Rektor på tre skolenheter – så arbetar Karolina Cronberg med skolenheternas ekonomi

Fotograf: Asbjörn Hanssen

Publicerad 23 juni 2021

Karolina Cronberg är rektor på tre skolenheter. Det betyder att hon bland annat ansvarar för tre olika budgetar. Här berättar hon hur hon jobbar med ekonomin i sitt skolområde.

Förra hösten utökades Karolina Cronbergs rektorsuppdrag. Från att varit rektor på Nya Varvets skola blev hon även rektor för Långedragsskolan och Hagenskolan i västra Göteborg. Syftet var att se hur den nya skolorganisationen skulle kunna fungera i praktiken och hur uppdragen för rektor, biträdande rektorer och ledningsteam skulle kunna se ut.

Det första halvåret handlade om att jobba ihop sig med de biträdande rektorerna, och att ”lära känna” de två nya verksamheterna. Under våren gick vi in i ett mer skarpt läge tillsammans med medarbetarna och de blev mer involverade, säger Karolina Cronberg.

Olika ekonomiska förutsättningar

De tre skolenheterna hade olika ekonomiska förutsättningar. Två av dem hade budget i balans, medan den tredje, Hagenskolan, var en av de 32 skolenheterna som fick stöd för att få en bättre ekonomi.

På Hagenskolan hade de arbetat hårt för att hämta hem underskottet innan jag kom dit, men det var fortfarande en del kvar som behövde göras. Jag kände en oro över hur det skulle bli, och om det skulle påverka de övriga enheterna, säger Karolina Cronberg.

Tillsammans med den biträdande rektorn och skoladministratören på Hagenskolan, började Karolina Cronberg se över hur de ekonomiska förutsättningarna såg ut utifrån den organisation man lagt. Karolina bokade in extra möten med områdets ekonomicontroller samt HR-specialist och tittade i resursplaneringsverktyget som förvaltningen använder, för att hitta lösningar utifrån enheternas förutsättningar och behov.

Medarbetare kunde stanna i skolområdet

På Hagenskolan fanns fortfarande för många medarbetare i relation till skolenhetens budget. Samtidigt saknades det vissa deltidstjänster på Långedragsskolan. Karolina Cronberg tillsammans med ledningsteamen kunde därför hitta lösningar som innebar att flera av medarbetarna kunde arbeta kvar inom skolområdet.

Det innebär en trygghet för medarbetare när det finns möjlighet att arbeta kvar inom skolområdet. Att de känner att vi är måna om att behålla dem, och att vi i skolområdet tar ansvar för att hitta lösningar tillsammans, säger Karolina som betonar att allt har skett i dialog med berörda medarbetare.

Ekonomiska utmaningar med skolplaceringar

Strax därpå uppstod dock nya utmaningar. På Hagenskolan hade Karolina och ledningsteamet planerat för att ta emot 54 elever i förskoleklass kommande läsår. När skolplaceringarna var klara var elevantalet 37.

Då behövde vi agera direkt eftersom vi plötsligt hade för många medarbetare i förskoleklass. Jag bokade möte med ekonomicontrollern för att diskutera hur vi behövde planera utifrån den förändrade situationen.

Återigen hittade de lösningar inom skolområdet. En av förskollärarna undervisade även i bild – ett behov som fanns på Långedragsskolan. Även i det här fallet kunde det lösas genom att läraren kunde undervisa på två skolenheter.

Sen sjönk elevantalet ytterligare, så nu tar vi emot 28 elever. Men eftersom vi redan hade agerat så klarar vi det, förklarar Karolina Cronberg.

Gemensamt budgetmöte för hela skolområdet

Det första halvåret hade Karolina Cronberg och ledningsteamet uppföljningar av budgeten enhet för enhet. I maj hade de istället en gemensam uppföljning för hela skolområdet.

Vi gick igenom alla skolenheter och stämde av hur det gått ekonomiskt fram till nu. För första gången på länge hade Hagenskolan en budget i balans. Det var en lättnad i ledningsteamet. Vi fixade detta tillsammans.

För medarbetarna är det självklart jobbigt när kollegor försvinner eller delvis börjar arbeta på en annan skolenhet. Men vi arbetar hårt för att inte hamna där igen. Långsiktighet är viktig, och skapar en tryggare arbetsmiljö för medarbetarna. Nu har vi en budget i balans, och vi ska inte dra på oss något nytt underskott.

Finns det något som oroar dig inför arbetet med budget framöver?

Just nu handlar oron mer om hur budgeten kommer se ut kommande budgetår. Kommer vi få samma förutsättningar som detta budgetår, eller kommer det ske några förändringar. Det hade varit skönt att på ett tydligt sätt få en långsiktig budget som sträcker sig över flera år. Det ger bättre förutsättningar att skapa en mer hållbar och långsiktig organisation för enheterna och skolområdena

Karolinas tips: Så kan du arbeta med budget om du är rektor på flera skolenheter

  1. Ha täta uppföljningar, vid behov oftare än en månad. Ha ett budgetmöte per enhet till en början, sen när du känner att du har kunskap om de enskilda enheternas ekonomi kan du ha gemensamma budgetmöten för skolområdet.
  2. Ta hjälp av resursplaneringsverktyget. Vad är det som kostar och vilka behov finns på övriga skolenheter i ditt skolområde?
  3. Även om en skolenhet har ett litet underskott, gör åtgärder direkt. Vänta inte, då kommer underskottet att växa.
  4. Arbeta för att skapa en ”vi”-känsla i ledningsteamet och med medarbetarna. Ju bättre vi arbetar ihop oss, desto lättare blir det att hjälpas åt och stödja varandra i frågor gällande bland annat ekonomi.