Fakturera Göteborgs Stad

Från den 1 april 2019 ska alla leverantörer till Göteborgs Stad skicka e-faktura. Observera att pdf inte är ett godkänt format.

Vad innebär lagen om e-faktura?

I juni 2018 beslutade Riksdagen att anta lagen om e-faktura till följd av offentlig upphandling, SFS 2018:1277. Lagen innebär att alla inköp, oavsett värde, som görs till följd av upphandlingslagarna faktureras med e-faktura. Alla inköp som görs av Göteborgs Stad ska därför faktureras med en e-faktura.

Göteborgs Stad har en ny nämndorganisation – så påverkas du

Sedan 1 januari 2021 har Göteborgs Stad en ny nämndorganisation. För dig som är leverantör innebär det att du behöver säkerställa att du kan ta emot elektroniska order från nya organisationer inom Göteborgs Stad. Det går inte längre att fakturera någon av de tio stadsdelarna eller social resursförvaltning. Om du skickar faktura till en stadsdel eller social resursförvaltning kommer Göteborgs Stad att avvisa eller skicka tillbaka fakturan. Kontakta beställaren eller annan kontaktperson du har till fakturan, för att få information om vilken ny förvaltning du ska fakturera.

Du behöver se över ditt kundregister och dina fakturareferenser (vid fakturareferens istället för ordernummer ser vi gärna att ni endast skriver referensen och inte ”MK”, ”mottagarkod” och dylikt).

Pågående underavtal kan också kräva partsbyte (byte av avtalsägare) inom staden. Vissa avtal kommer att behöva ses över. Den elektroniska handeln kommer också att påverkas, både hur du som leverantör tar emot order och när du skickar fakturor.

I samband med omorganisationen ber vi dig att ha överseende med att fakturor kan ta längre tid för oss att hantera under den här perioden.

Om den nya organisationen

Stadsdelsförvaltningarna (SDF) och social resursförvaltning har upphört. Nu finns sex nya nämnder, med motsvarande förvaltningar:

  • äldre samt vård- och omsorgsnämnden
    (hemtjänst, vård- och omsorgsboenden, daglig verksamhet för äldre, kommunal hälso- och sjukvård samt förebyggande och hälsofrämjande insatser)
  • nämnden för funktionsstöd
    (verksamheter som arbetar för att stötta personer med funktionsnedsättning)
  • socialnämnden Nordost
    (före detta Individ- och familjeomsorg för SDF Angered, SDF Östra Göteborg)
  • socialnämnden Centrum
    (före detta Individ- och familjeomsorg för SDF Majorna-Linné, SDF Centrum, SDF Örgryte-Härlanda)
  • socialnämnden Sydväst
    (före detta Individ- och familjeomsorg för SDF Västra Göteborg och SDF Askim-Frölunda-Högsbo)
  • socialnämnden Hisingen
    (före detta Individ- och familjeomsorg för SDF Norra Hisingen, SDF Lundby, SDF Västra Hisingen).

Observera att inte all verksamhet har förts över till de nya förvaltningarna. Vissa verksamheter som fanns hos stadsdelsförvaltningarna och/eller hos social resursförvaltning har förts över till befintliga fackförvaltningar. Till exempel har stora delar av verksamheter kopplade till måltid, lokalvård och vaktmästeri flyttats över till grundskoleförvaltningen och förskoleförvaltningen.

Fakturainformation

Här följer information som du behöver för att uppdatera i ditt ekonomisystem:

Fakturaadress

[förvaltningens prefix och namn] t.ex. N160 äldre samt vård- och omsorgsförvaltningen
Intraservice
405 38 Göteborg

Nya förvaltningar från och med 4 januari 2021

Prefix och förvaltningens namn     GLN    PEPPOL-ID
N160 äldre samt vård- och omsorgsförvaltningen
7381035099201       0088:7381035099201
N161 förvaltningen för funktionsstöd
7381035099218       0088:7381035099218
N163 socialförvaltningen Nordost
7381035099225       0088:7381035099225
N164 socialförvaltningen Centrum
7381035099232       0088:7381035099232
N165 socialförvaltningen Sydväst
7381035099249       0088:7381035099249
N166 socialförvaltningen Hisingen
7381035099256       0088:7381035099256

