Starta en förening

Vad är en ideell förening?

En ideell förening:

• är en sammanslutning av personer som har ett gemensamt intresse eller en idé utan vinstintresse
• bygger på ideellt och frivilligt arbete från medlemmarna
• ska bygga på demokratiska principer och att alla människor kan bli medlemmar i föreningen
• är en juridisk person.

Hur startar jag en ideell förening?

1. När minst tre personer vill bilda en förening samlas de och genomför ett bildande möte.
2. På mötet väljs en interimsstyrelse (tillfällig styrelse) som bör bestå av minst tre personer (ordförande, sekreterare och kassör).
3. Interimsstyrelsen uppgift är sedan att förbereda det första årsmötet då den riktiga styrelsen ska väljas av mötesdeltagarna. Det innebär bland annat att ta fram förslag på:

• • på vilka regler (stadgar) som ska gälla
  • vad föreningen ska heta
  • hur stor medlemsavgiften ska vara
  • vilka som ska vara styrelseledamöter.

Interimsstyrelsen ska också kalla intresserade personer till årsmötet.

Första årsmötet 

På första årsmötet ska alla som är med ha samma möjligheter att diskutera och påverka vad som bestäms.

De här frågorna behöver man besluta om:

• namn på föreningen
• stadgar
• styrelse
• revisorer
• medlemsavgift

Förslag på dagordning på första årsmöte

1. Mötet öppnas
   Någon i interimsstyrelsen hälsar välkommen och lämnar en kort information om syftet med föreningen och arbetet bakom förberedelserna. En namnlista upprättas som vid behov kan användas som röstlängd.

2. Godkännande av dagordning
   Här går man igenom dagordningen för mötet och ser om mötesdeltagarna tycker att den är okej

3. Val av ordförande för möte
   Någon som inte varit med i interimsstyrelsen bör leda mötet.

4. Val av sekreterare för mötet
   Någon väljs för att skriva ett protokoll om det som diskuteras och beslutas om på mötet.

5. Val av två justerare och rösträknare
   För att ett protokoll ska bli giltigt ska det undertecknas av två justerare. Vid en eventuell omröstning fungerar även justerarna som rösträknare.

6. Beslut om att bilda en förening
   Beslut om föreningens namn.

7. Beslut om stadgar
   Interimsstyrelsen presenterar sitt förslag till stadgar som de har skrivit. Läs upp varje paragraf och godkänn varje paragraf för sig. Det är viktigt att alla förstår vad varje paragraf betyder.

8. Val av föreningens ordförande
   Väljs alltid på ett år.

9. Val av styrelseledamöter
   Bäst med jämnt antal ledamöter plus ordförande (ska vara reglerat i stadgarna). Första gången väljs hälften av ledamöterna på ett år, andra hälften på två år.

10. Val av suppleanter
    Väljs på ett år. Suppleanten ersätter ordinarie ledamot. Avgår ledamot under mandattiden inträder suppleanten i dennes ställe.

11. Val av revisorer
    Man bör välja två revisorer varav en revisor väljs på två år första gången. Revisorn får inte sitta med i styrelsen eftersom hen ska granska styrelsens förvaltning och räkenskaper. Hen bör inte heller vara släkt med någon i styrelsen.

12. Val av valberedning
    Valberedningen består av personer som finns med på årsmötet (antalet regleras i stadgarna). Glöm inte att välja en sammankallande person. Personer som ingår i valberedningen bör inte ha andra uppdrag i föreningen.

13. Budget
    Budgetförslag ska redovisas och godkännas.

14. Medlemsavgift
    Oftast finns förslag i budgeten men medlemsavgiften ska beslutas separat.

15. Övrig
    Här kan information lämnas och övriga frågor diskuteras. Årsmötet kan inte ta några beslut i ärenden som inte står med på dagordningen.

