Arkivhyllor. Foto: Joanna Glad.

Gallra (förstöra/radera)

Information i allmänna handlingar får inte förstöras utan gallringsbeslut. I Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad fattas alla bevarande- och gallringsbeslut av Arkivnämnden. Varje myndighet fattar sedan ett tillämpningsbeslut för att få gallra (förstöra/radera) handlingarna. Här finns information om de olika typerna av beslut.

Myndighetsspecifika bevarande- och gallringsbeslut

Vill du ha ett bevarande- och gallringsbeslut som gäller bara för din myndighet eller är ni flera myndigheter med liknande uppdrag som vill gå samman och ha ett gemensamt bevarande och gallringsbeslut? I båda fallen behöver du skicka in en bevarande- och gallringsframställan till Regionarkivet för beslut i Arkivnämnden. Blanketter för myndighetsspecifika bevarande- och gallringsbeslut hittar du under Blanketter.

Gallringsutredning

Innan arbetet med gallringsutredningen påbörjas bör arkivansvarig kontakta Regionarkivet för samråd och stöd. I gallringsutredningen värderar och motiverar du sedan de gallringsfrister du föreslår för handlingarna.

I Regionarkivets handledning Gallra information - från värdering till beslut finns information om hur du gör en gallringsutredning. Du hittar den under Handledningar.

Skicka in bevarande- och gallringsframställan

När du fyllt i blanketten för bevarande- och gallringsframställan skickar du den till Regionarkivets förvaltningsbrevlåda arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se. Då kommer en handläggare på Regionarkivet att granska den och lämna återkoppling om något behöver ändras eller kompletteras. Sedan går framställan vidare till Arkivnämnden för ett bevarande- och gallringsbeslut. Desto noggrannare utredning och framställan desto snabbare får ni beslut.

När Arkivnämnden har fattat ett bevarande- och gallringsbeslut ska ni fatta tillämpningsbeslut innan ni får gallra. Läs mer om tillämpningsbeslut längst ner på sidan.

Vilka myndighetsspecifika beslut finns redan?

Alla gällande myndighetsspecifika bevarande- och gallringsbeslut för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad hittar du under Hitta beslut.

Generella bevarande- och gallringsbeslut

Generella bevarande- och gallringsbeslut omfattar handlingar som finns hos alla myndigheter i Västra Götalandsregionen eller hos alla myndigheter i Göteborgs Stad. En gallringsutredning inför ett generellt bevarande- och gallringsbeslut kan göras antingen av Regionarkivet eller av en grupp av myndigheter. Om du ingår i en grupp av myndigheter som gör en gallringsutredning för att ni vill ha ett generellt bevarande- och gallringsbeslut ska ni ta kontakt med Regionarkivet tidigt i processen för samråd.

Vilka generella beslut finns redan?

Alla gällande generella bevarande- och gallringsbeslut för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad hittar du under Hitta beslut.

Har du upptäckt att din myndighet hanterar en handlingstyp som inte finns listad i ett generellt gallringsbeslut, men som har samma funktion och användning som en grupp handlingar som finns med i ett gällande generellt bevarande- och gallringsbeslut? Då kan du hänvisa till samma beslut i din myndighets dokumenthanteringsplan för att få gallra. Läs mer om flexibiliteten i de generella bevarande- och gallringsbesluten och de myndighetsspecifika bevarande-  och gallringsbesluten för en grupp myndigheter i Regionarkivets handledning Gallra information – från värdering till beslut. Du hittar den under Handledningar.

Fatta beslut om att tillämpa bevarande- och gallringsbeslut

För att din myndighet ska få gallra måste den fatta beslut om att tillämpa Arkivnämndens bevarande- och gallringsbeslut. I de flesta fall innebär detta att myndigheten skriver in diarienumret och beslutsdatumet för bevarande- och gallringsbeslutet i sin dokumenthanteringsplan för de handlingar beslutet gäller, och att den uppdaterade dokumenthanteringsplanen sedan beslutas av nämnd/styrelse. I vissa fall ska myndigheten fatta separata tillämpningsbeslut, till exempel när det gäller handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Då presenteras innehållet i beslutet sist i dokumenthanteringsplanens inledning och då behöver inte dokumenthanteringsplanen lyftas för nytt beslut.

Styrande dokument

Läs mer om gallring i Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering och Anvisningar för tillämpningen av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering (tillämpningsanvisningarna) som du hittar under Styrande dokument.

Mer information om tillämpningsbeslut hittar du i tillämpningsanvisningarnas avsnitt om dokumenthanteringsplan.