Dessa förvaltningar finns inte kvar efter 31 december 2020

  • N130 Social resursförvaltning
  • N131 SDF Angered
  • N132 SDF Östra Göteborg
  • N133 SDF Örgryte-Härlanda
  • N134 SDF Centrum
  • N135 SDF Majorna-Linné
  • N136 SDF Askim-Frölunda-Högsbo
  • N137 SDF Västra Göteborg
  • N138 SDF Västra Hisingen
  • N139 SDF Lundby
  • N140 SDF Norra Hisingen

För dig som använder leverantörsportalen för fakturering

De nya organisationerna finns nu som faktureringsbara under Göteborgs Stad.

För dig som är integrerad leverantör

Har du en integration i form av order, orderbekräftelse, leveransavisering till Proceedo och behöver information om till exempel leveransadresser med tillhörande GLN? Vänligen skicka då ett mejl till support.intraservice@intraservice.goteborg.se. Skriv ”Leveransadresser Göteborgs Stad” i ämnesraden.

Kontakt och mer information

Fakturering

Har du frågor om fakturering ska du kontakta support.intraservice@intraservice.goteborg.se. Skriv "Ekonomi LEV" i ämnesraden.

Ramavtal

Har du frågor angående ramavtal är du välkommen att kontakta Inköp och upphandling på 031-366 37 00 eller kundservice@ink.goteborg.se 

Vill du veta mer om omorganisationen?

Göteborgs Stad har skapat en samlingssida med information som uppdateras löpande.  Läs mer om stadens arbete med ny nämndorganisation 2021  

Så här gör du

Här ser du de olika anslutningssätten. Välj det sätt som är lämpligast för din organisation innan du ansluter dig via formuläret.

Formulär för anslutning för e-faktura

Använd kontaktformuläret för att påbörja processen att skicka e-fakturor till Göteborgs Stad. Klicka på den blå knappen för att kontakta oss.

Anslut till e-faktura/ställ en fråga

Information och regler

Vad är en e-faktura?

En e-faktura är en faktura som kan hanteras i elektroniska system. E-fakturan ska vara i ett godkänt format enligt europeisk standard. Pdf-fakturor och inskannade pappersfakturor räknas inte som e-fakturor.

För er som skickar e-fakturor till Göteborgs Stad

Under våren 2019 kommer Göteborgs Stad att byta mottagning av e-fakturor. För dig som leverantör som redan skickar e-faktura till Göteborgs Stad innebär det att vi kommer att kontakta er VAN-operatör för att styra om fakturorna.

I vissa fall kan det innebära att ni behöver ändra er befintliga uppsättning för e-faktura för att följa den nya lagstiftningen och säkerställa en god kvalitet på e-fakturorna.

Om du har frågor kontakta din befintliga VAN-operatör och meddela att Göteborgs Stad har Visma Proceedo som VAN-operatör. Du kan också använda kontaktformuläret nedan för att komma i kontakt med Göteborgs Stad.

Du kan även läsa mer om Göteborgs Stads krav på sidan Villkor elektronisk handel.

För er som kan skicka e-fakturor idag

Göteborgs Stad kan ta emot och rekommenderar fakturor via nätverket PEPPOL. Stäm av med er leverantör av ekonomisystem eller faktureringssystem om de kan sända via PEPPOL-nätverket.

Göteborgs Stads förvaltningar och anslutna bolag har unika PEPPOL-ID. Se förteckning här nedan över PEPPOL-ID.

Det enda format vi kan ta emot i PEPPOL-nätverket är PEPPOL BIS Billing 3.

Göteborgs Stad har även möjlighet att ta emot e-fakturor via vår VAN-operatör, Visma Proceedo, i formatet för Svefaktura. Använder du nedanstående system eller tjänster ta kontakt med din leverantör och meddela att Göteborgs Stad använder Visma Proceedo.

