Dokumenthanteringsplan

Först en klassificeringsstruktur

För att myndigheten ska kunna skapa sin dokumenthanteringsplan gäller att ni har upprättat er klassificeringsstruktur. Om ni ännu inte har upprättat er klassificeringsstruktur kan du läsa mer på sidan Klassificeringsstruktur.

Skapa en dokumenthanteringsplan

Du som är arkivansvarig tar kontakt med Regionarkivet tidigt i arbetet. Skicka e-post till myndighetsbrevlådan arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se. Då får du en handläggare som kan ge dig råd och stöd under arbetets gång. I Regionarkivets handledning Upprätta dokumenthanteringsplan kan du få praktisk vägledning.

En plan för varje arkivbildare

Huvudprincipen när du ska skapa en dokumenthanteringsplan är: en arkivbildare – ett arkiv – en dokumenthanteringsplan. En grupp av myndigheter med liknande uppdrag och verksamheter kan inte skapa en gemensam dokumenthanteringsplan.

Två delar

En dokumenthanteringsplan ska bestå av två delar: en inledning och en plan med hanteringsanvisningar för myndighetens allmänna handlingar.

•  Inledningen ska innehålla kortfattade grundläggande uppgifter om verksamheten, om det finns separata tillämpningsbeslut av bevarande- och gallringsbeslut samt uppgifter om hur planen ska användas i verksamheten.
•  Planen består av en tabell som redovisar myndighetens allmänna handlingar och hur de ska hanteras, exempelvis om handlingarna ska bevaras eller gallras, hur de ska sorteras och förvaras, om de ska diarieföras och så vidare.

Mall för dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplanen ska struktureras utifrån myndighetens klassificeringsstruktur. Det finns ett antal obligatoriska kolumner med fasta rubriker för hanteringsanvisningarna.

• Du som arbetar i Göteborgs Stad utgår från excel-mallen Mall för dokumenthanteringsplan. Lägg till de verksamhetsområden och processer som är unika för kärnverksamheten hos din verksamhet och för sen till handlingstyper och hanteringsanvisningar för respektive process. 
• Västra Götalandsregionen har en regiongemensam mall för dokumenthanteringsplan. Vänd dig till Koncernkontoret för att ta del av denna.

Inventering och kartläggning

I arbetet med dokumenthanteringsplanen behöver du inventera vilka handlingstyper som finns i verksamheten. Du behöver också göra en kartläggning av myndighetens dokumenthanteringsrutiner.

Besluta om dokumenthanteringsplanen

Myndighetens dokumenthanteringsplan ska inte beslutas av Arkivnämnden och ska inte heller skickas till Regionarkivet för kännedom. Med undantag för beslut om bevarande och gallring bestämmer din myn­dighet själv hur handlingstyperna ska hanteras.

Dokumenthanteringsplanen behöver inte vara fullständig i alla delar vid samma tillfälle, den kan upprättas och beslutas del för del.

När Arkivnämnden har fattat ett bevarande- och gallringsbeslut som din myndighet ska använda lägger du in informationen i dokumenthanteringsplanens tabelldel. När sedan dokumenthanteringsplanen beslutas av din myndighet utgör den myndighetens tillämpningsbeslut av Arkivnämndens bevarande- och gallringsbeslut.

Ändra i en dokumenthanteringsplan

En dokumenthanteringsplan ska hållas aktuell. Det är bara handlingstyper som förekommer idag och de format, gallringsbeslut med mera som är aktuella som ska ingå. Därför är det lämpligt att du går igenom planen årligen och gör en särskild genomgång när verksamheten har förändrats. Om myndigheten lägger till eller tar bort verksamhetsområden eller processer i  klassificeringsstrukturen ska detta också speglas i dokumenthanteringsplanen.

Besluta om ändringar i dokumenthanteringsplanen

Varje gång dokumenthanteringsplanen ändras ska din myndighet ta upp den för beslut igen för att fastställa de ändringar som ni gjort. Detta beslut ska inte skickas till Regionarkivet för kännedom.