Gallra (förstöra/radera)

Myndighetsspecifika bevarande- och gallringsbeslut

Vill du ha ett bevarande- och gallringsbeslut som gäller bara för din myndighet eller är ni flera myndigheter med liknande uppdrag som vill gå samman och ha ett gemensamt bevarande och gallringsbeslut? I båda fallen behöver du skicka in en framställan om bevarande och gallring till Regionarkivet för beslut i Arkivnämnden. Blanketterna Framställan om bevarande och gallring för en myndighet och Framställan om bevarande och gallring för en grupp av myndigheter hittar du under Blanketter och mallar.

Samråda med Regionarkivet

Du behöver samråda med Regionarkivet när din myndighet planerar att göra en framställan om gallring. Detta eftersom förändringen kan påverka arkiv- och informationshanteringen. Det är viktigt att samrådet inleds i god tid för att Regionarkivet ska kunna ge lämplig vägledning eller fatta nödvändiga beslut innan förändringen genomförs. För att inleda samrådet mejlar du till Regionarkivets myndighetsbrevlåda arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se och bifogar relevant underlag.

Gallringsutredning

I gallringsutredningen värderar och motiverar du de gallringsfrister du föreslår för handlingarna. I Regionarkivets handledningar om gallring kan du läsa om hur du gör en gallringsutredning. Under Handledningar finns Gallra information — när endast en myndighet ska gallra och Gallra information — när flera myndigheter ska gallra.

Skicka in framställan om bevarande och gallring

När du har fyllt i blanketten för framställan om bevarande och gallring skickar du den till Regionarkivets förvaltningsbrevlåda arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se. Då kommer en handläggare på Regionarkivet att granska den och lämna återkoppling om något behöver ändras eller kompletteras. Sedan går framställan vidare till Arkivnämnden för ett bevarande- och gallringsbeslut. Desto noggrannare utredning och framställan desto snabbare får ni beslut.

När Arkivnämnden har fattat ett bevarande- och gallringsbeslut ska ni fatta tillämpningsbeslut för att få gallra. Läs mer om tillämpningsbeslut längst ner på sidan.

Vilka myndighetsspecifika beslut finns redan?

Alla gällande myndighetsspecifika bevarande- och gallringsbeslut för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad hittar du under Hitta beslut.

Generella bevarande- och gallringsbeslut

Generella bevarande- och gallringsbeslut omfattar handlingar som finns hos alla myndigheter i Västra Götalandsregionen eller hos alla myndigheter i Göteborgs Stad. En gallringsutredning inför ett generellt bevarande- och gallringsbeslut kan göras antingen av Regionarkivet eller av en grupp av myndigheter. Om du ingår i en grupp av myndigheter som gör en gallringsutredning för att ni vill ha ett generellt bevarande- och gallringsbeslut ska ni ta kontakt med Regionarkivet tidigt i processen för samråd. Blanketten Framställan om bevarande och gallring för samtliga myndigheter hittar du under Blanketter och mallar.

Vilka generella beslut finns redan?

Alla gällande generella bevarande- och gallringsbeslut för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad hittar du under Hitta beslut.

Har du upptäckt att din myndighet hanterar en handlingstyp som inte finns listad i ett generellt gallringsbeslut, men som har samma funktion och användning som en grupp handlingar som finns med i ett gällande generellt bevarande- och gallringsbeslut? Då kan du hänvisa till samma beslut i din myndighets dokumenthanteringsplan för att få gallra. Läs mer om flexibiliteten i de generella bevarande- och gallringsbesluten och de myndighetsspecifika bevarande-  och gallringsbesluten för en grupp myndigheter i Regionarkivets handledning Gallra information – när flera myndigheter ska gallra. Du hittar den under Handledningar.

Fatta beslut om att tillämpa bevarande- och gallringsbeslut

För att din myndighet ska få gallra måste den fatta beslut om att tillämpa Arkivnämndens bevarande- och gallringsbeslut. I de flesta fall innebär detta att myndigheten skriver in diarienumret och beslutsdatumet för bevarande- och gallringsbeslutet i sin dokumenthanteringsplan för de handlingar beslutet gäller, och att den uppdaterade dokumenthanteringsplanen sedan beslutas av nämnd/styrelse. I vissa fall ska myndigheten fatta separata tillämpningsbeslut, till exempel när det gäller handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Då presenteras innehållet i beslutet sist i dokumenthanteringsplanens inledning och då behöver inte dokumenthanteringsplanen lyftas för nytt beslut.

Styrande dokument

Läs mer om gallring i Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering och Anvisningar för tillämpningen av Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering (tillämpningsanvisningarna) som du hittar under Styrande dokument.

Mer information om tillämpningsbeslut hittar du i tillämpningsanvisningarnas avsnitt om dokumenthanteringsplan.