Så behandlar lokalförvaltningen personuppgifter

EU:s dataskyddsförordning är till för att förhindra att din personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Dina personuppgifter får bara behandlas om du har godkänt det eller om det finns stöd i Dataskyddsförordningen eller annan lag.

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till din person. Det kan vara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel telefonnummer. Även bilder är en form av personuppgift, om du tydligt kan urskiljas på bilden.

Hur hanterar vi dina personuppgifter?

I lokalförvaltningens processer måste vi behandla dina personuppgifter som en del av våra avtal eller för att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse. Det är därför inte frivilligt att lämna sina personuppgifter till oss. Är du registrerad hos oss har du dock rätt att begära ett registerutdrag för att kunna kontrollera vilken information som finns registrerad om dig. Du har också rätt att begära att vi rättar uppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller missvisande. Du kan både begära uppgifter samt rätta dem genom att skriva till vår funktionsbrevlåda:

dask@lf.goteborg.se

Vi följer en dokumenthanteringsplan för hur länge vi behandlar personuppgifterna. Vi har också ett dataskyddsombud som heter Johan Bergström och nås via e-postadressen dso@intraservice.goteborg.se. Du kan kontakta honom för frågor som rör behandlingen av dina personuppgifter och utövandet av dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Dataskyddsombudets uppgift är också att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet och de anställda som behandlar personuppgifter om deras skyldigheter enligt dataskyddsförordningen och andra av unionens eller medlemsstaternas dataskyddsbestämmelser. Han ger också råd på begäran gällande konsekvensbedömningen avseende dataskydd och övervakar genomförandet av den.

Verksamhetsansvariga för personuppgiftsbehandlingen:

Slavica Lopatic
​Avdelningschef serviceavdelningen
Lillhagsparken 16
422 50 Hisings Backa
Telefon: 031-365 06 24

Charlotta Hansson Allefelt
Avdelningschef projektavdelningen
Lillhagsparken 12
422 50 Hisings Backa
Telefon: 031-365 08 67

Mikael Sandström
Avdelningschef utvecklingsavdelningen
Lillhagsparken 18
422 50 Hisings Backa
Telefon: 031-365 06 02

Frank Kärrå
tf ​HR- och kommunikationschef
Lillhagsparken 18
422 50 Hisings Backa
Telefon: 031-365 04 89

Martha Sandoval
​Avdelningschef fastighetsavdelningen
Lillhagsparken 13
422 50 Hisings Backa
Telefon: 031-365 02 60

Processer där vi hanterar personuppgifter

Hantering av reparationer och hantering av tillsyn och skötsel

Behandlingens ändamål är att åtgärda och följa upp reparationer, tillsyn och skötsel på fastigheten. I de här processerna behandlar vi namn, e-post och telefonnummer till medarbetare i Göteborgs Stad och i vissa fall privata hyresgäster. Mottagarna av personuppgifterna är utförare, kundmottagare, administratörer på serviceavdelningen samt externa utförare och vi behandlar dessa för att fullgöra ett avtal.
Verksamhetsansvarig för personuppgiftsbehandlingen: Slavica Lopatic

Hyresavtalshantering

Behandlingens ändamål är att hantera avtal för lokaler för både ut- och inhyrning. I den här processen behandlar vi namn, adress, e-post, telefonnummer samt personnummer till hyresgäster, firmatecknare och medarbetare på lokalförvaltningen. Mottagarna av personuppgifterna är hyresförhandlare, ekonomipersonal, förvaltare och administratörer och vi behandlar dessa för att fullgöra ett avtal.
Verksamhetsansvarig för personuppgiftsbehandlingen: Charlotta Hansson Allefelt

Hantera byggprojekt

Behandlingens ändamål är att administrera byggprojekt. I den här processen behandlar vi namn, e-post, telefonnummer och adress till interna och externa projektdeltagare och privatpersoner med synpunkter på projekten. Mottagarna av personuppgifterna är interna projektdeltagare och vi behandlar dessa på grund av allmänt intresse eller led i myndighetsutövning.
Verksamhetsansvarig för personuppgiftsbehandlingen: Charlotta Hansson Allefelt

