Fakturera Göteborgs Stad

2021 får Göteborg en ny nämndorganisation

Pågående underavtal kan komma att kräva partsbyte inom staden och vissa avtal kommer att behöva ses över. Den elektroniska handeln kommer även att påverkas, både hur du som leverantör tar emot order och när du skickar faktura. Just nu behöver du som leverantör inte vidta några åtgärder, utan mer information kommer att skickas till er under hösten.

Har du frågor är du välkommen att kontakta Inköp och upphandling på 031-366 37 00 eller kundservice@ink.goteborg.se

Vill du veta mer om omorganisationen?

Vad innebär lagen om e-faktura?

I juni 2018 beslutade Riksdagen att anta lagen om e-faktura till följd av offentlig upphandling, SFS 2018:1277. Lagen innebär att alla inköp, oavsett värde, som görs till följd av upphandlingslagarna faktureras med e-faktura. Alla inköp som görs av Göteborgs Stad ska därför faktureras med en e-faktura.

Se filmen om obligatorisk e-faktura till offentlig sektor

Myndigheten för digital förvaltning har tagit fram en informationsfilm om vad det nya lagkravet innebär. Läs mer på digg.se.

Här ser du de olika anslutningssätten. Välj det sätt som är lämpligast för din organisation innan du ansluter dig via formuläret.

Formulär för anslutning för e-faktura

Använd kontaktformuläret för att påbörja processen att skicka e-fakturor till Göteborgs Stad. Klicka på den blå knappen här nedan för att kontakta oss.

Anslut till e-faktura/ställ en fråga

Vad är en e-faktura?

En e-faktura är en faktura som kan hanteras i elektroniska system. E-fakturan ska vara i ett godkänt format enligt europeisk standard. Pdf-fakturor och inskannade pappersfakturor räknas inte som e-fakturor.

För er som skickar e-fakturor till Göteborgs Stad

Under våren 2019 kommer Göteborgs Stad att byta mottagning av e-fakturor. För dig som leverantör som redan skickar e-faktura till Göteborgs Stad innebär det att vi kommer att kontakta er VAN-operatör för att styra om fakturorna.

I vissa fall kan det innebära att ni behöver ändra er befintliga uppsättning för e-faktura för att följa den nya lagstiftningen och säkerställa en god kvalitet på e-fakturorna.

Om du har frågor kontakta din befintliga VAN-operatör och meddela att Göteborgs Stad har Visma Proceedo som VAN-operatör. Du kan också använda kontaktformuläret nedan för att komma i kontakt med Göteborgs Stad.

Du kan även läsa mer om Göteborgs Stads krav på sidan Villkor elektronisk handel.

För er som kan skicka e-fakturor idag

Göteborgs Stad kan ta emot och rekommenderar fakturor via nätverket PEPPOL. Stäm av med er leverantör av ekonomisystem eller faktureringssystem om de kan sända via PEPPOL-nätverket.

Göteborgs Stads förvaltningar och anslutna bolag har unika PEPPOL-ID. Se förteckning här nedan över PEPPOL-ID.

De format som vi kan ta emot i PEPPOL-nätverket är PEPPOL BIS Billing 3 alternativt Svefaktura 1.0.

Göteborgs Stad har även möjlighet att ta emot e-fakturor via vår VAN-operatör, Visma Proceedo, i formatet för Svefaktura. Använder du nedanstående system eller tjänster ta kontakt med din leverantör och meddela att Göteborgs Stad använder Visma Proceedo.

• Apix Messaging
• Inexchange
• Pagero
• Crediflow
• Kofax Invoice Portal (f.d. Lexmark Expert Systems)
• Visma SPCS
• Swedbank
• TietoEnator
• Basware
• BGC (SEB, Handelsbanken och Danske Bank)
• Evry

Du kan även läsa mer om Göteborgs Stads krav på sidan Villkor elektronisk handel.

För er som inte skickar e-fakturor idag

Om ni inte har ett affärssystem/ekonomisystem finns det möjlighet att registrera en faktura manuellt i vår leverantörsportal. För att få möjlighet att registrera en faktura ta kontakt vid kontaktformulär.

