Så behandlar förskoleförvaltningen personuppgifter

Dataskyddsförordningen, DSF (GDPR), är till för att förhindra att din personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Dina personuppgifter får bara behandlas (integritetspolicy) om du har godkänt det eller om det finns stöd i dataskyddsförordningen eller annan lag.

Allmänt

Förskoleförvaltningen är mån om att du ska känna dig trygg i alla dina kontakter med oss därför hanterar vi dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen. Behandlingen av dina personuppgifter sker för att fullgöra våra uppgifter som myndighet och arbetsgivare. I förskoleförvaltningens integritetspolicy beskrivs de uppgifter som samlas in, vilket syfte som finns och de rättigheter du har.

Allmänna handlingar

Förskoleförvaltningen kan behöva samla in, ta emot eller på annat sätt behandla dina personuppgifter. När personuppgifter kommer in till förvaltningen anses de i regel vara allmänna handlingar och kan begäras ut. Det finns också särskilda regler för allmänna handlingar gällande bevarande (sparande) och gallring (slänga bort). För att förvaltningen ska kunna bevara eller gallra dina personuppgifter och annan information måste det finnas stöd för det i förvaltningens dokumenthanteringsplan.

Förskoleförvaltningen i Göteborgs Stad behandlar dina personuppgifter i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 samt annan tillämplig lagstiftning.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all typ av information som direkt eller indirekt kan identifiera en levande person, till exempel personnamn, personnummer eller kontaktuppgifter. Även foton och ljudupptagningar kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som till exempel IP-nummer, räknas som personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som man kan göra med personuppgifter, till exempel att samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera och kopiera. Behandlingar som genomförs på förskoleförvaltningen är i syfte att till exempel samla in personuppgifter för att erbjuda förskoleplats, dokumentera för att ha underlag till utvecklingssamtal eller hantera anställning.

Förskoleförvaltningen kan också komma att använda dina personuppgifter vid annan användning, för till exempel enkätutskick (namn och kontaktuppgifter) eller statistiksammanställning.

Hur har vi fått in dina personuppgifter?

Vi har fått in dina personuppgifter genom att du har varit i kontakt med förvaltningen. Personuppgifter kan ha kommit in till exempel vid ansökan om att starta fristående förskola eller pedagogisk omsorg, vid ansökan om förskoleplats eller vid anställning i förvaltningen. Förskoleförvaltningen har även hämtat in personuppgifter genom folkbokföringen i syfte att genomföra vårt myndighetsansvar.

Varför behöver vi dina personuppgifter?

Vi behöver dina personuppgifter för att kunna ge den service du efterfrågar och utföra vårt uppdrag att ansvara för kommunal förskola och pedagogisk omsorg för omkring 25 000 barn i Göteborg. Hantering av personuppgifter sker till exempel i förvaltningens närvarohanteringssystem, Lämna och hämta. Förskoleförvaltningen har även tillsynsansvar för fristående förskolor och familjedaghem och kan behöva personuppgifterna i samband med ansökan om att starta en fristående förskola eller pedagogisk omsorg. Förskoleförvaltningen kan som arbetsgivare även behöva dina personuppgifter vid anställning i förvaltningen.

Varför får vi behandla dina personuppgifter (laglig grund)?

När det är förskoleförvaltningens skyldighet att enligt lag erbjuda vissa tjänster, exempelvis förskola, har förvaltningen rätt att behandla personuppgifter om dig för att uppfylla lagens krav (Artikel 6 c dataskyddsförordningen).

Till exempel ska det erbjudas förskola till barn bosatta i Sverige som inte har påbörjat någon utbildning för fullgörande av skolplikten (8 kap 3§ skollagen).

Förskoleförvaltningen har rätt att vid all myndighetsutövning hantera dina personuppgifter (Artikel 6 e dataskyddsförordningen).

Vem får ta del av dina personuppgifter?

Det är bara de medarbetare hos förskoleförvaltningen som behöver ta del av dina personuppgifter för att kunna ge dig efterfrågad service och utföra sina arbetsuppgifter som får ta del av dessa. Det finns även lagstadgad skyldighet att överlämna vissa personuppgifter till andra myndigheter som till exempel Försäkringskassan.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer att sparas av förvaltningen till dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Personuppgifterna kommer sedan att hanteras enligt de lagar som gäller för förvaltningen angående dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut. Personuppgifter som kommer in till förvaltningen blir i regel allmänna handlingar. Därför får förvaltningen inte gallra eller spara uppgifter hur som helst.

Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas av oss

Du har rättigheter när det gäller dina personuppgifter och du har till viss del möjlighet att påverka den information vi behandlar. Rättigheterna handlar om att du ska ha kontroll över dina egna personuppgifter. Eftersom det finns särskilda regler kring hanteringen av allmänna handlingar begränsas vissa av dessa rättigheter.

Du har rätt att:

  • Begära tillgång till dina personuppgifter.
  • Begära rättelse, radering eller begränsning av behandling av dina personuppgifter.
  • Invända mot behandling av dina personuppgifter.
  • Dataportabilitet innebär att du som själv har lämnat dina personuppgifter i vissa fall har rätt att få ut och använda dina personuppgifter på annat håll. Den som har tagit emot personuppgifterna är skyldig att underlätta en överflyttning av uppgifterna.
  • Återkalla eventuellt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke gäller detta från den dag som återkallelsen skedde.

På grund av förvaltningens myndighetsutövning eller utförande av en uppgift av allmänt intresse är rättelse och radering begränsad. På samma sätt är invändning mot behandling och dataportabilitet begränsad och kan inte nyttjas.

Personuppgiftsansvarig

Det är förskolenämnden som är personuppgiftsansvarig vilket innebär att de har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt.

Vid frågor

På förskoleförvaltningen har vi utsett dataskyddskontakter. Om du har synpunkter eller frågor om vår hantering av personuppgifter kan du kontakta våra dataskyddskontakter via forskoleforvaltningen@forskola.goteborg.se.

Dataskyddskontakterna har även dialog med förvaltningens dataskyddsombud. Dataskyddsombudet granskar att dataskyddsreglerna efterföljs. Du kan kontakta vårt dataskyddsombud via dso@intraservice.goteborg.se.