  • Apix Messaging
  • Inexchange
  • Pagero
  • Crediflow
  • Kofax Invoice Portal (f.d. Lexmark Expert Systems)
  • Visma SPCS
  • Swedbank
  • TietoEnator
  • Basware
  • BGC (SEB, Handelsbanken och Danske Bank)
  • Evry

Du kan även läsa mer om Göteborgs Stads krav på sidan Villkor elektronisk handel.

För er som inte skickar e-fakturor idag

Om ni inte har ett affärssystem/ekonomisystem finns det möjlighet att registrera en faktura manuellt i vår leverantörsportal. För att få möjlighet att registrera en faktura ta kontakt vid kontaktformulär.

Om ni har ett affärssystem/ekonomisystem finns det ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystemen/ekonomisystem. Hör med din systemleverantör. Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak, liksom installation av så kallad virtuell fakturaskrivare. Ta kontakt med din ekonomisystemsleverantör för att hitta rätt lösning för dig.

Du kan även läsa mer om Göteborgs Stads krav på sidan Villkor elektronisk handel.

Göteborgs Stads organisationsnummer

Alla Göteborgs Stads förvaltningar har samma organisationsnummer:  212000-1355. Göteborg Stads kommunala bolag har alla egna organisationsnummer.

Krav på faktura och innehåll

Alla fakturor till Göteborgs Stads e-handelsanslutna förvaltningar och bolag ska skickas elektroniskt i ett av Göteborgs stads godkända format. Elektroniska fakturor ska skickas från avtalsstart. Godkända format Göteborgs Stad följer de rekommendationer som SFTI ger ut gällande e-fakturaformat. För nya anslutningar rekommenderas PEPPOL BIS Billing 3.

Resterande format fasas ut enligt rekommendationer från SFTI. Närmare beskrivning av formaten finns på sfti.se

Innehållskrav

Alla fakturor ska
• följa lagkrav, regler och rekommendationer för fakturor och verifikationer
• innehålla obligatorisk information enligt vald fakturastandard
• innehålla av Göteborgs Stad kravställd information

En faktura måste därutöver minst innehålla nedanstående information:
• Avtalsnummer
• Ordernummer (vid elektronisk order)
• Abonnemangsnummer (vid abonnemang)
• Köparens referens (mottagarkod)
• Köparens identitet (GLN-nummer)
• Information om eventuell F-skatt
• Betalinformation (exempelvis Bankgiro eller Plusgiro)
• Leveransadress (vid varor)
• Fakturaradsspecifikation för varor/tjänster enligt följande:
  • Artikelnummer eller ID för vara/tjänst
  • Benämning av vara/tjänst
  • Kommentar till vara/tjänst
  • Kvantitet
  • Enhet
  • Pris per enhet 
För detaljerad information kring vad de olika delarna av fakturainformation innebär samt teknisk information, se pdf-dokumentet ”Specifikation av fakturainnehåll”

Elektronisk faktura ska skickas till köpande organisation (förvaltning/ bolag) innehållande information ovan. Elektroniska fakturor ska innehålla specifikation över fakturans varor/tjänster uppdelat per fakturarad.

Fakturaraderna ska överensstämma med fastställda priser och prispositionens artikelnummer/ benämning. Elektroniska fakturor med bilagor ska ej skickas separat. Hänvisning till bilagor som enligt lag räknas till räkenskapsinformation men inte bifogas fakturan elektroniskt är ej tillåtet. Bilagor ska skickas i pdf-format.

Om fakturan saknar kravställd information kan beställaren komma att begära komplettering av fakturan innan betalning sker. Betalningspåminnelser ska inte utfärdas och dröjsmålsränta inte utgå i de fall fakturan inte är korrekt med kravställd information och beställaren begärt att fakturan ska kompletteras. Du kan även läsa mer om Göteborgs Stads krav på sidan Villkor elektronisk handel.

