Så behandlar stadsbyggnadskontoret personuppgifter

När du kommer i kontakt med stadsbyggnadskontoret vill vi att du ska veta hur och varför vi behandlar dina personuppgifter.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all information som går att knyta till dig som person och som på något sätt kan användas för att identifiera dig. Till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, bilder med mera.

Vad menas med behandling av personuppgifter?

Med behandling menas varje åtgärd som görs med en personuppgift. Det kan vara insamling, registrering, lagring, bearbetning, publicering eller annan spridning.

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för stadsbyggnadskontoret är byggnadsnämnden. Det innebär att de har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt. Har du frågor om behandlingen eller vill ha tillgång till dina personuppgifter ska du kontakta den personuppgiftsansvarige eller dataskyddsombudet, se kontaktuppgifter längst ner.

Varför får vi behandla dina personuppgifter (laglig grund)?

All personuppgiftsbehandling måste ha en laglig grund. Laglig grund är de skäl som enligt dataskyddsförordningen är giltiga för att få behandla personuppgifter.

Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingar på stadsbyggnadskontoret är vanligen allmänt intresse eller som ett led i vår myndighetsutövning.

Vilka kategorier av personuppgifter som behandlas varierar utifrån vilken typ av ärende det rör sig om. Ibland behövs bara namn, men i många fall behöver vi till exempel personnummer och ytterligare uppgifter. Vi behandlar inte fler personuppgifter än nödvändigt. Är du osäker på vad som gäller i ditt ärende kan du höra av sig till oss och fråga. Vi har inte möjlighet att i efterhand radera personuppgifter du lämnat in till oss om de ingår i allmänna handlingar.

Varför hanterar stadsbyggnadskontoret personuppgifter?

Som myndighet behöver vi vara säkra på att beslut fattas på en rättssäker grund. För att göra detta behöver vi vissa uppgifter från dig.

Även när du lämnar synpunkter eller har frågor som rör vårt ansvarsområde är det viktigt att rätt uppgifter registreras så att alla frågor behandlas på ett korrekt sätt. Vissa personuppgifter kan också behöva användas för administration, uppföljning, statistik och kontroll.

Särskilt om personuppgiftsbehandling när du:

Söker bygglov, planändring eller lantmäteriförrättning

När du ansöker om bygglov eller gör en bygganmälan samlas personuppgifter in för att kunna handlägga och fatta beslut i ärendet. Vilka personuppgifter som är nödvändiga varierar beroende på vilken typ av ärende det handlar om. I alla ärenden behöver vi exempelvis kontaktuppgifter för att veta vem det är som ansöker och för att kunna kontakta dig. Oftast behöver vi också ditt personnummer för att vara säkra på att du är rätt person. Detsamma gäller i andra typer av ärenden som handläggs vid myndigheten, till exempel när du ansöker om planändring eller en lantmäteriförrättning. Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Lämnar synpunkter och klagomål eller ställer frågor

Om du lämnar synpunkter och klagomål eller ställer frågor behandlar vi de personuppgifter du lämnar för att kunna administrera ditt ärende och lämna återkoppling till dig. Du kan lämna synpunkter och klagomål anonymt, men då kan du inte få något svar av oss. Om du kontaktar oss via kontaktfunktionen på goteborg.se kommer din fråga till oss via Göteborgs Stads kontaktcenter. Det innebär att även de tar del av dina personuppgifter. Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Lämnar in en anmälan om olovlig åtgärd

När du lämnar in en anmälan (som inte är anonym) upprättas ett tillsynsärende och din anmälan i sin helhet, inklusive eventuella personuppgifter skickas till den eller de anmälan gäller. Anledningen är att vi enligt förvaltningslagen är skyldiga att kommunicera allt av betydelse för det kommande beslutet med den som är föremål för utredningen (part i ärendet). Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Blir anmäld för att ha utfört en olovlig åtgärd

