Så behandlas dina personuppgifter när du söker jobb i Göteborgs Stad

Göteborgs Stad använder ett rekryteringsverktyg för jobbansökningar. Det är leverantören av rekryteringsverktyget som ansvarar för behandlingen av personuppgifter som behövs när du skapar ett konto. Förvaltningen eller bolaget ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter först när du har skickat in en ansökan via verktyget.

Tänk på att din ansökan blir en allmän handling när den kommer in till förvaltningen eller bolaget. Lämna därför inte uppgifter om dig själv eller andra som kan vara känsliga, till exempel ett läkarintyg. 

Följande personuppgifter behandlas vid en rekrytering

• namn
• födelsedatum
• e-postadress
• telefonnummer
• uppgifter om tidigare anställningar och utbildningar
• svar på urvalsfrågor i ansökningsformuläret (i de fall vi använder oss av urvalsfrågor).

Förvaltningen eller bolaget behandlar även övriga personuppgifter i din ansökan, ditt cv eller övriga handlingar. Uppgifter om dig som kommer fram vid intervjun och i referenstagningen behandlas också. Det kan förekomma tester under rekryteringsprocessen och då behandlas uppgifter om dig som kommer fram i testerna. I enlighet med stadens rutiner vid rekrytering   görs kontroller inför anställning av bland annat relevanta intyg som tjänsten kräver (exempelvis examensbevis, yrkeslegitimation och körkort) och arbets- och uppehållstillstånd i tillämpliga fall.

Vissa tjänster i Göteborgs Stad är placerade i säkerhetsklass. Om du söker en sådan tjänst kan du behöva genomgå en säkerhetsprövning. Du kommer då att få särskild information om behandlingen av personuppgifter i samband med säkerhetsprövningen. Det finns även tjänster i Göteborgs Stad där du enligt lag kan behöva visa upp utdrag ur belastningsregistret och i vissa fall även misstankeregistret. Även i dessa fall får du särskild information om behandlingen.

Ändamålet med behandlingen

Dina personuppgifter behandlas för att förvaltningen eller bolaget ska kunna administrera ansökningarna och tillsätta tjänsten. Personuppgifterna behandlas när jobbansökningar tas emot, ett urval görs, intervjuer genomförs, referenser tas och för att uppfylla kraven på dokumentation. Dina personuppgifter behandlas även för att bedöma dina yrkeskvalifikationer, färdigheter och personliga egenskaper. Det görs för att kunna hitta den bästa tänkbara kandidaten.

Förvaltningar och bolag inom Göteborgs Stad rekryterar enligt beslutade processer och rutiner samt de lagar och förordningar som styr tillsättningen av tjänster.

Rättslig grund för behandlingen

Om du söker jobb hos en förvaltning i Göteborgs Stad så behandlar förvaltningen dina personuppgifter med stöd av den rättsliga grunden allmänt intresse. Att rekrytera personal är nödvändigt för att kunna utföra förvaltningens uppdrag. När ett anställningsavtal ingås med dig, behandlas dina personuppgifter med stöd av den rättsliga grunden avtal.

Om du söker jobb hos ett bolag i Göteborgs Stad så behandlar bolaget dina personuppgifter med stöd av den rättsliga grunden intresseavvägning. Bolag kan anses ha ett berättigat intresse av att behandla personuppgifter för att rekrytera ny personal och fatta beslut om anställning. När ett anställningsavtal ingås med dig, behandlas dina personuppgifter med stöd av den rättsliga grunden avtal.

Vem tar del av dina personuppgifter?

De som hanterar dina personuppgifter är medarbetare och/eller konsult inom förvaltningen eller bolaget som arbetar med rekrytering, rekryterande chefer och vid vissa rekryteringar fackliga representanter. I samband med referenstagning får referenterna information om att du sökt jobb hos förvaltningen eller bolaget och får besvara frågor.

Nämnden för Intraservice tillhandahåller rekryteringsstöd till stadens verksamheter och Intraservice anlitar i sin tur externa leverantörer av rekryteringsverktyg och digitalt referensverktyg. Det innebär att även Intraservice och leverantörerna kan komma att hantera dina personuppgifter. Personuppgifterna får endast användas i enlighet med ändamål och instruktioner i avtalen.

Allmän handling

Din ansökan och övriga handlingar som du lämnar till förvaltningen eller bolaget i en rekrytering blir allmänna handlingar när de har kommit in till verksamheten. Begär någon ut dina personuppgifter kan de lämnas ut enligt offentlighetsprincipen. Vid digital referenstagning blir de svar som referenterna lämnar in allmänna handlingar.

Offentlighetsprincipen innebär att vem som helst har rätt att ta del av allmänna handlingar om det inte hindras av sekretess. Normalt gäller inte sekretess för uppgifter som finns i handlingar i en rekrytering.

Hur länge sparas dina uppgifter?

Förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad är skyldiga att spara uppgifter som du inkommer med i samband med en rekrytering. Uppgifterna sparas i två år. Därefter bevaras endast sökandeförteckning, förteckning över de som varit på intervju och anställningshandlingar som lett till anställning.

Om du får en anställning hos en förvaltning eller bolag i Göteborgs Stad förs dina uppgifter över till de personaladministrativa verksamhetssystemen. Dina ansökningshandlingar sparas i personalakten.

Dina rättigheter

Förutom rätten att begära tillgång till dina uppgifter har du också rätt att begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättas eller kompletteras. Du kan även invända mot eller begära begränsning av hanteringen av dina personuppgifter. I vissa fall har du även rätt att få dina personuppgifter raderade.

För att utöva dina rättigheter kontakta ansvarig förvaltningen eller bolag.

Har du synpunkter på behandlingen av dina personuppgifter?

Dataskyddsombudet för förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad når du på dso@intraservice.goteborg.se.

Du har även möjlighet att lämna synpunkter på behandlingen av dina personuppgifter till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). 

Är du referent?

När du lämnar referenser om någon som sökt jobb hos en förvaltning eller bolag i Göteborgs Stad behandlas dina personuppgifter. Vissa delar av Göteborgs Stad använder ett digitalt referensverktyg. Det är rekryterande förvaltning eller bolag som ansvarar för behandlingen av personuppgifter när dina uppgifter behandlas. Läs mer om hur dina personuppgifter hanteras.