Fakturera Göteborgs Stad

Den här informationen finns också på engelska: Invoicing the City of Gothenburg

Vad är en elektronisk faktura?

En elektronisk faktura (e-faktura) är en faktura som skickas mellan elektroniska system. E-fakturan ska vara i ett godkänt format enligt europeisk standard. Pdf-fakturor och inskannade pappersfakturor räknas inte som e-fakturor.

Vad innebär lagen om e-faktura?

I juni 2018 beslutade Riksdagen att anta lagen om e-faktura till följd av offentlig upphandling, SFS 2018:1277. Lagen innebär att alla inköp, oavsett värde, som görs genom upphandling ska faktureras med e-faktura. Göteborgs Stad har därför bestämt att alla inköp i största möjliga mån ska faktureras med e-faktura.

Om du skickar e-fakturor idag

Det går att skicka e-fakturor från de flesta ekonomisystem. Kontakta din systemleverantör om du är osäker på om och i så fall hur du skickar e-faktura.

Köpa faktureringstjänster

Faktureringstjänster kan också köpas via olika företag som erbjuder möjlighet att skicka e-faktura.

E-fakturor via nätverket PEPPOL

Göteborgs Stad tar i första hand emot e-fakturor via nätverket PEPPOL. Det format vi kan ta emot i PEPPOL-nätverket är PEPPOL BIS Billing 3.

Observera att alla förvaltningar och bolag inom Göteborgs Stad har unika GLN-koder och PEPPOL-id. Fakturan måste skickas till rätt GLN-kod/ PEPPOL-id, det fungerar inte att bara ange organisationsnummer. 

Längre ner på denna sida finns en lista med GLN-koder och PEPPOL-id samt organisationsnummer till de förvaltningar och bolag som använder Göteborgs Stads gemensamma lösning för e-handel.

Här är en länk till de koder som ska användas för att det elektroniska dokumentet ska kunna hanteras rätt av Göteborg Stad. Specifikation av fakturainnehåll

Faktureringsadressen ska innehålla mottagande förvaltnings/bolags prefix, namn och faktureringsadress, till exempel:

                   Göteborgs Stad
                   N161 Förvaltningen för funktionsstöd
                   Intraservice 
                   405 38 Göteborg 

Om du har problem med att skicka e-faktura till Göteborgs Stad ska du i första hand kontakta supporten för ditt ekonomisystem eller din VAN-operatören.

Kontakta Göteborgs Stad via ”support.intraservice@intraservice.goteborg.se” om du får ett meddelande om att vi har avvisat fakturan. 

Om du inte skickar e-fakturor idag

Du som inte har tillgång till ett system för att skicka e-faktura kan kostnadsfritt använda Vismas leverantörsportal för att skicka e-faktura till Göteborgs Stad.

Om du redan har ett konto på Leverantörsportalen går du till www.proceedo.net/suppliercenter för att logga in. Kontakta Vismas support om du har problem med inloggningen.

Använd kontaktformuläret nedan (blå knapp) för att påbörja processen att skicka e-fakturor till Göteborgs Stad. Klicka på den blå knappen för att kontakta oss. 

VIKTIGT

• Er e-postadress är ert login-namn.
• Glöm inte att spara ert lösenord för inloggning.

Så här gör du

Anslut till e-faktura

Här ser du de olika anslutningssätten. Välj det sätt som är lämpligast för din organisation innan du ansluter dig via formuläret.

Använd kontaktformuläret för att påbörja processen att skicka e-fakturor till Göteborgs Stad. Klicka på den blå knappen för att kontakta oss.

Anslut till e-faktura/ställ en fråga

När du klickat på sänd skickas uppgifterna till Göteborg Stad, Ekonomi – Leverantör.

Manualer för Leverantörsportalen

 Förenklad manual till Leverantörsportalen

Manual på svenska till Leverantörsportalen

Manual in english, Supplier Center

This page in english (pdf)

Frågor om e-fakturor

Du kan även läsa mer om Göteborgs Stads krav på sidan E-handel för leverantörer.

Göteborgs Stads organisationsnummer

Alla Göteborgs Stads förvaltningar har samma organisationsnummer:  212000-1355. Göteborg Stads kommunala bolag har alla egna organisationsnummer.

