Klassificeringsstruktur

Skapa en klassificeringsstruktur

För styr- och stödprocesserna finns en färdig klassificeringsstruktur som är obligatorisk att använda av alla myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Utgå från pdf-filen Generell klassificeringsstruktur för styr— och stödprocesser som du hittar på sidan Blanketter och mallar. Lägg till de verksamhetsområden och processer som är unika för kärnverksamheten hos din myndighet.

I Regionarkivets handledning Upprätta klassificeringsstruktur kan du få praktisk vägledning. Du hittar den under Handledningar.

Samråda med Regionarkivet

Du behöver samråda med Regionarkivet när din myndighet planerar att upprätta en ny klassificeringsstruktur. Detta eftersom förändringen kan påverka arkiv- och informationshanteringen. Det är viktigt att samrådet inleds i god tid för att Regionarkivet ska kunna ge lämplig vägledning eller fatta nödvändiga beslut innan förändringen genomförs. För att inleda samrådet mejlar du till Regionarkivets myndighetsbrevlåda arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se och bifogar framställan med relevant underlag så som reglemente, bolagsordning eller ägardirektiv.

Besluta om ny struktur

• När myndigheten har skapat ett förslag på en ny klassificeringsstruktur ska myndigheten skicka in Framställan om klassificeringsstruktur till Regionarkivet. Blankett finns på sidan Blanketter och mallar.
• Regionarkivet fattar sedan ett delegationsbeslut om godkännande.
• Därefter ska myndigheten besluta om att fastställa klassificeringsstrukturen genom att fatta ett tillämpningsbeslut där det också framgår vilket datum strukturen ska börja tillämpas. Beslutet skickas till Regionarkivet för kännedom.

Ändra i en klassificeringsstruktur

Klassificeringsstrukturen ska hållas uppdaterad genom fortlöpande revidering så att den speglar förändringarna i verksamheten, exempelvis om verksamhetsområden eller processer tillkommer eller försvinner.

I Regionarkivets handledning Upprätta klassificeringsstruktur kan du få praktisk vägledning. Du hittar den under Handledningar.

Besluta om ändring i struktur

Vid uppdatering av uppgifter i en klassificeringsstruktur ska myndigheten fatta beslut om att fastställa de ändringar som gjorts. Detta beslut ska inte skickas till Regionarkivet för kännedom.

Ändringshistorik

De ändringar myndigheten gör i sin klassificeringsstruktur ska redovisas i en ändringshistorik som ska läggas till klassificeringsstrukturen. Ändringshistoriken gör det lättare att få en snabb överblick av de ändringar ni gjort. Använd gärna mallen Ändringshistorik för klassificeringsstruktur som du hittar under Blanketter och mallar.

Versionshantera klassificeringsstrukturen

När Arkivnämnden godkänner en klassificeringsstruktur får dokumentet ett versionsnummer. Vid varje beslut myndigheten fattar om ändringar ska klassificeringsstrukturen få ett nytt versionsnummer.

Ett exempel på ett versionsnummer är 1.0:2019. Det är siffran noll i detta exempel som räknas upp varje gång myndigheten beslutar om en ändring i klassificeringsstrukturen. Första gången myndigheten ändrar sin klassificeringsstruktur skapas version 1.1:2019, andra gången 1.2:2019 och så vidare.

Versionsnumret är viktigt för att skapa samband mellan klassificeringsstrukturen och de dokument som bygger på klassificeringsstrukturen.

Styrande dokument

Läs mer om klassificeringsstruktur i Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering och Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering (tillämpningsanvisningarna) som du hittar under Styrande dokument.