Så behandlar park- och naturförvaltningen personuppgifter

På den här sidan kan du läsa park- och naturförvaltningens integritetspolicy. Den beskriver på ett övergripande sätt hur vi behandlar dina personuppgifter. Park- och naturförvaltningen behandlar dina personuppgifter i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförordningen (också kallad GDPR) och offentlighetsprincipen.

Offentlighetsprincipen

Park- och naturförvaltningen är en kommunal förvaltning vilket innebär att meddelanden som skickas till oss i regel anses vara allmänna handlingar som registreras och som vid en begäran kommer att lämnas ut om inte uppgifterna omfattas av sekretess. Det innebär att även personuppgifter kan begäras och lämnas ut som en del av allmän handling, oavsett för vilket ändamål som personuppgiften ursprungligen registrerades. Så länge det inte har en avgörande betydelse för sekretessbedömningen, har park- och naturförvaltningen ingen rätt att efterforska till vem uppgifterna lämnas ut. Det finns också särskilda regler för hur länge allmänna handlingar ska sparas.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan identifiera en levande fysisk person. Det betyder att om det av informationen direkt eller indirekt framgår vem uppgiften rör så är det en personuppgift. Exempel på personuppgifter kan vara namn, adress, personnummer, e-postadresser och fotografier. Ljudupptagningar som behandlas i dator kan också vara personuppgifter, även om inga namn nämns.

Behandling av personuppgifter

Med behandling av en personuppgift menas i princip allt som går att göra med uppgifterna. Det kan till exempel vara att samla in, registrera, lagra, gallra, arkivera eller skriva ut personuppgifterna. Park- och naturförvaltningen behandlar ofta personuppgifter när de skickats in med synpunkter, klagomål och förslag, eftersom uppgifterna då registreras som allmänna handlingar och sparas på förvaltningen.

För att park- och naturförvaltningen ska kunna utföra sitt uppdrag behöver personuppgifter behandlas på olika sätt. Vi behandlar bara personuppgifter som är nödvändiga i ditt ärende. Om dina personuppgifter ska behandlas för en annan anledning än den ursprungliga kommer du att få information om det innan ny behandling påbörjas. All personuppgiftsbehandling måste ha en laglig grund. Laglig grund betyder att vi måste ha skäl för personuppgiftsbehandlingen som är giltiga enligt dataskyddsförordningen.

Synpunkter, önskemål och felanmälan

Park- och naturförvaltningen tar emot synpunkter, önskemål och felanmälningar gällande stadsmiljön. Förvaltningen behandlar då personuppgifter som skickats in av den registrerade själv, exempelvis namn och kontaktuppgifter. Rättslig grund för behandlingen är uppgift av allmänt intresse. De flesta synpunkter, önskemål och felanmälningar ska gallras två år efter att de inkommit.

Bokning av utomhuspedagogik och aktiviteter

Park- och naturförvaltningen erbjuder verksamheter att boka utbildningstillfällen på bland annat Blåmusslan (marint pedagogiskt center), Slottsskogens djurpark och tillfälliga aktiviteter och evenemang som exempelvis barnens växthus.

Park- och naturförvaltningen behandlar då kontaktuppgifter om den som bokar utbildningstillfälle. Den rättsliga grunden för behandlingen är allmänt intresse.

Bokningar till vissa evenemang och aktiviteter samt utbildningstillfällen i Slottsskogen för skolklasser sker via KuBo, Kulturförvaltningens anmälningssida, och uppgifterna delas därmed till kulturförvaltningen. Resterande bokningar görs via e-post och behandlas endast av personal på park- och naturförvaltningen. Bokningar gallras vid inaktualitet, strax efter bokningstillfället, då de är av tillfällig betydelse.

Praktik eller utbildning Slottsskogen

Slottsskogens djurpark har samarbeten med flera gymnasier i Sverige och ibland gymnasium i andra europeiska länder, och erbjuder undervisning och praktik.  I detta arbete ingår att park- och naturförvaltningen skriver omdömen om eleverna som lämnas till skolorna. Den rättsliga grunden är att utföra en uppgift av allmänt intresse. Omdömena gallras per automatik när handling lämnas över till skolan.