Krav på faktura och innehåll

Alla fakturor till Göteborgs Stads e-handelsanslutna förvaltningar och bolag ska skickas elektroniskt i ett av Göteborgs stads godkända format. Elektroniska fakturor ska skickas från avtalsstart. Godkända format Göteborgs Stad följer de rekommendationer som SFTI ger ut gällande e-fakturaformat. För nya anslutningar rekommenderas PEPPOL BIS Billing 3.

Elektronisk faktura ska skickas till köpande organisation (förvaltning/ bolag) innehållande information ovan.
Resterande format fasas ut enligt rekommendationer från SFTI. Närmare beskrivning av formaten finns på sfti.se
Alla fakturor ska
• följa lagkrav, regler och rekommendationer för fakturor och verifikationer
• innehålla obligatorisk information enligt vald fakturastandard
• innehålla av Göteborgs Stad kravställd information.

En faktura måste därutöver minst innehålla nedanstående information:
• Avtalsnummer
• Ordernummer (vid elektronisk order)
• Abonnemangsnummer (vid abonnemang)
• Köparens referens (mottagarkod)
• Köparens identitet (GLN-nummer)
• Information om eventuell F-skatt
• Betalinformation (exempelvis Bankgiro eller Plusgiro)
• Leveransadress (vid varor)
• Fakturaradsspecifikation för varor/tjänster enligt följande:

• Artikelnummer eller ID för vara/tjänst
• Benämning av vara/tjänst
• Kommentar till vara/tjänst
• Kvantitet
• Enhet
• Pris per enhet 

För detaljerad information kring vad de olika delarna av fakturainformation innebär samt teknisk information, se pdf-dokumentet Specifikation av fakturainnehåll

Det är viktigt att märkning inte kombineras med annan information.
För att fakturan ska hanteras i tid behöver fakturan komma fram till rätt person i systemet genom korrekt märkning enligt nedan prioriteringsordning.

Observera att undantag kan finnas för vissa av Göteborgs Stads bolag.

1. Ordernummer (AA-nummer)
2. Abonnemangsnummer (unikt nummer för objektet eller tjänsten till exempel telefonnummer, objektnummer, anläggnings-id, leasingavtalsnummer, registreringsnummer)
3. För- och efternamn eller referenskod (tidigare mottagarkod). När ordernummer och abonnemangsnummer saknas ska beställarens för-och efternamn eller referenskod anges.

Elektroniska fakturor ska innehålla specifikation över fakturans varor/tjänster uppdelat per fakturarad.

Fakturaraderna ska överensstämma med fastställda priser och prispositionens artikelnummer/ benämning. Elektroniska fakturor med bilagor ska ej skickas separat. Hänvisning till bilagor som enligt lag räknas till räkenskapsinformation men inte bifogas fakturan elektroniskt är ej tillåtet. Bilagor ska skickas i pdf-format.

Om fakturan saknar kravställd information kan beställaren komma att begära komplettering av fakturan innan betalning sker. Betalningspåminnelser ska inte utfärdas och dröjsmålsränta inte utgå i de fall fakturan inte är korrekt med kravställd information och beställaren begärt att fakturan ska kompletteras. Du kan även läsa mer om Göteborgs Stads krav på sidan E-handel för leverantörer.

Anslutna förvaltningar och bolag till Proceedo

Göteborgs Stads förvaltningar och bolag är samtliga användare av stadens gemensamma avtal. Alla organisationer använder dock inte Göteborgs Stads lösning för e-handel (inköp och fakturahantering). Göteborgs Stads bolag ansluts löpande till stadens lösning för e-handel. Här ser du en förteckning över dem som infört e-handel.

GLN och PEPPOL-ID

Bolag som inte är anslutna till e-handel

Bolagen i listan nedan är för närvarande inte anslutna till e-handel och har därför ett eget förfarande för hur de ansluter till e-faktura. Gå till respektive bolags hemsida för att få mer information om hur de tar emot e-fakturor.

Göteborg Energi AB (inklusive dotterbolag)

Liseberg AB

Renova AB

Frågor om e-fakturor

Om du har frågor på e-fakturor ska du använda kontaktformuläret under rubriken Anslut till e-faktura.