Du behöver samråda med Regionarkivet när din myndighet berörs av förändringar i organisationen. Detta eftersom sådana förändringar kan påverka arkiv- och informationshanteringen. Det är viktigt att samrådet inleds i god tid för att Regionarkivet ska kunna ge lämplig vägledning eller fatta nödvändiga beslut innan förändringen genomförs. För att inleda samrådet fyller du i blanketten Samråd om att överlämna allmänna handlingar.

I Regionarkivets handledning Överlämna och införliva allmänna handlingar kan du få vägledning i arbetet. Du kan också använda Excelmallen Inventering av allmänna handlingar vid överlämnande.

När en verksamhet upp­hör, men förvaltningen/bolaget finns kvar, är grundprincipen att arkivet stannar kvar hos förvaltningen/bolaget.

Verksamheten och förvaltningen/bolaget ska upphöra

Om  förvaltningen/bolaget ska upphöra och verksamheten inte ska föras över till en annan nämnd/styrelse, ska arkivet överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader efter upphörandet såvida inte fullmäktige har beslutat något annat. Detta gäller bara i de fall då nämnden/styrelsen upphör helt och hållet med hela sin verksamhet.

Överlämna arkiv till annan nämnd/styrelse i samma organisation

Om en annan nämnd/styrelse inom samma organisation ska ta över hela verksamheten eller delar av verksamheten kan arkivet överlämnas till den nämnd/styrelse som tar över. Det krävs ett övergripande beslut i fullmäktige och därefter ett särskilt beslut i Arkivnämnden.

Alternativen för den överlämnande förvaltningen/bolaget är:

• Överlämna och införliva –  pågående ärenden införlivas i den övertagande nämnden/styrelsens arkiv
• Överlämna – handlingar som den övertagande nämnden/styrelsen behöver för att driva verksamheten vidare, lämnas över och förvaras separat.

Överlämna arkiv till nämnd/styrelse i en annan organisation

För att få överlämna arkiv till en myndighet utanför Västra Götalandsregionen eller utanför Göteborgs Stad krävs stöd i lag eller beslut i fullmäktige.

Myndigheten ska samråda med Regionarkivet innan förslag till beslut om överlämnande lämnas till fullmäktige.

Verksamheten ska privatiseras

Det finns inget lagstöd för att överlämna allmänna handlingar i ursprungligt skick till enskild (till exempel en privat huvudman) annat än som tidsbegränsat lån. Fullmäktige kan då besluta att arkivet ska förvaras under viss tid hos ett enskilt organ med stöd av överlämnandelagen om det enskilda organet i sin verksamhet behöver ha tillgång till myndighetens handlingar.

Det krävs beslut i fullmäktige för att kunna låna ut allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en förvaltning eller bolag i Västra Götalandsregionen eller Göteborgs Stad till ett enskilt organ. Förvaltningen/bolaget ska samråda med Regionarkivet innan förslag till beslut om utlån lämnas till fullmäktige.

Försäljning av fastighet

Enligt jordabalken ska säljaren av en fastighet överlämna kartor och andra handlingar som hör till fastigheten som köparen kan behöva som ny ägare. De handlingar som rör en fastighet som VGR eller Staden äger utgör allmänna handlingar. För myndigheter som säljare av en fastighet gäller tryckfrihetsförordningen, som är en grundlag och därför står över jordabalken. Därför kan allmänna handlingar som rör fastigheten bara överlämnas i ursprungligt skick (till exempel i original)  till annan myndighet. Om köparen däremot är enskild (privat) kan handlingarna bara överlämnas i kopieform.