E-handel för leverantörer

E-handel i Göteborgs Stad

Alla förvaltningar och bolag inom Göteborgs Stad använder Proceedo för inköp.

Kraven på e-handel ställs redan i upphandlingen. När avtal tecknats startar arbetet med att sätta upp ett e-handelsflöde tillsammans med leverantören.

När hela inköpsprocessen – från beställning till fakturabetalning – sker i Proceedo blir arbetet mer effektivt och säkert för både beställare och leverantörer.

Logga in (Proceedo.net)

Anslut dig till e-handel

Vilken lösning som används beror på avtalet och dess omfattning.

E-handelsflöden delas in i två huvudtyper:

• Enkelt e-handelsflöde
• Integrerat e-handelsflöde.

Enkelt e-handelsflöde

Passar vid:

• mindre sortiment
• tjänster beställda via formulär.

Det innebär att:

• Order skickas via e-post
• E-faktura skickas i första hand via Peppol.

Systemleverantören erbjuder Visma Supplier Center där du kan:

• ladda upp produktkatalog (Excel)
• skapa e-fakturor.

Kom igång med Proceedo Supplier Center (Proceedo)

Integrerat e-handelsflöde

Passar vid:

• stort sortiment
• många beställningar
• krav på snabb orderåterkoppling.

Det innebär att:

• produktkatalog överförs från leverantörens system
• affärsmeddelanden (order, orderbekräftelse, leveransavisering) skickas mellan systemen
• e-faktura skickas via Peppol.

Punchout (webbshopintegration)

Vid stora och ofta uppdaterade sortiment kan punchout användas.

Det innebär att:

• beställaren går från Proceedo till leverantörens avtalsanpassade webbshop
• varukorgen skickas tillbaka till Proceedo
• beställningen slutförs där.

Standarder, krav och villkor

Göteborgs Stad följer SFTI:s rekommendationer för e-handel om inget annat avtalats.

• Kommunikation ska ske via godkända kommunikationsvägar
• NEA:s allmänna bestämmelser gäller.

Standarder (sfti.se)

E-handel i offentlig sektor (sfti.se)

Avtal (nea.nu)

Support från systemleverantör

Visma erbjuder stöd via Proceedo Supplier Community där du hittar:

• teknisk dokumentation
• information om affärsmeddelanden
• integrationsstöd
• mallar för excelkatalog.

Proceedo Supplier Community

Produktkatalog

Produktkatalogen ska innehålla avtalat sortiment och ge beställare tillräcklig information för korrekt beställning, exempelvis:

• produktbeskrivning
• bilder
• länkar till produktblad.

Format bestäms vid uppsättning av e-handelsflödet.

Produktkatalog måste godkännas av ansvarig upphandlare innan den publiceras i Proceedo.

Produktkatalog (Proceedo Supplier Community)

Inköpsorder

När Göteborgs Stad beställer skickas en inköpsorder:

• via e-post eller systemintegration
• innehåller ordernummer som ska anges på fakturan.

Ordernumret används för matchning mellan order och faktura.

E-faktura

Alla fakturor till Göteborgs Stad ska vara elektroniska, enligt lag. Detta minskar kostnader och sparar miljön.

Tänk på att:

• PDF-fakturor räknas inte som e-faktura.
• Fakturan måste innehålla rätt uppgifter enligt ramavtal.

Fakturera Göteborgs Stad

Rättslig vägledning — innehållet i en faktura (skatteverket.se)

Samverkansparter

Vissa ramavtal används även av andra organisationer, till exempel kranskommuner.

Om samverkanspart använder Proceedo:

• avtal och e-handelsflöde kan ärvas
• samverkanspart ansvarar för egen anslutningsinformation
• e-faktura ska skickas till respektive organisation
• eventuella extra integrationskostnader bekostas av samverkanspart.

Logga in i Proceedo

För att se avtal och leverantörer krävs inloggning.

Kontakta kundservice för behörighet.

E-tjänst: Välkommen till kundservice på inköps- och upphandlingsförvaltningen

Logga in (Proceedo.net)

Förnyad konkurrensutsättning (FKU)

Som ramavtalsleverantör kan du få förfrågningar om att lämna anbud inom avtalsområdet.

Det framgår i upphandlingen om FKU används.

Inbjudan skickas via e-post och alla ramavtalsleverantörer inom området får möjlighet att delta.

Så deltar du som leverantör i en förnyad konkurrensutsättning (FKU) i Proceedo