Hantera upphandling

Behandlingens ändamål är att kunna genomföra korrekta upphandlingar, hantera avtal samt lämna ut allmän handling. I den här processen behandlar vi namn, telefonnummer, e-post, arbetslivserfarenhet, uppdragsgivare, utbildningar, certifikat, personnummer, foto, leveranskapacitet och betyg till företrädare, kontaktpersoner och konsulter hos anbudsgivande företag, samt deras referenser. Mottagarna av personuppgifterna är personal på upphandlingsenheten samt berörda chefer och handläggare inom lokalförvaltningen. Vi behandlar dessa för att fullgöra en rättslig förpliktelse.
Verksamhetsansvarig för personuppgiftsbehandlingen: Mikael Sandström

Hantera ekonomi

Behandlingens ändamål är att kunna följa gällande lagar samt iaktta god bokföringssed. I den här processen behandlar vi namn, e-post och telefonnummer till konsulter och kontaktpersoner hos utförare. Mottagarna av personuppgifterna är personal på ekonomienheten, berörda chefer och administratörer inom lokalförvaltningen samt mottagare av kundfakturor. Vi behandlar dessa för att fullgöra en rättslig förpliktelse.
Verksamhetsansvarig för personuppgiftsbehandlingen: Mikael Sandström

Hantering av att attrahera och rekrytera

Behandlingens ändamål är att attrahera och rekrytera samt kompetensförsörjning. I den här processen behandlar vi all personinformation som jobbsökande kandidater och praktikanter skriver i sitt CV och personuppgifter som behandlas under rekryteringsprocessen. Mottagarna av personuppgifterna är medarbetare på HRK, rekryterande chef och handledare, fackliga representanter, eventuella medarbetare, center för ledarutveckling och rekryteringskanaler. Vi behandlar dessa på grund av allmänt intresse eller led i myndighetsövning.
Verksamhetsansvarig för personuppgiftsbehandlingen:

Hantera förvaltningens internkommunikation

Behandlingens ändamål är att informera och skapa dialog med medarbetare på lokalförvaltningen samt i staden. I den här processen behandlar vi namn, foto, e-post och befattning till medarbetare på lokalförvaltningen och i Göteborgs Stad. Mottagarna av personuppgifterna medarbetare på lokalförvaltningen och medarbetare i staden. Vi behandlar dessa på grund av allmänt intresse eller led i myndighetsövning.
Verksamhetsansvarig för personuppgiftsbehandlingen:

Hantera kommunikation för chefs- och ledningsstöd

Behandlingens ändamål är att ge stöd för ledarskap till chefer. I den här processen behandlar vi namn, foto, e-post, befattning och telefonnummer till medarbetare på lokalförvaltningen och på stadsledningskontoret. Mottagarna av personuppgifterna är chefer, nämndsekreterare, avdelningssamordnare och personal på stödfunktioner. Behandlingen görs på grund av allmänt intresse eller led i myndighetsövning.
Verksamhetsansvarig för personuppgiftsbehandlingen:

Hantera externkommunikation

Behandlingens ändamål är att informera om förvaltningens verksamhet gentemot medborgare, kunder och externa parter. I den här processen behandlar vi namn, foto, film, e-post, befattning och telefonnummer till medarbetare på lokalförvaltningen, externa samarbetspartners, medarbetare i Göteborgs Stad och kommuninvånare. Mottagarna av personuppgifterna är alla som tar del av vår externa kommunikation. Behandlingen görs på grund av allmänt intresse eller led i myndighetsövning.
Verksamhetsansvarig för personuppgiftsbehandlingen:

Hantera kunduppdrag

Behandlingens ändamål är att hantera beställningar i samband med kunduppdrag. I den här processen behandlar vi namn, e-post och telefonnummer till medarbetare i Göteborgs Stad och vissa privata hyresgäster. Mottagarna av personuppgifterna är kundmottagare, administratörer på serviceavdelningen, externa utförare, förvaltare och projektledare. Behandlingen görs för att fullgöra ett avtal.
Verksamhetsansvarig för personuppgiftsbehandlingen: Martha Sandoval