Om vi kontaktar dig därför att vi har fått in en anmälan om att du har utfört en åtgärd som bedöms vara olovlig och du i ditt svar till oss lämnar information om att en liknande eller annan åtgärd som kan vara olovlig utförts av någon annan blir ditt svar en anmälan. Vi upprättar då ett tillsynsärende och din anmälan i sin helhet, inklusive eventuella personuppgifter skickas till den eller de som utfört den eventuellt olovliga åtgärden. Anledningen är att vi enligt förvaltningslagen är skyldiga att kommunicera allt av betydelse för det kommande beslutet med den som är föremål för utredningen (part i ärendet). Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Är anställd eller har uppdrag hos stadsbyggnadskontoret

Vi behandlar de uppgifter som är nödvändiga för att administrera din anställning eller ditt uppdrag, betala ut lön och ersättning. I vissa fall är det nödvändigt för oss som arbetsgivare att hantera även känsliga personuppgifter. Detta gäller främst i ärenden om sjukskrivning och rehabilitering. Den lagliga grunden för behandlingarna är för att fullgöra ett avtal eller utföra en uppgift av allmänt intresse.

Är anhörig till en anställd

Vi behandlar kontaktuppgifter till anhöriga till våra anställda för att kunna ta kontakt med anhörig vid en akut händelse som drabbar en anställd. Personuppgifterna är frivilliga att lämna för anställda i förvaltningen. De personuppgifter som behandlas är namn och kontaktuppgifter. Den lagliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Vem får ta del av dina personuppgifter?

Ledamöter i byggnadsnämnden och anställda på stadsbyggnadskontoret samt övriga med uppdrag för oss tar del av dina personuppgifter i den utsträckning det behövs för att handlägga ditt ärende. Vi kan även komma att dela personuppgifter med andra förvaltningar och bolag inom Göteborgs Stad samt med andra myndigheter som till exempel Skatteverket eller Försäkringskassan. I vissa fall använder vi så kallade personuppgiftsbiträden. De är andra parter som på vårt uppdrag utför personuppgiftsbehandlingar. Personuppgiftsbiträden får bara behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från oss.

Allmänheten har rätt att ta del av dina personuppgifter i de fall de ingår i allmänna handlingar och uppgifterna inte är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Lagringstid

Dina personuppgifter kommer att sparas av oss till dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Om personuppgifterna ingår i en allmän handling krävs gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna gallras. Handlingar som saknar gallringsbeslut bevaras enligt de bestämmelser som finns i arkivlagen. Handlingar av tillfällig och ringa betydelse vid gallras vid inaktualitet. Vill du veta mer kring vilka gallringsbeslut vi tillämpar kan du kontakta oss.

Dina rättigheter

Du kan begära att få tillgång till dina personuppgifter och du har då rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar. Vanligtvis kallas detta ett registerutdrag. Du har också rätt att:

  • Begära rättelse, radering eller begränsning av en behandling av dina personuppgifter. Dessa rättigheter är begränsade. Om dina uppgifter ingår i en allmän handling eller om uppgifterna på annat sätt är nödvändiga för att stadsbyggnadskontoret ska fullgöra sitt uppdrag går det inte att radera dessa.
  • Invända mot behandling av dina personuppgifter.
  • I vissa fall begära dataportabilitet.
  • När som helst återkalla eventuellt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke gäller återkallelsen från den dag som återkallelsen skedde.
  • Klaga på vår behandling av dina personuppgifter till integritetsmyndigheten.

Har du frågor?

Om du vill begära registerutdrag, utöva några av dina övriga rättigheter enligt dataskyddsförordningen eller ha ytterligare information kan du kontakta oss på sbk@sbk.goteborg.se eller 031-365 00 00 (Göteborgs Stads kontaktcenter).

Vill du komma i kontakt med stadsbyggnadskontorets dataskyddsombud mejlar du till dso@intraservice.goteborg.se. Uppge att frågan gäller personuppgiftsbehandling hos byggnadsnämnden/stadsbyggnadskontoret i Göteborgs Stad och lämna dina kontaktuppgifter om du vill att de kontaktar dig.