Efter första årsmötet

Efter första årsmötet ska den nyvalda styrelsen:

• Kontakta Skatteverket, som ger föreningen ett organisationsnummer. För att få bidrag och stöd från Göteborgs Stad måste föreningen ha ett organisationsnummer. Är ni en idrottsförening och vill gå med i ett förbund kontaktar ni Riksidrottsförbundet eller det förbund som ni vill gå med i så hjälper de er att bli registrerade.
• Kassören ska öppna ett bank- eller plusgirokonto för föreningens pengar och skaffa ett bokföringsprogram eller en kassabok där kassören skriver in utgifter och inkomster. För att öppna bank- eller plusgirokonto behövs ett protokoll där det står föreningens hela namn, vem som sitter i styrelsen, vem som har rätt att teckna kontot (firmatecknare). Protokollet ska vara justerat (underskrivet). Banken eller Svensk Kassaservice kan hjälpa föreningen med vilka papper som ska finnas.

Styrelse

En styrelse ska bestå av minst tre personer och där ordförande och kassör inte kan vara samma person. Hur många som ska ingå i styrelsen ska stå i föreningens stadgar.

Styrelsens uppgift

Styrelsen har fått medlemmarnas förtroende att driva föreningen framåt. Styrelsen fattar beslut på möten mellan årsmötena och ska också arbeta utifrån stadgar och det som beslutats om på årsmötet.

• Ordförande leder föreningens arbete, sammankallar och leder styrelsens möten. Ordföranden är oftast firmatecknare tillsammans med kassören.
• Kassör sköter föreningens ekonomi. Hen betalar räkningar, tar in medlemsavgifter och sköter bokföringen. Kassören är firmatecknare tillsammans med ordföranden.
• Sekreterare skriver protokoll vid mötena och sköter posten. Alla medlemmar ska kunna läsa protokollen. Sekreteraren sköter också pappersarbetet, det vill säga hen skickar brev/mejl till medlemmar och styrelse och har ordning på alla papper som kommer till föreningen.

Stadgar

Stadgarna är föreningens egna regler. I stadgarna står bland annat vilket som är föreningens syfte, vilka som kan vara medlemmar och vad man ska göra ifall föreningen ska upplösas. Stadgarna bör ses över med jämna mellanrum och eventuellt uppdateras.

Detta ska vara med i stadgarna

• föreningens namn
• var föreningen finns (föreningens säte/hemort)
• vad föreningen vill (föreningens ändamål/syfte, det vill säga vad föreningen ska verka för)
• vem som kan bli medlem
• medlemmarnas rättigheter (rösträtt, valbarhet)
• hur medlemsavgiften fastställs
• verksamhetsår
• tidpunkt för årsmötet
• rutiner för revision (val av revisor, tidplan för revision)
• vad som gäller för ändring av stadgarna (beslut på ett eller två årsmöten med en viss tidsperiod där emellan)
• hur upplösning av föreningen sker och vad som sker med föreningens tillgångar

Detta bör vara med

• datum för stadgarnas fastställande och eventuell revidering
• vad som gäller vid medlems utträde/uteslutning
• vilka punkter som ska tas upp på årsmötet
• hur årsmötet väljer styrelse och vilken mandattid ledamöterna i styrelsen sitter på
• vem eller vilka funktioner som ska vara firmatecknare.

Detta kan finnas med

• vilka skyldigheter (verka i enlighet med föreningens syfte och mål) medlemmarna har
• vilken beslutsordning som finns i föreningen, det vill säga hur årsmötet ska fatta beslut (enkel majoritet/kvalificerad majoritet)
• vad som sker vid tvist

Valberedning

En valberedning har i uppgift att lämna förslag till årsmötet på vilka personer som ska väljas till styrelse och revisorer. Personerna i valberedningen får inte sitta i styrelsen.

Revisorer

I varje förening ska det finnas revisorer. Revisorerna har i uppgift att granska föreningens verksamhet och ekonomi. Revisorerna ska bland annat kolla att:

• bokföring genomförts på rätt sätt med verifikationer
• verksamheten följt stadgarna
• budget, balans- och resultaträkning samt årsbokslut gjorts

Revisorn får inte ha en relation till någon i styrelsen, för att undvika jäv. Till årsmötet lämnar revisorn en revisionsberättelse som beskriver hur granskningen gjorts och vad den visar.

