Så behandlar stadsbyggnadskontoret personuppgifter

När du kommer i kontakt med stadsbyggnadskontoret vill vi att du ska veta hur och varför vi behandlar dina personuppgifter.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all information som går att knyta till dig som person och som på något sätt kan användas för att identifiera dig. Till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, bilder med mera.

Vad menas med behandling av personuppgifter?

Med behandling menas varje åtgärd som görs med en personuppgift. Det kan vara insamling, registrering, lagring, bearbetning, publicering eller annan spridning.

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för stadsbyggnadskontoret är byggnadsnämnden. Det innebär att de har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt. Har du frågor om behandlingen eller vill ha tillgång till dina personuppgifter ska du kontakta den personuppgiftsansvarige eller dataskyddsombudet, se kontaktuppgifter längst ner.

Varför hanterar stadsbyggnadskontoret personuppgifter?

Vi är en myndighet och när du ansöker om till exempel bygglov, planändring eller lantmäteriförrättning behöver vi vara säkra på att beslut fattas på en rättssäker grund. Och då behöver vi vissa uppgifter från dig.
Också när du lämnar synpunkter, eller har en annan fråga inom vårt ansvarsområde, är det viktigt att rätt uppgifter registreras så att alla frågor behandlas på ett korrekt sätt. Vissa personuppgifter kan också behöva användas för administration, uppföljning, statistik och kontroll.

Varför får vi behandla dina personuppgifter (laglig grund)?

All personuppgiftsbehandling måste ha en laglig grund. Laglig grund är de skäl som enligt dataskyddsförordningen är giltiga för att få behandla personuppgifter. Någon av dessa grunder måste föreligga om vi ska hantera dina personuppgifter.

  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
  • Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.
  • Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.
  • Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
  • Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, särskilt när den registrerade är ett barn.

I huvudsak sker personuppgiftsbehandlingen på stadsbyggnadskontoret med antingen rättslig förpliktelse, myndighetsutövning eller allmänt intresse som grund.

Särskilt om personuppgiftsbehandling när du:

Söker bygglov, planändring eller lantmäteriförrättning

När du ansöker om bygglov eller gör en bygganmälan samlas personuppgifter in för att kunna handlägga och fatta beslut i ärendet. Vilka personuppgifter som är nödvändiga varierar beroende på vilken typ av ärende det handlar om. I alla ärenden behöver vi exempelvis kontaktuppgifter för att veta vem det är som ansöker och för att kunna kontakta dig. Detsamma gäller i andra typer av ärenden som handläggs vid myndigheten, till exempel när du ansöker om planändring eller en lantmäteriförrättning. Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Lämnar in synpunkter och klagomål, ställer frågor

Stadsbyggnadskontoret behandlar de personuppgifter du själv lämnar för att kunna administrera ärendet och lämna återkoppling till dig. Du kan lämna synpunkter och klagomål utan att uppge kontaktuppgifter, men då kan du inte få något svar av stadsbyggnadskontoret. Om du kontaktar oss via Göteborgs Stads kontaktcenter tar även anställda där del av dina personuppgifter. Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Är anställd eller har uppdrag hos stadsbyggnadskontoret

Stadsbyggnadskontoret behandlar de uppgifter som är nödvändiga för att administrera din anställning eller ditt uppdrag, betala ut lön och ersättning. I vissa fall är det nödvändigt för stadsbyggnadskontoret som arbetsgivare att hantera även känsliga personuppgifter. Detta gäller främst i ärenden om sjukskrivning och rehabilitering. Den lagliga grunden för behandlingarna är för att fullgöra ett avtal eller uppgift av allmänt intresse.

Anhörig till anställd

Stadsbyggnadskontoret behandlar personuppgifter för att kunna ta kontakt med anhörig vid en akut händelse som drabbar en anställd. Personuppgifterna är frivilliga att lämna för anställda i förvaltningen. De personuppgifter som behandlas är namn och kontaktuppgifter. Rättslig grund för behandlingen av personuppgiften är intresseavvägning.