Om ni har ett affärssystem/ekonomisystem finns det ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystemen/ekonomisystem. Hör med din systemleverantör. Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak, liksom installation av så kallad virtuell fakturaskrivare. Ta kontakt med din ekonomisystemsleverantör för att hitta rätt lösning för dig.

Du kan även läsa mer om Göteborgs Stads krav på sidan Villkor elektronisk handel.

Krav på faktura och innehåll

Alla fakturor till Göteborgs Stads e-handelsanslutna förvaltningar och bolag ska skickas elektroniskt i ett av Göteborgs stads godkända format. Elektroniska fakturor ska skickas från avtalsstart.

Elektroniska fakturor med bilagor ska skickas i PEPPOL-format eller Svefakturaformat. Hänvisning till bilagor som enligt lag räknas till räkenskapsinformation men inte bifogas fakturan elektroniskt är ej tillåtet. Bilagor ska skickas i pdf-format.

Godkända format

• Följande format är godkända från Göteborgs Stad:
• Svefaktura BIS 5A 2.0
• PEPPOL BIS Billing 3
• SFTI Fulltextfaktura
• Svefaktura 1.0 i av SFTI rekommenderade versioner

Närmare beskrivning av formaten finns på sfti.se

Innehållskrav

Alla fakturor ska

• följa lagkrav, regler och rekommendationer för fakturor och verifikationer
• innehålla obligatorisk information enligt vald fakturastandard
• innehålla av Göteborgs stad kravställd information.

En faktura måste minst innehålla

• ramavtalets avtalsnummer
• leverantörens organisationsnummer
• leverantörens referenser
• information om eventuell f-skatt
• bankgiro/plusgiro/bankkonto
• ordernummer från elektronisk order
• köparens organisationsnummer
• köparens referens
• leveransadress (endast vid Varor)
• abonnemangsnummer (endast vid abonnemang)
• produktbenämning
• artikelnummer/Tjänstetyp-id
• pris per enhet
• antal
• art och omfattning av utförd tjänst (endast vid Tjänst)
• tidsperiod för utförd tjänst (endast vid Tjänst).

Teknisk information om e-faktura

Du kan även läsa mer om Göteborgs Stads krav på sidan Villkor elektronisk handel.

Anslutna förvaltningar och bolag till Proceedo

Göteborgs Stads förvaltningar och bolag är samtliga användare av stadens ramavtal. Alla organisationer använder dock inte Göteborgs Stads lösning för e-handel (inköp och fakturahantering). Göteborgs Stads bolag ansluts löpande till stadens lösning för e-handel. Här nedan ser du en förteckning över dem som infört e-handel.

Bolag som inte är anslutna till e-handel

Bolagen i listan nedan är för närvarande inte anslutna till e-handel och har därför ett eget förfarande för hur de ansluter till e-faktura. Gå till respektive bolags hemsida för att få mer information om hur de tar emot e-fakturor.

Boplats Göteborg AB

Göteborgs Stads Bostads AB

Business Region Göteborg AB (inklusive dotterbolag)

Familjebostäder AB

Göteborg Energi AB (inklusive dotterbolag)

Liseberg AB

Renova AB

Bostads AB Poseidon

Älvstranden Utveckling AB

Göteborgs Stads leasing AB

Göteborgs Stad Spårvägar AB (inklusive dotterbolag)

Göteborgs Hamn AB (inklusive dotterbolag)

Leverantörsportalen

Leverantörsportalen som en möjlig väg för de minsta leverantörerna att skicka e-fakturor till Göteborgs Stad. För att få möjlighet att registrera en faktura ta kontakt via kontaktformuläret för att få dina inloggningsuppgifter.

Förenklad manual Leverantörsportalen

Manual Leverantörsportalen

Manual Supplier Center

Kontakta oss

Om du har frågor på e-fakturor ska du använda kontaktformuläret högre upp på sidan.