trafikföretag som utför resor åt trafikkontoret tar del av dina personuppgifter i den utsträckning som behövs för att kunna utföra resan. Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse. Har du lämnat ditt samtycke till att delta i det kvalitetsarbete som görs där resenärer blir uppringda och intervjuade om resan, kommer uppgifter lämnas till det företag som genomför undersökningen. Enbart de uppgifter som är nödvändiga för att genomföra samtalet kommer att lämnas ut. Eftersom behandlingen grundar sig på samtycke kan du närsomhelst återkalla ditt samtycke att delta i undersökningar.

Lämnar in synpunkter och klagomål, ställer frågor

Trafikkontoret behandlar de personuppgifter du själv lämnar för att kunna administrera ärendet och lämna återkoppling till dig. Du kan lämna synpunkter och klagomål utan att uppge kontaktuppgifter, men då kan du inte få något svar av trafikkontoret. Om du kontaktar oss via Göteborgs Stads kontaktcenter tar även anställda där del av dina personuppgifter. Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Är anställd eller har uppdrag hos trafikkontoret

Trafikkontoret behandlar de uppgifter som är nödvändiga för att administrera din anställning eller ditt uppdrag, betala ut lön och ersättning. Den lagliga grunden för behandlingen är för att fullgöra ett avtal och att fullgöra en rättslig förpliktelse.

När dina personuppgifter ingår i en allmän handling

Den mesta informationen på trafikkontoret är allmänna handlingar och den information som inte är det kan med tiden bli det. Vad som är en allmän handling definieras i tryckfrihetsförordningen. En handling som förvaras på en myndighet, tex i våra lokaler eller på våra servrar, och har inkommit, tex genom att den lämnats in eller skickats till oss, eller upprättats, tex genom att vi fastställt eller på annat sätt färdigställt den, är en allmän handling. Allmänna handlingar lämnas ut på begäran, undantaget i de uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Den som begär ut handlingen har rätt att vara anonym. Allmänna handlingar ska bevaras enligt arkivlagen, och kan enbart gallras (förstöras) i enlighet med gallringsbeslut. Allmänna handlingar ska också som regel registreras, vanligtvis genom diarieföring. När en personuppgift ingår i en allmän handling kan den inte raderas på begäran.

Vem får ta del av dina personuppgifter?

Ledamöter i trafiknämnden och anställda på trafikkontoret samt övriga med uppdrag för trafikkontoret tar del av dina personuppgifter i den utsträckning det behövs för att handlägga ditt ärende. I vissa fall använder vi så kallade personuppgiftsbiträden. De är andra parter som på trafikkontorets uppdrag utför personuppgiftsbehandling. Personuppgiftsbiträden får endast behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från oss. Allmänheten har rätt att ta del av dina personuppgifter i de fall de ingår i allmänna handlingar och uppgifterna inte är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Hur har vi fått in dina personuppgifter?

I de allra flesta fall har du själv lämnat dem till oss för att vi ska kunna hantera ett ärende för dig, t.ex. om du ansöker om parkeringstillstånd eller lämnar in en synpunkt till oss. Ibland kan vi också få dina personuppgifter från någon annan. Det kan vara att dina personuppgifter finns i handlingar som trafikkontoret får på remiss, eller att uppgifter hämtas ur publika register som t.ex SPAR.

Överföring till tredje land

Skulle dina personuppgifter hanteras utanför EU/EES-området (s.k. tredje land) så berättar vi det för dig. Hanteringen sker i så fall i enlighet de skyddsregler som finns i dataskyddslagstiftningen.

Lagringstid

Dina personuppgifter kommer att sparas av oss till dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Om personuppgifterna ingår i en allmän handling krävs gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna gallras. För handlingar som saknar gallringsbeslut gäller bevarande enligt de bestämmelser som finns i arkivlagen. Trafikkontoret gallrar handlingar av tillfällig och ringa betydelse vid inaktualitet. Vill du veta mer kring vilka gallringsbeslut trafikkontoret tillämpar kan du kontakta oss.

Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas av oss

  • Du kan begära att få tillgång till dina personuppgifter och du har då rätt att få en kopia på de uppgifter vi behandlar om dig kostnadsfritt. Vanligtvis kallas detta ett registerutdrag. Du har också rätt att få information om de behandlingar dina personuppgifter förekommer i.
  • Begära rättelse eller radering eller begränsning av behandling, av dina personuppgifter. Dessa rättigheter är begränsade, t.ex om dina uppgifter ingår i en allmän handling är det inte tillåtet att radera dessa, eller om uppgifterna på annat sätt är nödvändiga för att trafikkontoret ska fullgöra sitt uppdrag.
  • Invända mot behandling av dina personuppgifter
  • I vissa fall begära dataportabilitet
  • När som helst återkalla eventuellt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke gäller återkallelsen från den dag som återkallelsen skedde.
  • Klaga på vår behandling av dina personuppgifter till dataskyddsinspektionen.

Kontaktuppgifter

Om du vill begära registerutdrag, utöva några av dina övriga rättigheter enligt dataskyddsförordningen eller ha ytterligare information kan du kontakta trafikkontoret genom e-post goteborg@goteborg.se eller telefonnummer: 031-365 00 00 (Göteborgs Stads kontaktcenter). Du kan också vända dig med frågor eller synpunkter till trafikkontorets dataskyddsombud som nås på dso@intraservice.goteborg.se. Uppge vid kontakt att frågan gäller personuppgiftsbehandling hos trafiknämnden/trafikkontoret i Göteborgs Stad.

Mer information om hur vi behandlar dina personuppgifter, utifrån dataskyddsförordningen.