Allmän handling

De personuppgifter du lämnar när du skickar in en ansökan, synpunkt eller annat registreras och behandlas enligt reglerna i dataskyddsförordningen (GDPR). Det görs eftersom uppgifterna behövs för vår myndighetsutövning.
Personuppgifter som du lämnar kommer aldrig att användas av oss i annat syfte än för att hantera den fråga du vänt dig till oss med. Samtidigt är det viktigt att veta att handlingar som lämnas till oss blir allmänna handlingar och att de till stor del kommer att arkiveras i enlighet med arkivlagen.

Kategorier av personuppgifter

Vilka kategorier av personuppgifter som behandlas varierar utifrån vilken typ av ärende det rör sig om. Ibland behövs endast namn, medan personnummer och ytterligare uppgifter i andra fall är nödvändiga. Vi frågar inte om mer personuppgifter än nödvändigt. Är du osäker på vad som gäller i ditt ärende kan du höra av sig till oss och fråga. Vi har inte möjlighet att i efterhand radera personuppgifter du lämnat in till oss om de ingår i allmänna handlingar

Vem får ta del av dina personuppgifter?

Ledamöter i byggnadsnämnden och anställda på stadsbyggnadskontoret samt övriga med uppdrag för stadsbyggnadskontoret tar del av dina personuppgifter i den utsträckning det behövs för att handlägga ditt ärende. Vi kan även komma att dela personuppgifter med andra förvaltningar och bolag i Göteborgs stad samt med andra myndigheter såsom Skatteverket eller Försäkringskassan. I vissa fall använder vi så kallade personuppgiftsbiträden. De är andra parter som på stadsbyggnadskontorets uppdrag utför personuppgiftsbehandling. Personuppgiftsbiträden får endast behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från oss. Allmänheten har rätt att ta del av dina personuppgifter i de fall de ingår i allmänna handlingar och uppgifterna inte är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Hur har vi fått in dina personuppgifter?

I de allra flesta fall har du själv lämnat dem till oss för att vi ska kunna hantera ett ärende för dig, t.ex. om du ansöker om bygglov eller lämnar in en synpunkt till oss. Ibland kan vi också få dina personuppgifter från någon annan. Det kan vara att dina personuppgifter finns i handlingar som stadsbyggnadskontoret får på remiss, eller att uppgifter hämtas ur publika register som till exempel SPAR eller lantmäteriet. 

Lagringstid

Dina personuppgifter kommer att sparas av oss till dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Om personuppgifterna ingår i en allmän handling krävs gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna gallras. Handlingar som saknar gallringsbeslut bevaras enligt de bestämmelser som finns i arkivlagen. Stadsbyggnadskontoret gallrar handlingar av tillfällig och ringa betydelse vid inaktualitet. Vill du veta mer kring vilka gallringsbeslut stadsbyggnadskontoret tillämpar kan du kontakta oss.

Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas av oss

  • Du kan begära att få tillgång till dina personuppgifter och du har då rätt att få information om de uppgifter vi behandlar om dig kostnadsfritt. Vanligtvis kallas detta ett registerutdrag.
  • Begära rättelse, radering eller begränsning av en behandling av dina personuppgifter. Dessa rättigheter är begränsade, till exempel om dina uppgifter ingår i en allmän handling är det inte tillåtet att radera dessa, eller om uppgifterna på annat sätt är nödvändiga för att stadsbyggnadskontoret ska fullgöra sitt uppdrag.
  • Invända mot behandling av dina personuppgifter.
  • I vissa fall begära dataportabilitet.
  • När som helst återkalla eventuellt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke gäller återkallelsen från den dag som återkallelsen skedde.
  • Klaga på vår behandling av dina personuppgifter till datainspektionen.

Har du frågor?

Om du vill begära registerutdrag, utöva några av dina övriga rättigheter enligt dataskyddsförordningen eller ha ytterligare information kan du kontakta stadsbyggnadskontoret genom e-post sbk@sbk.goteborg.se eller telefonnummer: 031-365 00 00 (Göteborgs Stads kontaktcenter). Vill du komma i kontakt med stadsbyggnadskontorets dataskyddsombud mejlar du till dso@intraservice.goteborg.se. Uppge vid kontakt att frågan gäller personuppgiftsbehandling hos byggnadsnämnden/stadsbyggnadskontoret i Göteborgs stad och kontaktuppgift om du vill att de kontaktar dig.