Bevara arkiv

Allmänna handlingar ska bevaras i ursprungligt skick. Här finns information om metoder för framställning, förvaring och bevarande av handlingar, både analoga och elektroniska.

En handlings livscykel börjar när den framställs. Det är viktigt att allmänna handlingar skapas på ett sätt som underlättar långsiktigt bevarande. En myndighet ska välja metod för framställning av handlingar med hänsyn till hur länge de ska bevaras och att de ska kunna kopieras, skannas och överföras, både idag och i framtiden.

Elektroniska handlingar

De egenskaper en elektronisk handling hade när den skapades ska bevaras - det vill säga uppgifter om informationens innehåll, struktur och övrig metadata. När en myndighet gör förändringar i ett IT-system ska myndigheten bedöma om det kommer att påverka informationens ursprungliga skick.

Riksarkivet har i RA-FS 2009:2 utfärdat generella föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar som även gäller för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. De tekniska kraven i denna innehåller förslag på ett antal format som ska användas när myndigheter bevarar elektroniska handlingar och överlämnar dem till arkivmyndighet.

Riksarkivets generella föreskrifter (RA-FS) finns publicerade på Riksarkivets webbplats: https://riksarkivet.se/rafs 

Plan för bevarande av elektroniska handlingar

För att säkerställa bevarandet av de elektroniska handlingarna ska din myndighet upprätta en bevarandeplan. Den ska beskriva hur handlingar i IT-system ska framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas. Bevarandeplanen tydliggör ansvaret för informationshanteringen och förvaltningen av de elektroniska handlingarna.

Vid tillsyn kan Regionarkivet begära att få ta del av din myndighets bevarandeplan.

Alla IT-system behöver en bevarandeplan

De IT-system som din myndighet använder ska ha en plan för bevarande av elektroniska handlingar. Detta gäller både nya IT-system som ska tas i drift och äldre IT-system som redan är i drift.

En bevarandeplan kan gälla antingen ett enskilt IT-system eller för flera IT-system, exempelvis IT-system som ingår i ett förvaltningsobjekt. En bevarandeplan kan också gälla för specifika handlingar som elektroniskt underskrivna handlingar eller handlingar i komplexa format som CAD-filer.

Ansvar för att ta fram bevarandeplaner

Din myndighet ansvarar för att ta fram en bevarandeplan för era myndighetsspecifika IT-system. För IT-system som fler än en myndighet använder ansvarar den myndighet som har det tekniska arkivansvaret för att ta fram bevarandeplanen.

I Göteborgs Stad är bland annat nämnden för intraservice och nämnden för inköp och upphandling tekniskt arkivansvariga för stadenövergripande IT-system. I Västra Götalandsregionen är regionstyrelsen (VGR IT) tekniskt arkivansvarig för regionövergripande IT-system.

Om det är oklart vilken myndighet som är tekniskt arkivansvarig ska myndigheterna komma överens om vilken myndighet som har de bästa förutsättningarna att hantera det tekniska arkivansvaret. Arkivnämnden beslutar om tekniskt arkivansvar för IT-system som används av flera myndigheter, om det inte reglerats på annat sätt till exempel genom en överenskommelse mellan berörda myndigheter.

Uppgifter i plan för bevarande av elektroniska handlingar

I en bevarandeplan ska som minst följande uppgifter finnas med:

  • Allmänna uppgifter om IT-lösningen 
  • Uppgifter om tekniken för driften av IT-lösningen
  • Dokumentation av gallrings- och exportfunktioner, sammanställningsmöjligheter och utskrifter
  • Hur överföring ska göras till långsiktigt bevarande, till exempel val av teknik och format
  • Uppgifter om hur information ska överlämnas.

Regionarkivet har tagit fram ett stöd där du kan hämta de obligatoriska rubrikerna som ska ingå i din myndighets bevarandeplan. Du får inte ta bort eller utesluta några av de obligatoriska rubrikerna, men du kan lägga till egna rubriker om du har mer information du vill lägga till om IT-systemet. Till varje rubrik finns hjälptexter som stöd för dig. Kopiera rubrikerna och lägg in dem i din myndighets dokumentmall för anvisning (styrande dokument) eller motsvarande styrande dokument inom din organisation.