Försäkringsärenden

Park- och naturförvaltningen behandlar personuppgifter för att kunna handlägga försäkringsärenden som skickas in av medborgare. I vissa fall behandlas känsliga personuppgifter. Vanligtvis handlar det om att information om hälsa eller bilder skickas in i samband med att skadeståndsanspråk. De känsliga uppgifterna hanteras endast genom att handlingen läggs in i det aktuella ärendet. Uppgifterna i den inkomna handlingen registreras inte särskilt och görs inte sökbara. Behandlingen av känsliga personuppgifter är nödvändig för handläggningen i försäkringsärenden och park- och naturförvaltningens stöd för behandlingen är artikel 9.2 f i Dataskyddsförordningen som gäller undantag för behandling av känsliga personuppgifter. De flesta handlingar i försäkringsärenden ska bevaras hos park- och naturförvaltningen.

Uppgifterna delas med Göteborgs Stads försäkringsbolag Göta Lejon (samt det försäkringsbolag som Göta Lejon upphandlat) som gör bedömningen i ärendet.

Avtal om städning och vinterväghållning samt arrende-, skötsel och hyresavtal

Du som är registrerad kan ha ett avtal med park- och naturförvaltningen som gäller exempelvis vinterväghållning och städning, arrende eller skötsel av mark. Förvaltningen behandlar då kontaktuppgifter som den registrerade lämnat till förvaltningen. Rättslig grund för behandlingen är att fullgöra det avtal som ingåtts. Avtalen ska bevaras hos park- och naturförvaltningen.

Avtal och kontaktuppgifter som gäller arrende, skötsel och hyresavtal delas med Idrott- och föreningsförvaltningen som sammanställer faktureringsunderlaget för park- och naturförvaltningen.

Anställdas anhöriga

Park- och naturförvaltningen behandlar personuppgifter för att kunna ta kontakt med anhöriga vid en akut händelse som drabbar en anställd. Personuppgifterna är frivilliga att lämna. De personuppgifter som behandlas är namn och telefonnummer. Den rättsliga grunden för behandlingen är uppgift av allmänt intresse. Uppgifterna gallras vid inaktualitet, när uppgifterna inte längre är aktuella eller då du som anhörig vill att dessa ska raderas.

Spontanansökningar

När du skickar in en spontanansökan till park- och naturförvaltningen behandlas endast de uppgifter du själv lämnat in. Oftast gäller det namn, kontaktuppgifter som adress, telefonnummer och e-post, personnummer och uppgifter om tidigare studier och erfarenhet. Den lagliga grunden är en uppgift av allmänt intresse. Spontanansökningar gallras vid inaktualitet, direkt efter bedömning.

Kommentarer i sociala medier

Park- och naturförvaltningen använder sig av sociala medier för att informera allmänheten om sin verksamhet. Den rättsliga grunden som används är att utföra en uppgift av allmänt intresse. Park- och naturförvaltningen behandlar personuppgifter om dig när du skriver kommentarer i kommentarsfält i sociala medier. Personuppgifterna som behandlas är ditt användarnamn samt andra personuppgifter om du eventuellt lämnar i kommentaren. Meddelanden eller kommentarer i sociala medier bevaras om de är av större betydelse eller föranlett en åtgärd. Personuppgifter som du lämnar i dessa kanaler kan komma att överföras till tredjeland (USA).

För dig som ingår i en arbetsmarknadspolitisk insats

Park- och naturförvaltningen får tillgång till dina personuppgifter av arbetsmarknad och vuxenutbildning när du har blivit anställd hos centrum för arbetsmarknadsanställningar och ska påbörja praktik eller arbete hos park- och naturförvaltningen.

Park- och naturnämnden har ett politiskt uppdrag att erbjuda arbetsmarknadspolitiska insatser för att främja ökad sysselsättning. Den lagliga grunden som används är rättslig förpliktelse eller allmänt intresse. Detta innebär att uppgifterna behandlas för att park- och naturförvaltningen har ett lagkrav på sig att göra det eller för att uppgifterna behövs för att utföra det uppdrag som park- och naturnämnden har.

