Samråd

Att samråda innebär att tänka efter före. Myndigheter ska samråda med Regionarkivet i flera viktiga frågor som berör arkivvården, till exempel vid omorganisation eller andra förändringar. Här finns information om hur samråd går till.

Vem ska samråda med Regionarkivet?

Det är den myndigheten som berörs av en förändring som ansvarar för att samråd genomförs på ett bra sätt. Du som är arkivansvarig ansvarar för att övervaka förändringar vid omorganisationer, införskaffande av nya IT-lösningar, nya verksamhetsrutiner, nya arkivlokaler med mera och det är också du som tar initiativ till samråd med Regionarkivet om hur förändringarna påverkar arkiv- och informationshanteringen.

Varför ska en myndighet samråda med Regionarkivet?

När en förändring ska genomföras på en myndighet kan det inverka på myndighetens arkivbildning och på förutsättningarna för arkivvården. Syftet med samrådet är att detta ska beaktas innan förändringen genomförs. Att åtgärda situationer i efterhand är både tidskrävande och kostsamt.

Du som är arkivansvarig får genom samrådet tidigt kunskap om sådant som har betydelse för myndighetens arkivvård och arkivbildning. I samrådet kan vi också lyfta fram problemställningar och visa på alternativa lösningar. 

Om myndigheten saknar egen arkivkompetens är det särskilt viktigt att samråda med Regionarkivet. Myndigheten får då sakkunnigt stöd och ett underlag för att vidta nödvändiga åtgärder.

Det är viktigt att samråd sker innan beslut fattas som påverkar arkivvården. På så vis kan utredningar och förslag till beslut få hög kvalitet, vilket underlättar beslutsfattandet.

När ska en myndighet samråda med Regionarkivet?

I de styrande dokumenten om arkiv- och informationshantering som beslutats av fullmäktige finns information om när samråd ska ske. Samråd med Regionarkivet ska ske när en myndighet   

  • förändrar organisation eller arbetssätt och förändringen påverkar förutsättningarna för arkivvården
  • ska överföra hela eller delar av verksamheten till annan myndighet eller enskilt organ
  • förändrar sin organisation och förändringen medför att VGR/Göteborgs Stad förlorar sitt rättsligt bestämmande inflytande
  • ska sälja/överlåta en fastighet till annan kommun/landsting eller till enskild
  • ska gå från aktivt till vilande (gäller kommunala bolag)
  • ska bygga ny arkivlokal, bygga om befintlig arkivlokal eller hyra sådan lokal
  • ska påbörja arbete med att upprätta sin klassificeringsstruktur. Efter samrådet skickar myndigheten en framställan om slutligt samråd tillsammans med förslag till klassificeringsstruktur till Regionarkivet för beslut.
  • ska fastställa Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar. Beslutet att fastställa sin arkivbeskrivning ska alltså tas efter samråd med Regionarkivet.
  • ska välja lämplig tidpunkt för att bryta från förteckning enligt allmänna arkivschemat till en processorienterad arkivförteckning
  • ska påbörja gallringsutredning av myndighetens allmänna handlingar
  • vill initiera och ansvara för gallringsutredning av handlingar som tillkommer i en grupp av myndigheter i VGR eller i Göteborgs Stad
  • vill initiera och ansvara för gallringsutredning av handlingar som förekommer i de flesta eller samtliga myndigheter i VGR eller i Göteborgs Stad
  • ska låna ut en större mängd handlingar till andra myndigheter för tjänsteändamål
  • ska lämna förslag till beslut i fullmäktige om utlån till enskilt organ
  • ska lämna förslag till beslut om överlämnande av arkiv till myndighet utanför VGR eller utanför Göteborgs Stad.

Hur går ett samråd till?

Myndigheten skickar in ett ärende till Regionarkivets myndighetsbrevlåda arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se och bifogar ett samrådsunderlag. För att Regionarkivet ska kunna lämna relevant vägledning till myndigheten behöver underlaget innehålla nödvändig information och komma in i tillräcklig god tid.

Samråd kräver alltid dialog – därför måste myndigheten invänta Regionarkivets synpunkter innan man går vidare med den planerade åtgärden. I de flesta fall är det tillräckligt att samrådet sker genom mejlväxling. Men det kan också följas upp med möte om det finns behov.

Vad ska ett samrådsunderlag innehålla?

Ett samrådsunderlag ska innehålla uppgifter om den planerade omorganisationen, förändrade arbetssättet eller andra förändringar som påverkar hanteringen myndighetens allmänna handlingar och arkiv. Samrådsunderlaget kan även vara exempelvis myndighetens förslag på Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar eller förslag till beslut i den egna nämnden/styrelsen.

Samrådsunderlaget har stor betydelse för att processen ska fungera bra. Ett otillräckligt samrådsunderlag kan fördröja beslutsprocessen, då Regionarkivet till exempel kan behöva begära kompletteringar.

Hur dokumenterar jag samrådet?

Myndigheten ska dokumentera de synpunkter och upplysningar som har kommit in under samrådet. Hänvisa till att samråd har skett med Regionarkivet och vilka synpunkter som Regionarkivet har haft på förslaget.

Om en myndighet ska lämna förslag till beslut i fullmäktige eller i den egna nämnden/styrelsen ska resultatet av samrådet med Regionarkivet redovisas i myndighetens tjänsteutlåtande.

Styrande dokument

Läs mer om samråd i Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering och Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering (tillämpningsanvisningarna) som du hittar under Styrande dokument.