Klassificeringsstruktur

Klassificeringsstrukturen speglar verksamheten, dess processer och beskriver de handlingar som hör till processerna.  På så sätt skapar strukturen en överblick och gör det lättare att hantera och förvalta handlingarna. Genom att handlingar knyts till verksamhetens processer blir det också lättare för allmänheten att få insyn.

Samtliga allmänna handlingar omfattas av klassificeringsstrukturen, oavsett om de är digitala eller på papper. Den följer handlingarna under hela deras livscykel – från uppkomst till slutarkivering eller gallring.

Skapa en klassificeringsstruktur

I Regionarkivets handledning Upprätta klassificeringsstruktur får du praktisk vägledning.  För styr- och stödprocesserna finns en färdig klassificeringsstruktur som är obligatorisk att använda av alla myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad.  Lägg till de verksamhetsområden och processer som är unika för kärnverksamheten hos din myndighet.

Exelfil: Generell klassificeringsstruktur för styr- och stödprocesser, VGR
Excelfil: Generell klassificeringsstruktur för styr- och stödprocesser, Göteborgs Stad 

Samråd med Regionarkivet

Du behöver samråda med Regionarkivet när din myndighet planerar att upprätta en ny klassificeringsstruktur. Detta eftersom förändringen kan påverka arkiv- och informationshanteringen.

Det är viktigt att samrådet inleds i god tid för att Regionarkivet ska kunna ge lämplig vägledning eller fatta nödvändiga beslut. För att inleda samrådet mejlar du till Regionarkivets myndighetsbrevlåda arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se och bifogar relevant underlag så som reglemente, bolagsordning eller ägardirektiv.

Besluta om ny struktur

• När det finns ett förslag på en ny klassificeringsstruktur skickar du in blanketten Framställan om klassificeringsstruktur.
• Regionarkivet fattar sedan ett delegationsbeslut om godkännande.
• Därefter ska din myndighet besluta om att fastställa klassificeringsstrukturen genom att fatta ett tillämpningsbeslut där det också framgår vilket datum strukturen ska börja tillämpas. Skicka beslutet till Regionarkivet för kännedom.

Ändra i en klassificeringsstruktur

Klassificeringsstrukturen ska hållas uppdaterad genom fortlöpande revidering så att den speglar förändringarna i verksamheten, exempelvis om verksamhetsområden eller processer tillkommer eller försvinner.

Besluta om ändring i struktur

Vid uppdatering av uppgifter i en klassificeringsstruktur ska myndigheten fatta beslut om att fastställa de ändringar som gjorts. Detta beslut ska inte skickas till Regionarkivet för kännedom.

Ändringshistorik

De ändringar myndigheten gör i sin klassificeringsstruktur ska redovisas i en ändringshistorik som ska läggas till klassificeringsstrukturen. Ändringshistoriken gör det lättare att få en snabb överblick av de ändringar ni gjort. Använd gärna excelmallen Ändringshistorik för klassificeringsstruktur.

Versionshantera klassificeringsstrukturen

När Arkivnämnden godkänner en klassificeringsstruktur får dokumentet ett versionsnummer. Vid varje beslut myndigheten fattar om ändringar ska klassificeringsstrukturen få ett nytt versionsnummer.

Ett exempel på ett versionsnummer är 1.0:2019. Det är siffran noll i detta exempel som räknas upp varje gång myndigheten beslutar om en ändring i klassificeringsstrukturen. Första gången myndigheten ändrar sin klassificeringsstruktur skapas version 1.1:2019, andra gången 1.2:2019 och så vidare.

Versionsnumret är viktigt för att skapa samband mellan klassificeringsstrukturen och de dokument som bygger på klassificeringsstrukturen.