Anslutna förvaltningar och bolag till Proceedo

Göteborgs Stads förvaltningar och bolag är samtliga användare av stadens ramavtal. Alla organisationer använder dock inte Göteborgs Stads lösning för e-handel (inköp och fakturahantering). Göteborgs Stads bolag ansluts löpande till stadens lösning för e-handel. Här ser du en förteckning över dem som infört e-handel.

Anslutna förvaltningar GLN
PEPPOL-ID
Organisationsnummer
N010 Stadsledningskontoret 7381035001655 0088:7381035001655 212000-1355
N020 Stadsrevisionen 7381035001952 0088:7381035001952 212000-1355
N025 Regionarkivet 7381035001969 0088:7381035001969 212000-1355
N043 Konsument & medborgarservice 7381035001976 0088:7381035001976 212000-1355
N050 Förvaltningen för Inköp och upphandling 7381035080636 0088:7381035080636 212000-1355
N060 Intraservice 7381035001884 0088:7381035001884 212000-1355
N160 äldre samt vård- och omsorgsförvaltningen
7381035099201
0088:7381035099201 212000-1355
N161 förvaltningen för funktionsstöd
7381035099218
0088:7381035099218 212000-1355 
N163 socialförvaltningen Nordost
7381035099225
0088:7381035099225
212000-1355
N164 socialförvaltningen Centrum
7381035099232
0088:7381035099232
212000-1355
N165 socialförvaltningen Sydväst
7381035099249
0088:7381035099249 212000-1355
N166 socialförvaltningen Hisingen
7381035099256
0088:7381035099256 212000-1355
N152 Valnämnden
7381035001983 0088:7381035001983 212000-1355
N200 Fastighetskontoret 7381035908992 0088:7381035908992 212000-1355
N205 Fastighetskontoret transfereringar 7381035001587 0088:7381035001587 212000-1355
N230 Lokalförvaltningen 7381035000610 0088:7381035000610 212000-1355
N300 Stadsbyggnadskontoret 7381035001570 0088:7381035001570 212000-1355
N392 Park- och naturförvaltningen 7381035000160 0088:7381035000160 212000-1355
N393 Idrott- och föreningsförvaltningen 7381035000153 0088:7381035000153 212000-1355
N400 Trafikkontoret 7381035001563 0088:7381035001563 212000-1355
N560 Kretslopp och vatten 7381035904000 0088:7381035904000 212000-1355
N608 Förskoleförvaltningen 7381035083439 0088:7381035083439 212000-1355
N609 Grundskoleförvaltningen 7381035083446 0088:7381035083446 212000-1355
N610 Utbildningsförvaltningen 7381035901375 0088:7381035901375 212000-1355
N625 Arbetsmarknad och vuxenutbildning 7381035001945 0088:7381035001945 212000-1355
N690 Kulturförvaltningen 7381035001594 0088:7381035001594 212000-1355
N800 Miljöförvaltningen 7381035001891 0088:7381035001891 212000-1355

