Så behandlar Intraservice personuppgifter

Här kan du läsa om Intraservices integritetspolicy och om hur förvaltningen hanterar personuppgifter.

Ansvar för personuppgifter

Med personuppgifter menas all slags information som kan knytas till en levande person. Detta gäller såväl identifierande information om vem personen är som kompletterande information om någon, exempelvis namn, personnummer, adress och hälsotillstånd

Intraservice är personuppgiftsansvarig i de fall Intraservice samlar in och behandlar personuppgifter för egen räkning eller i de fall Intraservice inom ramen för en tjänsteleverans ombesörjer inhämtning för Göteborgs Stads räkning. I de fall stadsdelsförvaltningar, fackförvaltningar eller kommunala bolag inom Göteborgs Stads organisation är personuppgiftsansvariga för respektive behandling är Intraservice att betrakta som personuppgiftsbiträde och har således inte det övergripande ansvaret utan ett delegerat ansvar som regleras i personuppgiftsbiträdesavtal.

Vilka personuppgifter samlas in av Intraservice

Personal

För att hantera egen och inhyrd personal behöver Intraservice hantera personuppgifter kopplat till dessa personer. Syftet med detta kan avse såväl HR, ekonomi, säkerhet eller andra orsaker.

Intraservice lagliga grund för att behandla personuppgifter är fullgörande av avtal och rättslig förpliktelse (Dataskyddsförordningen, Artikel 6 1b).

Besökare

De personer som besöker Intraservice behöver av säkerhets- och spårbarhetsskäl registrera sig och bära namnbricka under sitt besök i Intraservices lokaler.

Intraservice lagliga grund för denna behandling är myndighetsutövning (Dataskyddsförordningen, Artikel 6 1e).

Ansökan till utlysta befattningar

När Intraservice tar emot ansökningar till utlysta tjänster inom förvaltningen kommer dessa ansökningar med ingående personuppgifter att bli en del av rekryteringsprocessen och behandlas.

Intraservices lagliga grund för denna behandling är samtycke (Dataskyddsförordningen, Artikel 6 1a).

Du kan om du så önskar välja att återkalla ditt samtycke. Dock kan Intraservice inte bibehålla dig som kandidat för tjänsten om du väljer att göra detta innan tjänsten är tillsatt.

Tjänsteleverans

Inom ramen för Intraservices tjänsteleveranser till Göteborgs Stads övriga verksamheter kan Intraservice inom ramen för vissa tjänster komma att bli Personuppgiftsansvarig om Intraservice är den organisation som inhämtar personuppgifter. Ett exempel på detta kan vara tjänster inom rekryteringsområdet. Vilka personuppgifter som inhämtas med vilken laglig grund definieras och informeras om inom ramen för respektive tjänst.

Korrespondens gällande dataskyddsfrågor

De registrerade som önskar komma i kontakt för att exempelvis få utdrag över Intraservice personuppgiftsbehandling kommer också utgöra en behandling för att kunna tillmötesgå begäran. Denna behandling kommer dels ske inom förvaltningen Konsument och medborgarservice då de agerar kontaktcenter för Göteborgs Stad samt hos Intraservice där en förfrågan eller begäran hamnar.

Intraservice lagliga grund för denna behandling är myndighetsutövning (Dataskyddsförordningen, Artikel 6 1e).

Vem får ta del av personuppgifterna?

Myndighetsutövning

Som en del i den myndighetsutövning Intraservice ägnar sig åt kommer personuppgifter behöva användas internt i den egna organisationen samt i förekommande fall lämna till exempelvis regionarkiv för långtidslagring.

Då Intraservice är en offentlig verksamhet och omfattas av offentlighetsprincipen kan personuppgifter komma att lämnas ut till allmänhet på begäran om inte skäl för sekretess föreligger.

Delning med partners

Intraservice delar endast dina personuppgifter när det kan anses vara nödvändigt för sina åtaganden som arbetsgivare. Det kan exempelvis röra sig om delning av e-postadresser och kontaktuppgifter för hjälp att göra medarbetarundersökningar eller utbildningar. Detta görs alltid efter en avvägning utifrån den registrerades intressen.

Intraservice använder också externa leverantörer som i olika omfattning kan komma att behöva få åtkomst till personuppgifter. Dessa förhållanden regleras då i personuppgiftsbiträdesavtal.

Tredje land

Dataskyddsförordningen reglerar särskilt aspekten kring delning av personuppgifter med tredje land, det vill säga länder som inte är en del av den Europeiska unionen. Om sådan delning förekommer så ska Intraservice tydligt informera den registrerade inom ramen för nyttjandet av tjänsten i fråga.

Support

För att Intraservice ska kunna ge support inom ramen för sitt tjänsteåtagande mot Göteborgs Stads övriga verksamheter förekommer personuppgiftsbehandling inom ramen för etablerad supportprocess. Denna behandling kan komma att avse såväl den anställde som dennes inhämtade personuppgifter.

Lagring och lagringstid för personuppgifter

Intraservice sparar inte personuppgifter längre än nödvändigt för syftet med behandlingen. Dock är Intraservice en kommunal förvaltning och reglerar sin informationshantering i enligt med av nämnden fastställd dokumenthanteringsplan. Denna stipulerar såväl vilka ärendetyper som finns och hur länge de ska vara giltiga. Regler för gallring finns också definierat i denna plan.

All Intraservice personuppgiftshantering där nämnden är personuppgiftsansvarig följer denna plan. För frågor kring detta hänvisas till förvaltningens kontaktuppgifter nedan.

Dina rättigheter

Med dataskyddsförordningen kommer flera rättigheter som den registrerade kan förvänta sig av den personuppgiftsansvarige. Dessa rättigheter kan dock komma att inskränkas då annan lagstiftning i Sverige får företräde. Exempelvis kan kommunallag, arkivlag, socialtjänstlag, med flera påverka dessa rättigheter.

För att få tillgång till de personuppgifter Intraservice behandlar om dig kan du begära att få ta del av dessa. I de fall Intraservice utgör personuppgiftsbiträde åt Göteborgs Stads övriga verksamheter hänvisas du till respektive personuppgiftsansvarig för att få ta del av denna information även som den ligger lagrad och tekniskt bearbetas inom ramen för Intraservice tjänsteleverans.

För att få tillgång till era registrerade personuppgifter kontakta Göteborgs Stads kontaktcenter på tel 031-365 00 00.

Om du som registrerad har synpunkter på hur Intraservice behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss eller lämna in klagomål till Datainspektionen, som är tillsynsmyndighet för dataskyddsfrågor.

Länk till Dataskyddsförordningen

Kontakt i dataskydds- eller integritetsfrågor

Telefon: 031-365 00 00 (Göteborgs Stads kontaktcenter)

Besöksadress: Rosenlundsgatan 4

Postadress: Rosenlundsgatan 4, 403 31 Göteborg

E-post: intraservice@intraservice.goteborg.se

Dataskyddsombud: dso@intraservice.goteborg.se

(Vid kontakt med dataskyddsombud vänligen ange att kommunikationen gäller Intraservice som personuppgiftsansvarig då funktionen är central för Göteborgs Stad).