Ordinarie årsmöte

Föreningen ska genomföra ett årsmöte en gång per år. Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Det ska framgå av föreningens stadgar vilka som har rösträtt på årsmötet. På årsmötet tittar man på förra årets verksamhet och därefter tas även beslut om kommande verksamhetsår.

Handlingar inför ett ordinarie årsmöte

Dessa handlingar ska vara klara inför ett årsmöte:

• Dagordning
  Kan ses som programmet för årsmötet. Genom att läsa denna vet medlemmarna vilka frågor föreningen ska ta besluta om på årsmötet.

• Verksamhetsberättelse
  Styrelsen berättar om vad som hänt under det gångna året. Medlemmarna ska under årsmötet ha möjlighet att kontrollera och korrigera det innehåll som finns i verksamhetsberättelsen innan denna godkänns.

• Balans- och resultaträkning
  Balansräkningen är en uppställning av föreningens tillgångar och skulder. Resultaträkningen är en redovisning av klubbens samtliga intäkter och kostnader. Innan årsbokslutet klubbas igenom ska medlemmarna få möjlighet att ställa frågor.

• Revisionsberättelse
  Ett utlåtande från revisorn efter hens granskning.

• Verksamhetsplan
  Ett förslag från styrelsen om vilka områden och frågor som ska prioriteras under det kommande verksamhetsåret. Medlemmarna kan komma med egna frågor och förslag under årsmötet.

• Förslag från medlemmarna (motioner)
  De olika förslagen från styrelsen och medlemmarna ska behandlas under årsmötet.

Dagordning på ordinarie årsmöte

Hur årsmötet ska genomföras ska stå i föreningens stadgar. Här är ett förslag på dagordning:

1. Upprop och fastställande av röstlängd för mötet
2. Fråga om årsmötet kallats enligt stadgarna 
3. Fastställande av dagordningen
4. Val av ordförande samt sekreterare för mötet
5. Val av justerare, som tillsammans med ordföranden ska justera mötesprotokollet, samt val av rösträknare
6. Styrelsens verksamhetsberättelse samt resultat- och balansräkningar för det senaste verksamhetsåret
7. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste räkenskapsåret
8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid som revisionen avser
9. Behandling av förslag som lämnats till styrelsen i god tid innan mötet
10. Fastställa årsavgiften/medlemsavgiften
11. Fastställa verksamhetsplan och budget för det kommande verksamhetsåret
12. Val av ordförande, övriga ledamöter i styrelsen, suppleanter (ersättare)
13. Val av revisorer
14. Val av valberedning
15. Eventuella övriga frågor.

Kalla medlemmar till årsmöte

Det går att kalla till årsmöte på olika sätt. Några exempel är:

• brev till medlemmarna
• annons i tidning/medlemsblad
• meddelande på anslagstavlan i föreningslokalen
• e-post.

I kallelsen till årsmötet ska datum, tid och plats framgå tydligt. Alla ärenden som behandlas på årsmötet ska finnas med i kallelsen. Anledningen till detta är att medlemmarna ska känna sig säkra på att föreningen inte beslutar om något utan att medlemmarna har chans att vara med och påverka beslutet.
Det kan vara lämpligt att skicka med verksamhetsberättelsen och balans- och resultaträkningen tillsammans med kallelsen, så att medlemmarna har möjlighet att titta på handlingarna före årsmötet. Vill en medlem att ett speciellt ärende ska tas upp på årsmötet ska hen kontakta styrelsen i så god tid att ärendet kan tas med på dagordningen för årsmötet.

Efter ordinarie årsmöte

Efter årsmötet gör årsmötessekreteraren klart årsmötesprotokollet som sedan justeras av justeraren och årsmötesordföranden. Detta görs för att säkerställa att allting i protokollet stämmer utifrån vad som beslutades under årsmötet. Medlemmarna ska få ta del av det färdigjusterade protokollet.