N900 Kommungemensamma poster

7381035001617 0088:7381035001617

212000-1355

Anslutna bolag GLN
PEPPOL-ID  
Organisationsummer 
B100 Göteborgs Stadshus AB 7381035072105 0088:7381035072105 556537-0888
B270  Hotell Heden 7340184301559
0088:7340184301559
0007:5560502501 
556050-2501
B300 Göteborgs Stadsteater 7381035014181 0088:7381035014181 556016-7875
B331 Älvstranden Utveckling AB 7381035009354
0088:7381035009354
0007:5566597117
556659-7117
B335 Ferux Fastighet i Göteborg AB  7381035098617 0088:7381035098617
0007:5566150123
556615-0123
B336 Lindholmspiren Beta AB 7381035072426 0088:7381035072426
0007:5566258074
556625-8074
B337 Menlin Fastighets AB  7381035098600 0088:7381035098600
0007:5566024922
556602-4922
B341 Eriksbergs Förvaltnings AB  7381035072419 0088:7381035072419
0007:5560794306
556079-4306
B344 Fastighets AB Raila 7381035098594 0088:7381035098594
0007:5590575923
559057-5923
B346 Fastighets AB Navet
7381035072433 0088:7381035072433
0007:5566094354
556609-4354
B350 GotEvent 7381035002072 0088:7381035002072 556015-9823
B370 Södra Älvstranden Utveckling AB 7381035009385 0088:7381035009385
0007:5566586805
556658-6805
B371 Älvstranden Gullbergsvass AB  7381035099621 0088:7381035099621
0007:5560232646
556023-2646
B390 Norra Älvstranden Utveckling AB  7381035009361 0088:7381035009361
0007:5560013574
556001-3574
B392 Göteborgs Frihamns AB  7381035072457 0088:7381035072457
0007:5562469519
556246-9519
B393 Fastighets AB Fribordet 7381035009378 0088:7381035009378
0007:5562485747
556248-5747
B394 Norra Älvstranden Bostäder AB  7381035072389 0088:7381035072389
0007:5562603281
556260-3281
B395 GVA Fastigheter AB 7381035099638 0088:7381035099638
0007:5562918930
556291-8930
B396 GVA Fastigheter KB 7381035099645 0088:7381035099638
0007:5562918930
916836-2888
B397 Norra Älvstranden Service AB  7381035072396 0088:7381035072396
0007:5565580619
556558-0619
B398 Torphuset Fastighets AB 7381035072440 0088:7381035072440
0007:5566907571
556690-7571
B400 Förvaltnings AB Framtiden 7381035004663 0088:7381035004663 556012-6012
B433 Förvaltnings AB Göteborgslokaler 7381035009873 0088:7381035009873 556082-4897

B440 Göteborgs Egnahems AB

7381035004724 0088:7381035004724 556095-3829
B442 Bygga Hem i Göteborg AB 7381035082845 0088:7381035082845 556643-7934
B450 Göteborg Stads Parkering AB 7381035004878 0088:7381035004878 556119-4878
B475 Gårdstensbostäder 7381035002843 0088:7381035002843 556536-0277
B496 Framtiden Byggutveckling AB 7381035077681 0088:7381035077681 556731-5170
B500 Göteborgs Hamn AB 7381035002881 0088:7381035002881
0007:5560082553
556008-2553
B570 Fripoint AB  7381035098624 0088:7381035098624
0007:5560241456
556024-1456
B571 S Tingsvassen 739:137 Fastighets AB  7381035098631 0088:7381035098631
0007:5566062641
556606-2641
B600 Higab AB 7381035002928 0088:7381035002928 556104-8587
B680 Försäkrings AB Göta Lejon 7381035002799 0088:7381035002799 516401-8185
B720 Gryaab 7381035002836 0088:7381035002836 556137-2177
B770 Grefab 7381035004694 0088:7381035004694 556185-4109
B832 Störningsjouren i Göteborg AB 7381035007022 0088:7381035007022 556657-1443
B860 Göteborg & Co AB 7381035002850 0088:7381035002850 556428-0369

Bolag som inte är anslutna till e-handel

Bolagen i listan nedan är för närvarande inte anslutna till e-handel och har därför ett eget förfarande för hur de ansluter till e-faktura. Gå till respektive bolags hemsida för att få mer information om hur de tar emot e-fakturor.

Boplats Göteborg AB

Göteborgs Stads Bostads AB

Business Region Göteborg AB (inklusive dotterbolag)

Familjebostäder AB

Göteborg Energi AB (inklusive dotterbolag)

Liseberg AB

Renova AB

Bostads AB Poseidon

Göteborgs Stads leasing AB

Göteborgs Stad Spårvägar AB (inklusive dotterbolag)

Leverantörsportalen

Leverantörsportalen som en möjlig väg för de minsta leverantörerna att skicka e-fakturor till Göteborgs Stad. För att få möjlighet att registrera en faktura ta kontakt via kontaktformuläret för att få dina inloggningsuppgifter.

 Förenklad manual till Leverantörsportalen

Manual på svenska till Leverantörsportalen

Manual in english, Supplier Center

Frågor om e-fakturor

Om du har frågor på e-fakturor ska du använda kontaktformuläret högre upp på sidan.