När du ska påbörja arbete eller praktik på park- och naturförvaltningen behöver vi behandla personuppgifter om dig. Park- och naturförvaltningen behandlar dina kontaktuppgifter och personnummer. Vi kan även behandla uppgifter om din hälsa. Sådana uppgifter är enligt dataskyddsförordningen känsliga personuppgifter och kräver extra skydd. Vi behandlar bara känsliga personuppgifter om det är nödvändigt och om något av undantagen i dataskyddsförordningen artikel 9 är tillämpliga.

De flesta handlingarna som innehåller dina personuppgifter ska gallras två år efter att du avslutat ditt arbete/praktik hos park- och naturförvaltningen. Men vissa dokument behöver sparas av arkivskäl.

Vem får ta del av dina personuppgifter?

Personal på park- och naturförvaltningen som handlägger ditt ärende får ta del av dina personuppgifter. Vem eller vilka det är, beror på vilken typ av ärende det gäller.

Park- och naturförvaltningen kan också komma att dela dina personuppgifter med personal inom Göteborgs Stad för att handlägga ditt ärende, till exempel kundtjänsthandläggare och IT-personal. Vi delar också uppgifter i försäkringsärenden med Göteborgs Stads försäkringsbolag Göta Lejon (samt det försäkringsbolag som Göta Lejon upphandlat) som bedömer dessa ärenden.

Överföring till tredje land

Överföring av personuppgifter till tredjeland innebär att personuppgifter överförs till länder utanför Europeiska Unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

Park- och naturförvaltningen använder sig av media-kanaler inom sociala medier (Facebook, Instagram och Linkedin) där du bland annat kan få information om förvaltningens verksamhet och skriva kommentarer. Personuppgifter som du lämnar i dessa kanaler kan komma att överföras till tredjeland (USA).

Park- och naturförvaltningen använder också Office 365 för lagring av arbetsmaterial och handlingar, digital samverkan och e-post. Personuppgifter som finns i dessa handlingar överförs till tredjeland (USA). Göteborgs stad har tecknat standardavtalsklausuler med Microsoft för denna behandling.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Park- och naturförvaltningen sparar dina personuppgifter till dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Eftersom de flesta personuppgifterna som park- och naturförvaltningen behandlar ingår i en allmän handling krävs gallringsbeslut för att uppgifterna ska kunna slängas.

Dina rättigheter           

  • Begära att få tillgång till dina personuppgifter. Du har då rätt att få information om de uppgifter vi behandlar om dig kostnadsfritt. Vanligtvis kallas detta ett registerutdrag.
  • Begära rättelse, radering eller begränsning av en behandling av dina personuppgifter. Dessa rättigheter är begränsade, till exempel om dina uppgifter ingår i en allmän handling är det inte tillåtet att radera dessa, eller om uppgifterna på annat sätt är nödvändiga för att park- och naturförvaltningen ska fullgöra sitt uppdrag.
  • Invända mot behandling av dina personuppgifter.
  • I vissa fall begära dataportabilitet.
  • Återkalla eventuellt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke gäller återkallelsen från den dag som återkallelsen skedde.
  • Klaga på vår behandling av dina personuppgifter till integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Om du vill begära ett registerutdrag eller åberopa andra rättigheter enligt dataskyddsförordningen kontakta Göteborgs Stads Kontaktcenter:
Telefonnummer 031-365 00 00
E-post: goteborg@goteorg.se

Om du anser att park- och naturförvaltningen hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du klaga till integritetsskyddsmyndigheten
Telefonnummer: 08-657 61 00
E-post: imy@imy.se

Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter

Om du som registrerad hos park- och naturförvaltningen har frågor som rör förvaltningens behandling av dina personuppgifter kan du vända dig till förvaltningens dataskyddsombud eller direkt till park- och naturförvaltningen.

Personuppgiftsansvarig

Park- och naturnämnden, Göteborgs stad (park- och naturförvaltningen)
E-post: parkonatur@ponf.goteborg.se

Telefonnummer: 031-365 57 26
Postadress: Park- och naturförvaltningen, Box 177, 401 10 Göteborg
Besöksadress: Slussgatan 1, 411 06 Göteborg (Trädgårdsföreningen)

Dataskyddsombud
E-post: dso@intraservice.goteborg.se 
(Skriv i e-postmeddelandet att det rör park- och naturförvaltningen)