Organisationsförändringar

Samråda med Regionarkivet

Du behöver samråda med Regionarkivet när din myndighet berörs av förändringar i organisationen. Detta eftersom sådana förändringar kan påverka arkiv- och informationshanteringen. Det är viktigt att samrådet inleds i god tid för att Regionarkivet ska kunna ge lämplig vägledning eller fatta nödvändiga beslut innan förändringen genomförs. För att inleda samrådet fyller du i blanketten Samråd om att överlämna allmänna handlingar och skickar den till Regionarkivets myndighetsbrevlåda arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se och bifogar relevant underlag.

Handledning

I Regionarkivets handledning Överlämna och införliva allmänna handlingar kan du få vägledning i arbetet. Du hittar den under Handledningar.

Olika typer av överlämnanden

Verksamhet inom myndigheten ska upphöra

När verksamheten inom myndigheten upphör och ingen annan tar över

När en verksamhet inom en myndighet upp­hör, men myndigheten finns kvar, är grundprincipen att nämnden/styrelsen har ansvar för samtliga arkiv, såväl efter upphörda verksamheter som befint­liga. Det finns alltså inte någon skyldighet för Regionarkivet att ta emot arkiv från upphörda verksamheter.

När verksamheten inom myndigheten ska övergå till annan myndighet inom VGR eller inom Staden

Om en annan myndighet inom Västra Götalandsregionen eller Göteborgs Stad ska ta över hela verksamheten eller delar av verksamheten kan arkivet överlämnas till den myndighet som tar över. Beslut om överlämnande och/eller införlivande krävs först i fullmäktige och därefter i Arkivnämnden.

Alternativen för den överlämnande myndigheten är:

• Överlämna och införliva – till exempel pågående ärenden som införlivas i den övertagande myndighetens arkiv
• Överlämna – handlingar som den övertagande myndigheten behöver för att driva verksamheten vidare, och som ska förvaras separat

Myndigheten ska upphöra

Myndigheten och hela verksamheten ska upphöra

Om en myndighet ska upphöra och verksamheten inte ska föras över till en annan  myndighet, ska arkivet överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader efter upphörandet såvida inte fullmäktige har beslutat något annat. Detta gäller bara i de fall då nämnden/styrelsen upphör helt och hållet med hela sin verksamhet.

Myndigheten ska upphöra och hela eller delar av verksamheten ska överföras till annan myndighet inom VGR eller Staden

Om en myndighet ska upphöra och en annan myndighet inom Västra Götalandsregionen eller Göteborgs Stad ska ta över hela verksamheten eller delar av verksamheten kan arkivet överlämnas till den myndighet som tar över eller till Regionarkivet. Delar av arkivet införlivas ibland i den nya myndighetens arkiv då handlingarna fortsatt behövs i verksamheten. Det äldre arkivet avslutas och överlämnas för förvaring utan att införlivas.

För att få överlämna och/eller införliva arkiv mellan myndigheter inom VGR eller inom Staden krävs beslut. Först ett övergripande beslut i fullmäktige och därefter ett särskilt beslut i Arkivnämnden.

Alternativen för den överlämnande myndigheten är:

• Överlämna och införliva – till exempel pågående ärenden som införlivas i den övertagande myndighetens arkiv
• Överlämna – sådana handlingar som den övertagande myndigheten behöver för att driva verksamheten vidare, och som förvaras separat
• Överlämna till Regionarkivet – sådana handlingar som den övertagande myndigheten inte alls behöver

Hela myndigheten eller delar av verksamheten ska överföras till myndighet utanför VGR eller utanför Staden

För att få överlämna arkiv till en myndighet utanför Västra Götalandsregionen eller utanför Göteborgs Stad krävs stöd i lag eller beslut i fullmäktige.

Myndigheten ska samråda med Regionarkivet innan förslag till beslut om överlämnande lämnas till fullmäktige.

Myndigheten ska privatiseras

Det finns inget lagstöd för att överlämna allmänna handlingar i ursprungligt skick till enskild (till exempel en privat huvudman) annat än som tidsbegränsat lån. Fullmäktige kan då besluta att arkivet ska förvaras under viss tid hos ett enskilt organ med stöd av överlämnandelagen om det enskilda organet i sin verksamhet behöver ha tillgång till myndighetens handlingar (3 § ÖLL 2015:602).

Det krävs beslut i fullmäktige för att kunna låna ut allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en myndighet i Västra Götalandsregionen eller Göteborgs Stad till ett enskilt organ. Myndigheten ska samråda med Regionarkivet innan förslag till beslut om utlån lämnas till fullmäktige.

Försäljning av fastighet

Enligt jordabalken ska säljaren av en fastighet överlämna kartor och andra handlingar som hör till fastigheten som köparen kan behöva som ny ägare. De handlingar som rör en fastighet som VGR eller Staden äger utgör allmänna handlingar. För myndigheter som säljare av en fastighet gäller tryckfrihetsförordningen, som är en grundlag och därför står över jordabalken. Därför kan allmänna handlingar som rör fastigheten bara överlämnas i ursprungligt skick (till exempel i original)  till annan myndighet. Om köparen däremot är enskild (privat) kan handlingarna bara överlämnas i kopieform.