Arkivförteckning

Arkivförteckningen är en systematisk redovisning av de allmänna handlingar som finns hos en myndighet. Den fungerar som ett insyns- och sökinstrument till de allmänna handlingarna och gör informationen sökbar både idag och i framtiden.

Allmänna arkivschemat

Förr var praxis att förteckna enligt Allmänna arkivschemat. Det är ett äldre sätt att förteckna som har funnits hos svenska myndigheter sedan 1903. Handlingar som tillkommit till och med 2015-12-31 ska förtecknas på det sättet.

När du ska förteckna äldre handlingar får du praktisk vägledning i Regionarkivets handledning Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat. 

Förteckna processbaserat

När du ska förteckna nyare handlingar som tillkommit från 2016-01-01 ska du förteckna dem processbaserat. Den processorienterade arkivförteckningen följer klassificeringsstrukturens ordning. 

I Regionarkivets handledning Förteckna processbaserat får du praktisk vägledning. 

Grundprinciper för förteckning

Inventera

Innan du upprättar en arkivförteckning behöver du ordna hand­lingarna så att de blir överskådliga. Ordningsarbetet kan delas in i följande moment:

  1. Inventering av samtliga arkivhandlingar, såväl fysiska som elektroniska
  2. Avgränsning
  3. Rensning och grovsortering
  4. Placering i förvaringsenheter

För att inventera kan du använda Regionarkivets excelmall för inventering av allmänna handlingar.

Skapa arkivförteckningen

När ordningsarbetet är gjort börjar du förteckningen genom att anteckna vilka handlingar som finns uppdelade i serier, det vill säga grupper av handlingar sammanförda i kronologiskt eller i någon annan ordning. Du kan använda mallen Konceptblad för arkivförteckning.

Se exempel på en innehållsförteckning.

Myndigheten behöver inte fatta ett formellt beslut om att fastställa arkivförteckningen. Arkivansvarig på myndigheten ansvarar för att en arkivförteckning finns, och att den uppdateras fortlöpande.

Uppdatera arkivförteckningen

Arkivförteckningen behöver uppdateras fortlöpande för att vara användbar. Den ska följa den senaste versionen av myndighetens klassificeringsstruktur.