Så behandlas dina personuppgifter när du är referent

Vissa delar av Göteborgs Stad använder ett digitalt referensverktyg. Det är rekryterande förvaltning eller bolag som ansvarar för behandlingen av personuppgifter när dina uppgifter behandlas. Tänk på att svaren du lämnar blir en allmän handling när den kommer in till förvaltningen eller bolaget. Lämna därför inte uppgifter om kandidaten, dig själv eller andra som kan vara känsliga, till exempel uppgifter om hälsotillstånd.

Följande personuppgifter om dig behandlas vid digital referenstagning 

• namn
• e-postadress
• telefonnummer
• befattning och organisation
• IP-adress.

Förvaltningen eller bolaget behandlar även de uppgifter om kandidaten som du lämnar i dina svar.

Ändamålet med behandlingen

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna ta referenser i samband med en rekrytering. Det är en del av det övergripande arbetet att kunna administrera ansökningar och tillsätta utannonserad tjänst. Det görs för att kunna hitta den bästa tänkbara kandidaten.

Förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad rekryterar enligt beslutade processer och rutiner samt de lagar och förordningar som styr tillsättningen av tjänster.

Rättslig grund för behandlingen

Vid rekryteringar i en förvaltning i Göteborgs Stad så behandlar förvaltningen dina personuppgifter med stöd av den rättsliga grunden allmänt intresse. Att rekrytera personal är nödvändigt för att kunna utföra förvaltningens uppdrag.

Vid rekrytering i ett bolag i Göteborgs Stad så behandlar bolaget dina personuppgifter med stöd av den rättsliga grunden intresseavvägning. Bolag kan anses ha ett berättigat intresse av att behandla personuppgifter för att rekrytera ny personal och fatta beslut om anställning. 

Vem tar del av dina personuppgifter?

De som hanterar dina personuppgifter är medarbetare och/eller konsult i förvaltningen eller bolaget som arbetar med rekrytering, rekryterande chefer och vid vissa rekryteringar fackliga representanter.

Nämnden för Intraservice tillhandahåller det digitala referensverktyget till stadens verksamheter och Intraservice anlitar i sin tur en extern leverantör av referensverktyget. Det innebär att även Intraservice och leverantören kan komma att hantera dina personuppgifter. Personuppgifterna får endast användas i enlighet med ändamål och instruktioner i avtalen.

Allmän handling

Det svar du lämnar i samband med den digitala referenstagningen blir allmänna handlingar när de har kommit in till förvaltningen eller bolaget. Begär någon ut uppgifterna inklusive dina personuppgifter kan de lämnas ut enligt offentlighetsprincipen.

Offentlighetsprincipen innebär att vem som helst har rätt att ta del av allmänna handlingar om det inte hindras av sekretess. Normalt gäller inte sekretess för uppgifter som finns i handlingar i en rekrytering.

Hur länge sparas dina uppgifter?

Förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad är skyldiga att spara uppgifter som du inkommer med i samband med en rekrytering. Uppgifterna sparas i två år. Därefter bevaras endast sökandeförteckning, förteckning över de som varit på intervju och anställningshandlingar som lett till anställning. 

Dina rättigheter

Förutom rätten att begära tillgång till dina uppgifter har du också rätt att begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättas eller kompletteras. Du kan även invända mot eller begära begränsning av hanteringen av dina personuppgifter. I vissa fall har du även rätt att få dina personuppgifter raderade.

För att utöva dina rättigheter kontakta ansvarig förvaltning eller bolag.

Har du synpunkter på behandlingen av dina personuppgifter?

Dataskyddsombudet för förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad når du på dso@intraservice.goteborg.se 
Du har även möjlighet att lämna synpunkter på behandlingen av dina personuppgifter till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).