Stöd vid framtagande av plan för bevarande av elektroniska handlingar

Steg i arbetet

  • Skapa en arbetsgrupp – utöver arkivarie och arkivansvarig kan följande kompetenser behöva ingå i gruppen: Systemägare, systemförvaltare, systemadministratör, superanvändare/användare, dataskyddskontakt. Tänk på att det kan behövas input från andra myndigheter om systemet används av fler myndigheter än den tekniskt arkivansvariga.
  • Upprätta planen – kopiera rubrikerna från stöddokumentet och lägg in dem i din myndighets dokumentmall för anvisning (styrande dokument) eller motsvarande styrande dokument inom din organisation.
  • Besluta planen – det är den tekniskt arkivansvariga myndigheten som fastställer planen. Beslutet kan delegeras. Om beslutet inte är delegerat så är det den tekniskt arkivansvariga myndighetens nämnd/styrelse som ska fatta beslut om att fastställa planen. Detta beslut ska din myndighet inte skicka till Regionarkivet för kännedom.
  • Uppdatera planen – förändringar sker kontinuerligt under ett IT-systems hela livslängd. När ni ändrar i planen ska den tekniskt arkivansvariga myndigheten fatta nytt beslut för att fastställa ändringarna.

Analoga handlingar

För att framställa analoga handlingar som ska bevaras i ursprungligt skick gäller det att välja materiel med rätt egenskaper. För pappershandlingar handlar det till exempel om val av papper och bläck.

Riksarkivet har utfärdat föreskrifter och allmänna råd (RA-FS) om tekniska krav och certifiering som även gäller för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Här finns information om vad som krävs av materiel och metoder med hänsyn till behovet av beständighet. Inköp av skrivmateriel och förvaringsmedel (boxar och aktomslag) ska följa RA-FS 2012:8 som utgår ifrån Riksarkivets tekniska krav samt svenska och internationella standarder inom området.

Riksarkivets generella föreskrifter (RA-FS) finns publicerade på Riksarkivets webbplats: https://riksarkivet.se/rafs 

Välj rätt arkivprodukter

  • När allmänna handlingar framställs ska papper, film, pennor, tusch, stämpelfärger, tryckfärger, skrivare, kopiatorer, faxar och övrigt material som används vara godkända.
  • Allmänna handlingar ska förvaras i förvaringsmedel som exempelvis aktomslag och boxar som är godkända.

Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad tecknar ramavtal med företag som har godkända produkter i sitt sortiment. Men företagen kan samtidigt även ha andra produkter som inte är godkända i sitt sortiment. Därför gör Regionarkivet en lista över vilka arkivprodukter som kan beställas på ramavtal, är certifierade av RISE  Research Institutes of Sweden AB och stämmer överens med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS).

Lista över godkända arkivprodukter på ramavtal för Västra Götalandsregionen samt för Göteborgs Stad

En produkt kan motsvara Riksarkivets krav utan att ha certifierats av RISE. Ett alternativ till certifiering är att en leverantör av skrivmateriel själv lämnar en så kallad leverantörsförsäkran på att produkten uppfyller Riksarkivets krav. En sådan leverantörsförsäkran ska innehålla en rad detaljerade uppgifter enligt RA-FS 2012:8 bilaga 1.

Arkivlokal

Myndigheten ska skydda allmänna handlingar mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Ett bra skydd mot yttre skada och obehörig åtkomst är en godkänd arkivlokal med kontrollerad åtkomst. En arkivlokal är en lokal där arkivhandlingar förvaras, oavsett medium. Det kan alltså vara en lokal där pappershandlingar förvaras eller ett serverrum där elektroniska handlingar förvaras.

Myndighetens arkivlokal ska uppfylla de tekniska kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler (RA-FS 2013:4).

Samråda med Regionarkivet

Du behöver samråda med Regionarkivet när din myndighet planerar att bygga en ny arkivlokal, bygga om en befintlig arkivlokal eller hyra en sådan lokal. Detta eftersom förändringen kan påverka arkiv- och informationshanteringen. Det är viktigt att samrådet inleds i god tid innan arbetet påbörjas. Då kan Regionarkivet informera om vilka föreskrifter som finns som din myndighet måste känna till för att kunna planera, utföra och drifta en arkivlokal. Regionarkivets handläggare har inte byggnadsteknisk kompetens och deltar inte aktivt i byggnadsprocessen. För att inleda samrådet mejlar du till Regionarkivets myndighetsbrevlåda arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se

Innan en arkivlokal tas i bruk ska den godkännas av Regionarkivet.

Förvaringsskåp

Om myndigheten saknar arkivlokal eller under viss tid måste förvara handlingarna utanför arkivlokal får handlingarna förvaras i förvaringsskåp som ger motsvarande skydd. Med förvaringsskåp avses till exempel dokumentskåp, värdeskåp, kassaskåp och dataskåp.

Skåpet måste vara certifierat av RISE Research Institutes of Sweden AB eller vara leverantörsförsäkrat för arkivändamål.

Styrande dokument

Läs mer om att bevara arkiv i Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering och Anvisningar för tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering (tillämpningsanvisningarna) som du hittar under Styrande dokument.